· Firmen-/Praxis-Pkw
Kein Werbungskostenabzug bei Dienstreisen mit dem Privatwagen trotz Firmenwagens
von Prof. Dr. Stephan Peters, Hochschule für Finanzen NRW, Nordkirchen
Aufwendungen für Dienstreisen mit dem Privatwagen sind i. d. R. unangemessen und deshalb in voller Höhe nicht als Werbungskosten zu berücksichtigen, wenn der Steuerpflichtige über einen Firmenwagen verfügt und ihm bei dessen Nutzung keine Fahrtkosten entstanden wären ( BFH 21.1.26, VI R 30/24 ). Diese Entscheidung zu Arbeitnehmern ist auch für die Freiberuflerberatung von Bedeutung.
1. Hintergrund
Die Wahl des Verkehrsmittels für beruflich veranlasste Fahrten steht dem Arbeitnehmer grundsätzlich frei. Nutzt er für Dienstreisen sein Privatfahrzeug, kann er nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 1 EStG entweder die tatsächlichen Aufwendungen (individueller Kilometersatz) oder nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG den pauschalen Kilometersatz als Werbungskosten ansetzen. Das Wahlrecht wird einmal pro Fahrzeug ausgeübt und der einmal ermittelte Kilometersatz gilt grundsätzlich bis zu einer wesentlichen Veränderung der Verhältnisse (R 9.5 Abs. 1 S. 5 EStR). Ein jährliches Hin- und Herwechseln ist nicht zulässig.
Beachten Sie — Der individuelle Satz wird kalenderjahrbezogen ermittelt. Sämtliche Fahrzeugkosten des Jahres werden durch die im selben Jahr tatsächlich zurückgelegte Gesamtfahrleistung (beruflich + privat) geteilt.
Individueller Kilometersatz | ||
Individueller km-Satz = Gesamtkosten Fahrzeug p. a. ÷ Gesamtfahrleistung p. a. (dienstlich + privat)
In die Gesamtkostenberechnung sind sämtliche fahrzeugbezogenen Aufwendungen des Kalenderjahres aufzunehmen. Maßgeblich ist die folgende Abgrenzung: | ||
Ansetzbar | Nicht ansetzbar | |
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Unfallkosten: Unfallkosten auf dienstlichen Fahrten sind neben dem Kilometersatz gesondert als Werbungskosten ansetzbar (R 9.10 Abs. 2 LStR; BFH 24.5.07, VI R 73/05; BFH 20.3.14, VI R 29/13). Sie dürfen nicht in die Gesamtkostenberechnung des km-Satzes einbezogen werden, sonst doppelte Berücksichtigung. | ||
Beispiel 1: Neuwagen, individueller Satz günstiger | ||
Sachverhalt: Herr Müller (Arbeitnehmer) erwirbt am 2.1. einen Neuwagen für 48.000 EUR. Im Streitjahr 2025 fährt er insgesamt 20.000 km, davon 5.000 km dienstlich im Rahmen beruflicher Auswärtstätigkeiten. Die dienstlichen Fahrten weist er durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nach. Unfallkosten fallen nicht an. Die Gesamtkosten pro Jahr betrugen 13.000 EUR.
Ermittlung: 13.000 EUR ÷ 20.000 km = 0,65 EUR/km | ||
Variante | Berechnung | Werbungskosten |
A: Individueller Kilometersatz | 5.000 km × 0,65 EUR | 3.250 EUR |
B: Pauschaler Kilometersatz | 5.000 km × 0,30 EUR | 1.500 EUR |
Vorteil Variante A | + 1.700 EUR | |
Beispiel 2: Abgeschriebener Gebrauchtwagen, Pauschale günstiger | ||
Sachverhalt: Frau Schmidt nutzt einen zehn Jahre alten Kleinwagen, der bereits vollständig linear abgeschrieben ist (Restbuchwert null). Sie fährt im Streitjahr 2025 ebenfalls 20.000 km, davon 5.000 km dienstlich. Versicherungs- und Treibstoffkosten sind niedrig. Die Gesamtkosten belaufen sich pro Jahr auf 3.200 EUR.
Ermittlung: 3.200 EUR ÷ 20.000 km = 0,16 EUR/km | ||
Variant | Berechnung | Werbungskosten |
A: Individueller Kilometersatz | 5.000 km × 0,16 EUR | 800 EUR |
B: Pauschaler Kilometersatz | 5.000 km × 0,30 EUR | 1.500 EUR |
Vorteil Variante B | + 700 EUR | |
PRAXISTIPP — Hoher Wertverlust + relativ geringe Jahresfahrleistung treiben den individuellen Satz nach oben. Faustregel: Liegt die Jahresfahrleistung unter ca. 25.000 km und handelt es sich um einen jungen, teuren Pkw, lohnt es sich, den Einzelnachweis zu prüfen. Bei vollständig abgeschriebenen Fahrzeugen, hohen Jahresfahrleistungen oder sehr niedrigen Betriebskosten wird die Pauschale fast immer günstiger. Der Einzelnachweis ist hier ein Verlustgeschäft und zusätzlich mit erheblichem Dokumentationsaufwand verbunden. |
2. Entscheidung
Vor diesem Hintergrund erging nun die Entscheidung des BFH (21.1.26, VI R 30/24). Streitig war, ob die Wahlfreiheit Grenzen kennt, wenn dem Steuerpflichtigen ohnehin ein Firmenwagen zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung steht und ihm bei dessen Einsatz keinerlei Fahrtkosten entstanden wären. Das FG Niedersachsen (19.9.24, 9 K 183/23) hatte den vollen Werbungskostenabzug bejaht und auf das Verhältnis der Aufwendungen zu den Einnahmen abgestellt. Der VI. Senat des BFH hat dem widersprochen und die Wahlfreiheit über die allgemeine Angemessenheitsschranke des § 9 Abs. 5 S. 1 i. V. m. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG eingegrenzt. Damit knüpft der Senat an die Rechtsprechung zur Angemessenheitsprüfung gemischt veranlasster Aufwendungen an (insb. BFH 29.4.14, VIII R 20/12, BStBl II 14, 679, Sportwagen-Entscheidung; BFH 19.1.17, VI R 37/15, BStBl II 17, 526) und überträgt sie erstmals ausdrücklich auf die Konstellation der „Über-Kreuz-Nutzung“ von Firmen- und Privatwagen.
Sachverhalt (BFH 21.1.26, VI R 30/24) |
Der Kläger war verheiratet und Arbeitnehmer der X-AG. Seinen Firmenwagen durfte der Kläger auch privat nutzen. Im streitigen Jahr 2021 handelte es sich bei dem Firmenwagen um einen Van. Neben dem Kläger durfte auch die Ehefrau den Firmenwagen nutzen, sofern keine dienstlichen Belange entgegenstanden. Die X-AG erstattete bei Dienstreisen mit dem Firmenwagen sämtliche Tankkosten. Bei genehmigter Nutzung eines Privatfahrzeugs, also nicht des Firmenwagens, wurde lediglich eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR erstattet. Die Genehmigung der Privatwagennutzung wurde nur ausnahmsweise erteilt, da vorrangig der Firmenwagen oder Fuhrparkfahrzeuge zu nutzen waren. Gleichwohl führte der Kläger im Streitjahr drei Dienstreisen (insgesamt 1.648 km) mit seinem Privatfahrzeug – einem Sportwagen der Mittelklasse – durch. Der Firmenwagen wurde währenddessen von der Klägerin genutzt. Auf Grundlage eines bereits 2018 ermittelten individuellen Kilometersatzes von 2,28 EUR/km machte der Kläger Werbungskosten i. H. v. 3.758 EUR geltend. |
Der BFH sah die Revision des FA als begründet an (§ 126 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 FGO). Nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG kann der Arbeitnehmer wahlweise die tatsächlichen Aufwendungen ansetzen, wobei der Kilometersatz gilt, „bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern“. Der vom Kläger für 2018 ermittelte Satz von 2,28 EUR/km war methodisch nicht zu beanstanden. Die reisekostenrechtlichen Neuregelungen durch das Gesetz vom 20.2.13 (BGBl I 13, 285) lassen § 9 Abs. 5 S. 1 EStG unberührt und verdrängen die Vorschrift nicht. Die Aufwendungen für die unstreitig beruflich veranlassten Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug können nach § 9 Abs. 5 S. 1 i. V. m. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG gleichwohl nicht als Werbungskosten abgezogen werden, da sie die Lebensführung des Klägers berühren und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind.
2.1 Aufwendungen, die die Lebensführung berühren
Aufwendungen berühren die Lebensführung eines Steuerpflichtigen, wenn er sie aus persönlichen Motiven tätigt, ohne dass deshalb die betriebliche beziehungsweise berufliche Veranlassung zu verneinen wäre (BFH 20.8.86, I R 29/85, BFHE 147, 525, BStBl II 87, 108; BFH 29.4.14, VIII R 20/12, BFHE 245, 338, BStBl II 14, 679, Rn. 27; BFH 19.1.17, VI R 37/15, BFHE 257, 58, BStBl II 17, 526, Rn. 20).
2.2 Maßstab der Angemessenheit
Ob ein unangemessener betrieblicher oder beruflicher Aufwand i. S. d. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 i. V. m. § 9 Abs. 5 S. 1 EStG vorliegt, richtet sich danach, ob ein „ordentlicher und gewissenhafter Steuerpflichtiger“ angesichts der erwarteten Vorteile und Kosten die Aufwendungen ebenfalls auf sich genommen hätte (BFH 29.4.14, VIII R 20/12, BFHE 245, 338, BStBl II 14, 679, Rn. 27, m. w. N.). Maßgeblich ist die „Anschauung breitester Kreise der Bevölkerung“, nicht das wirtschaftliche oder gesellschaftliche Umfeld. (zum Maßstab Verweis auf BFH 4.8.77, IV R 157/74, BFHE 123, 158, BStBl II 78, 93, unter 2.; BFH 19.3.02, IV B 50/00, BFH/NV 02, 1145, unter II.2.b). Es kann auch entscheidungserheblich sein, ob es einen objektiven Grund für den Mehraufwand gibt (BFH 29.4.14, VIII R 20/12, BFHE 245, 338, BStBl II 14, 679, Rn. 27; BFH 19.1.17, VI R 37/15, BFHE 257, 58, BStBl II 17, 526, Rn. 21). Schließlich ist zu beachten, wie weit die private Lebenssphäre des Steuerpflichtigen berührt wird (BFH 4.6.09, IV B 53/08).
2.3 Über-Kreuz-Nutzung
Vorliegend sah der BFH in der „Über-Kreuz-Nutzung“ von Firmenwagen und Privatwagen eine Überschneidung mit Kosten der privaten Lebensführung.
Eine solche Überschneidung ist bei einer Über-Kreuz-Nutzung anzunehmen, wenn diese nicht auf beruflichen, sondern auf privaten Gründen beruht. Hier diente sie ausschließlich dem Zweck, der Klägerin während der Abwesenheit des Klägers die Nutzung des Firmenwagens zu ermöglichen. Ein beruflicher Grund ist „nicht ersichtlich“ und vom Kläger trotz Nachfrage des FG nicht angegeben worden. Aufwendungen, die nach den beruflichen Verhältnissen nicht unangemessen wären, können dennoch unter die Abzugsbeschränkung fallen, „wenn die Unangemessenheit der Aufwendungen durch eine im Vordergrund stehende private Motivation begründet wird“. So lag es aus Sicht des BFHs hier. Nur durch die „ausschließlich privat motivierte Überlassung des Firmenwagens“ an die Klägerin sind dem Kläger überhaupt Fahrtkosten entstanden. Bei Nutzung des Firmenwagens wären sämtliche Kosten von der X-AG getragen worden. Das vom FG herangezogene Verhältnis der Kosten zu den Einkünften ist „kein geeignetes Kriterium“. Die Kosten sind „in voller Höhe als unangemessen anzusehen“, weil ein ordentlicher und gewissenhafter Steuerpflichtiger sie nicht auf sich genommen hätte.
3. Relevanz für die Praxis
Die Entscheidung betrifft unmittelbar nur Werbungskosten, hat für die Beratung von Freiberuflern und Selbstständigen jedoch erhebliche Tragweite, weil die für den BFH zentrale Wertung aus § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG bei diesen „originär“ und nicht erst über die Verweisung des § 9 Abs. 5 EStG gilt. Die Erwägungen des Senats sind daher auf den Betriebsausgabenabzug übertragbar. Allerdings ist die Konstellation nicht spiegelbildlich: Im Streitfall trug die Arbeitgeberin die Firmenwagenkosten vollständig (Tankkostenerstattung), dem Kläger wären bei Firmenwagennutzung „keine Kosten entstanden“. Beim Freiberufler trägt er die Kosten des Praxisfahrzeugs ohnehin selbst – als Betriebsausgabe. Die Wertungsparallele liegt deshalb darin, dass durch die Nutzung des Privatfahrzeugs zusätzlicher (variabler) Aufwand betrieblich geltend gemacht wird, der bei Nutzung des verfügbaren Praxisfahrzeugs unterblieben wäre. Wer als Freiberufler ein betriebliches und ein privates Fahrzeug parallel hält, sollte die Wahl des jeweiligen Fahrzeugs für die einzelne berufliche Fahrt nachvollziehbar dokumentieren. Reine Komfort-, Familien- oder Statuserwägungen tragen den Betriebsausgabenabzug nach den nun gefestigten Maßstäben nicht.
Halten bspw. Ärzte ein Fahrzeug im Betriebsvermögen (für Hausbesuche, Belegarzttätigkeiten, Notdienste, Fahrten zwischen Praxisstandorten) und verfügen darüber hinaus auch über einen privaten Pkw, wird das Praxisfahrzeug aus familiären Gründen dem Ehegatten oder Kindern überlassen und werden Hausbesuche mit dem Privatwagen erbracht, ergeben sich zwei voneinander zu trennende Folgen:
- Die Überlassung des Praxisfahrzeugs an Angehörige stellt eine Privatnutzung des BV-Fahrzeugs dar, die als Entnahme bzw. nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG (1 %-Regelung) zu erfassen ist.
- Für die mit dem Privatwagen geltend gemachten Kosten der beruflich veranlassten Fahrten ist das Abzugsverbot für die Lebensführung berührende unangemessene Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG) zu prüfen.
Hier droht – jedenfalls bei Ansatz der tatsächlichen Kilometerkosten – der vollständige Wegfall der zugehörigen Betriebsausgaben. Für den Ansatz der Pauschale von 0,30 EUR/km hat der Senat nicht ausdrücklich entschieden. Die Pauschale ist vom Gesetzgeber als generell verkehrsangemessen typisiert, sodass eine Übertragung der „in voller Höhe“-Unangemessenheit insoweit nicht zwingend ist. Bis zur Klärung durch die Rechtsprechung empfiehlt sich eine entsprechende Dokumentation auch bei Pauschalansatz.
FAZIT — Das Urteil schärft die Konturen der Angemessenheitsprüfung bei der „Über-Kreuz-Nutzung“ von Firmen- und Privatfahrzeug. Wo private Motive überwiegen – wie die Überlassung des Firmenwagens an den Ehegatten – und diese privaten Motive folglich die Mehrkosten verursachen, scheitert der Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 5 S. 1 i. V. m. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG „in voller Höhe“ und nicht nur quotal.
Für Freiberufler – und insbesondere Ärzte mit gemischter Fahrzeugflotte – sind die Erwägungen über § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG, der bei Gewinneinkünften unmittelbar greift, auf den Betriebsausgabenabzug übertragbar. Sie begründen einen erhöhten Dokumentations- und Beratungsbedarf in Fällen der „Über-Kreuz-Nutzung“. Steuerpflichtige sollten in Doppelfahrzeug-Konstellationen nicht nur frühzeitig für die steuerrechtlichen Folgen sensibilisiert werden, sondern bei entsprechendem Nutzungsverhalten die Dokumentationsprozesse entsprechend anpassen.
Die Finanzverwaltung wird im Rahmen der Betriebsprüfung bei Nutzung eines Privatfahrzeugs für berufliche Fahrten regelmäßig folgende Punkte prüfen:
Wo ein Firmenwagen privat und dienstlich genutzt werden darf, ist es für den Werbungskostenabzug ratsam, beruflich veranlasste Fahrten konsequent mit dem Firmenwagen durchzuführen oder belastbare berufliche Gründe für die Privatwagennutzung zu dokumentieren (z. B. Genehmigung des Arbeitgebers, Transportbedarf, Nichtverfügbarkeit). Beweisvorsorge könnte dadurch erreicht werden, dass Fahrtenbücher künftig nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ – mit Begründung der Fahrzeugwahl bei Doppelfahrzeughaltung – geführt werden. |
