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·Fachbeitrag ·Betriebsprüfung

Die elektronischen Kasseneinzeldaten sind von der Apotheke vollständig vorzulegen!

von Dr. Stephan Peters, Warendorf

Verwaltet ein Apotheker seinen Warenbestand unter Einsatz eines Warenwirtschaftssystems, ist er im Rahmen einer Betriebsprüfung verpflichtet, dem Betriebsprüfer die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems verwalteten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen (FG Münster 28.6.18, 6 K 1929/15 AO).

 

Sachverhalt

Die Klägerin ist Betreiberin einer Apotheke. Ihren Gewinn ermittelt die Apothekerin mittels Betriebsvermögensvergleichs. Den Warenein- und Warenausgang zeichnet die Klägerin mit einer PC-Kasse auf und nutzt ein damit verbundenes Warenwirtschaftssystem. Nachdem das FA bei der Klägerin für die Jahre 2010 bis 2012 eine Außenprüfung anordnete, forderte der Betriebsprüfer die Betreiberin zur Vorlage der in elektronischer Form geführten Buchführung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger auf. Darin enthalten sein sollten auch bestimmte Daten aus dem Warenwirtschaftssystem. Konkret forderte das FA die Vorlage der Einzeldaten aus dem Warenverkauf getrennt nach Umsatzsteuersätzen in elektronisch verwertbarer Form. Gegen diese Anordnung wehrte sich die Klägerin im Einspruchsverfahren ohne Erfolg und vertrat vor dem Finanzgericht die Ansicht, dass der Betriebsprüfer die Daten nicht hätte verlangen dürfen.

 

Entscheidung

Ohne Erfolg! Das FG folgte der Ansicht der Finanzverwaltung. Gemäß § 238 ff. HGB ist die Klägerin buchführungspflichtig und damit zur Aufbewahrung und auch zur Vorlage der von ihr geführten Aufzeichnungen verpflichtet. Diese Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Gemäß § 238 Abs 1 S. 3 HGB müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Schon frühzeitig hat der BFH insoweit klargestellt, dass zu den einzelaufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen jedes einzelnen Handelsgeschäfts auch die jeweils zu dem Handelsgeschäft zählenden Kassenvorgänge zählen (BFH 12.5.66, IV 472/60, BStBl III 66, 371). Wie diese Aufzeichnungen geführt werden, könne der Steuerpflichtige grds. selbst entscheiden.

 

Diese Aufzeichnungen durfte der Betriebsprüfer im Rahmen der Außenprüfung auch anfordern, insbesondere sahen die Richter das Übermaßverbot nicht verletzt. Die Klägerin habe keine Umstände vorgetragen, die eine Unzumutbarkeit begründen könnten. Wenn Aufzeichnungen tatsächlich geführt wurden, ist die Vorlage auch zumutbar. Dass die Klägerin diese Aufzeichnungen tatsächlich technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch geführt hat, war unstreitig. Zudem habe das FA seine Anfrage auch insoweit eingeschränkt, als Auskunftsverweigerungsrecht oder Vorlageverweigerungsrechte einer Vorlage der Unterlagen entgegenstünden. Im Ergebnis stünden die Regelungen der §§ 143 ff. AO auch nicht entgegen. Insbesondere § 144 AO entfalte entgegen der Ansicht der Klägerin insoweit keine Sperrwirkung.

 

Praxistipps

Streitig war im vorliegenden Fall der Umfang der Vorlagepflicht im Rahmen eines Z 3-Zugriffs. Insbesondere bei der Verwendung von Warenwirtschaftssystemen standen die dort gespeicherten Einzeldaten aufgrund der teilweise verwendeten „Zappern“, also einer Software, die gespeicherte Daten nachträglich verändern kann, besonders im Fokus der Finanzverwaltung.

 

Neben dem vorliegend gewählten und in der Praxis am häufigsten anzutreffenden Z 3-Zugriff bestehen für die Finanzverwaltung weitere Möglichkeiten des Zugriffs auf gespeicherte Daten. Gesetzlich verankert ist der Z 3-Zugriff in § 147 Abs. 6 S. 2 Alt. 2 AO. Der Betriebsprüfer verlangt in diesem Fall – wie in der Entscheidung des FG Münster - die Überlassung der Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger. Ist die Software des Steuerpflichtigen mit der Software der Finanzverwaltung nicht kompatibel, wird der Prüfer die erforderlichen Daten einzeln anfragen und um eine entsprechende Herausgabe bitten. In Abgrenzung zum typischen Z 1-Zugriff kann der Prüfer den Steuerpflichtigen beim sog. Z 2-Zugriff gemäß § 147 Abs. 6 S. 2 Alt. 1 AO im Wege des mittelbaren Datenzugriffs zur maschinellen Auswertung von Daten nach Vorgaben der Finanzverwaltung auffordern. Anders verhält es sich beim Z 1-Zugriff gemäß § 147 Abs. 6 S. 1 AO. Mit diesem Zugriff kann der Prüfer direkt auf das Datenverarbeitungsprogramm lesend zugreifen. Besteht über die Software des Steuerpflichtigen die Möglichkeit zur maschinellen Auswertung der Daten, darf der Prüfer diese theoretisch auch nutzen (FG Rheinland-Pfalz 13.6.06, 1 K 1743/05; Schaumburg DStR 02, 829). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zum Einsatz von Software der Finanzverwaltung außerhalb des Datenverarbeitungsprogramms des Steuerpflichtigen.

 

Werden die Daten auf einem Datenträger überlassen, muss einer missbräuchlichen Verwendung der Daten vorgebeugt werden. Der BFH vertritt insoweit die Auffassung, dass „nach Möglichkeit“ auszuschließen ist, „dass die Daten außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen oder der Diensträume der Finanzverwaltung z. B. infolge eines Diebstahls des Prüfer-Notebooks in fremde Hände geraten können“ (BFH 16.12.14, VIII R 52/12, Rn. 31). Spätestens nachdem die infolge der Außenprüfung ergangenen Änderungsbescheide in Bestandskraft erwachsen sind, hat die Finanzverwaltung die Daten zu löschen.

 

FAZIT | Vorlageverlangen von Daten im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen werden auch weiterhin zu Diskussionen zwischen Finanzverwaltung und Steuerberatern führen. Für den in der Praxis gängigsten Z 3-Zugriff hat das Finanzgericht erneut darauf hingewiesen, dass der Betriebsprüfer bei Prüfung einer Apotheke auch Verkaufsdaten aus dem Warenwirtschaftssystem anfordern darf!

 

Zum Autor | Dieser Beitrag wurde vom Autor nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst, sondern gibt ausschließlich die persönliche Auffassung des Autors wieder.

Quelle: ID 45581874