Technische Validierung von E-Rechnungen als Arbeitsschritt in die Rechnungsprüfung integrieren

Zum 1.1.27 erreicht die E-Rechnungspflicht die nächste Stufe: Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR müssen für ihre inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Die nächste Stufe der Ausstellungspflicht bietet daher einen konkreten Anlass, mit Mandanten nicht nur den Rechnungsversand, sondern vor allem die bereits bestehenden Abläufe für Empfang, Validierung, Inhaltsprüfung und Speicherung durchzugehen.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Etabliert sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht; sie zählt zu den sonstigen Rechnungen. Bei eingehenden E-Rechnungen sind zwei Prüfebenen zu unterscheiden: Die inhaltliche Kontrolle betrifft beispielsweise die Richtigkeit der Leistungsbeschreibung. Die technische Prüfung – die Validierung – richtet sich dagegen auf die technischen Anforderungen an die E-Rechnung. Für die technische Prüfung stehen zunehmend Werkzeuge zur Verfügung, teilweise kostenlos. So bietet die Finanzverwaltung unter erechnungsvalidator.service-bw.de eine Möglichkeit zur Validierung an. Dort lässt sich auch ein detaillierter Prüfbericht herunterladen.

Für die Kanzleipraxis empfiehlt es sich deshalb, die Validierung als eigenständigen Schritt in den Rechnungseingangsprozess einzubinden und nicht mit der inhaltlichen Rechnungsprüfung gleichzusetzen. Der Prüfbericht sollte zusammen mit der zugehörigen Rechnung mindestens acht, besser zehn Jahre gespeichert werden, damit das Ergebnis der technischen Prüfung später nachvollziehbar bleibt.