19.01.2023 · Fachbeitrag · Betriebsprüfung

Wann überschreitet eine Software die Grenze zum GoBD-relevanten Vorsystem?

Dr. Stephan Peters, Haltern am See

| Nicht jede Datenverarbeitung indiziert die Annahme eines Datenverarbeitungssystems i. S. d. GoBD. Je mehr Vorgänge aber digitalisiert werden, desto eher handelt es sich um ein Vorsystem, das dem Grundsatz der Unveränderbarkeit entsprechen muss. Vor diesem Hintergrund kommt das FG Niedersachsen (3.6.21, 11 K 87/20) zu dem Ergebnis, dass bei einem Einnahmen-Überschussrechner die Verwendung einer Faktura-Software, die die Löschung bzw. Änderung einzelner Rechnungen ermöglicht, keinen hinreichenden formellen Mangel in der Buchführung bzw. in den Aufzeichnungen des Klägers darstellt, der eine Hinzuschätzung rechtfertigt. |

1. Ab wann liegt ein Datenverarbeitungssystem vor?

Die handschriftliche Erstellung von Angeboten, Abschlagsrechnungen und Rechnungen ist aus Sicht der Finanzverwaltung zumindest unter technischen Aspekten unproblematisch. Hier kommt es zu keinem Einsatz elektronischer Systeme. Wird in den täglichen Arbeitsprozess ein technische Daten verarbeitendes System integriert, ergeben sich indes Abgrenzungsfragen. Dabei kann der Einsatz solcher Systeme völlig unterschiedlich sein. Die Bandbreite des Einsatzes ist dabei breit. Sie reicht von der schlichten Erstellung von Rechnungen mittels Schreibprogrammen (bspw. MS Word) bis hin zum Einsatz komplexer Warenwirtschaftssysteme mit Anschluss an die Buchführungssysteme. Dieser zunehmende Einsatz technischer Mittel birgt aus Sicht der Finanzverwaltung zusätzlichen Manipulationsspielraum und führt zu Abgrenzungsschwierigkeiten.

Zur Vereinheitlichung der Verwaltungspraxis hat das BMF zu diesem Zwecke die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht (aktuell vgl. BMF 28.11.19, V A 4 - S 0316/19/10003 :001, BStBl I 19, 1269). Als Datenverarbeitungssystem betrachtet die Finanzverwaltung demnach zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software, mit denen der Aufzeichnungspflicht unterliegende Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Haupt-, Vor- und Nebensystem (z. B.: Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, DMS) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen.