Arbeitszeitnachweise können entbehrlich sein

Bei der Prüfung der Fremdüblichkeit eines Arbeitsvertrags zwischen nahen Angehörigen kommt es auf die Gesamtumstände an. Ein fehlender Arbeitszeitnachweis allein darf nicht dazu führen, dass das Arbeitsverhältnis steuerlich nicht anzuerkennen ist ( BFH 18.11.25, VIII B 97/24 ).

Maßgebend für die Beurteilung, ob Verträge zwischen nahen Angehörigen anzuerkennen sind, ist die Gesamtheit der objektiven Gegebenheiten. Lohnzahlungen an einen Angehörigen sind als Betriebsausgaben abziehbar, wenn dieser aufgrund eines wirksamen, inhaltlich dem zwischen Fremden Üblichen entsprechenden Arbeitsvertrags beschäftigt wird, die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung erbringt und der Steuerpflichtige seinerseits alle Arbeitgeberpflichten, insbesondere die der Lohnzahlung, erfüllt. Stundenzettel stellen dabei (nur) einen Beleg für die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten dar.

Arbeitszeitdokumentationen, zum Beispiel durch Stundenzettel, haben die Funktion, dem Steuerpflichtigen den Nachweis zu ermöglichen, dass der Arbeitnehmer seine Hauptleistungspflicht erfüllt hat. Daraus kann im Umkehrschluss allerdings nicht gefolgert werden, die Führung solcher Arbeitszeitnachweise sei für die Anerkennung des Arbeitsverhältnisses zwingend erforderlich. Damit würde das Vorhandensein von Arbeitszeitaufzeichnungen zu Unrecht in den Rang eines Tatbestandsmerkmals erhoben. Die Nichtanerkennung eines Angehörigen-Arbeitsverhältnisses kann dementsprechend - sofern nicht aus einem betriebsinternen Fremdvergleich Gegenteiliges folgt - nicht (allein) auf eine fehlende Arbeitszeitdokumentation gestützt werden.

Der BFH stützt sich darüber hinaus auf eine aktuelle Entscheidung des BVerfG. Danach darf selbst ein Verstoß gegen das Schriftformerfordernis allein noch nicht zur Verwerfung eines Vertrags mit einem Nahestehenden führen (BVerfG 27.5.25, 2 BvR 172/24, Beschluss).

Praxishinweise

Bereits im Jahre 2020 hat der BFH entschieden, dass die Führung von Arbeitszeitnachweisen, also Stundenzetteln, für die Anerkennung des Arbeitsverhältnisses nicht zwingend erforderlich ist. Eine fehlende Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit allein dürfe nicht zur Aberkennung des Arbeitsverhältnisses, hier eines Ehegatten-Arbeitsverhältnisses, führen (BFH 18.11.20, VI R 28/18). Nun hat der BFH seine Rechtsprechung bestätigt.

Die aktuelle Rechtsprechung des BFH sollte aber nicht als Freibrief verstanden werden. Zwar sind genaue Stundenaufzeichnungen im Prinzip entbehrlich. Letztlich kommt es aber immer auf eine Betrachtung des gesamten Sachverhalts an. Das heißt: Liegt nur ein einziger Formfehler vor, so darf dieser allein nicht zur Aberkennung des Ehegatten-Arbeitsverhältnisses führen. Summieren sich die Fehler aber, so kann die mangelnde oder fehlerhafte Stundenaufzeichnung doch wieder ins Gewicht fallen.

Sollte ein ähnlicher Fall klagerelevant werden, ist darauf zu achten, rechtzeitig Beweisanträge zu stellen, beispielsweise die Vernehmung eines Zeugen.