23.03.2012
Finanzgericht Hamburg: Urteil vom 13.01.2012 – 2 K 128/11
Die Organisation der Fristen- und Ausgangskontrolle im Büro eines Steuerberaters oder Rechtsanwalts muss so aufgebaut sein, dass menschliches Versagen möglichst ausgeschlossen ist und bei normalem Verlauf der Dinge ein unterlaufener Fehler aufgefangen wird.
Tatbestand
Die Klägerin, eine Kommanditgesellschaft, wurde in den Streitjahren 2006-2008 mit Bescheiden über die gesonderte und einheitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen und der verrechenbaren Verluste nach § 15 a Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) zunächst jeweils erklärungsgemäß veranlagt. Aufgrund einer Außenprüfung erkannte der Beklagte Aufwendungen der Klägerin im Zusammenhang mit dem ” ... A” in 2006 in Höhe von ... €, in 2007 in Höhe von ... € und in 2008 in Höhe von ... € nicht als Betriebsausgaben an. Der Beklagte erließ am 28.03.2011 geänderte Gewinnfeststellungsbescheide und stellte Einkünfte aus Gewerbebetrieb für 2006 in Höhe von ... €, für 2007 in Höhe von ... € und für 2008 in Höhe von ... € fest.
Gegen diese Bescheide legte die Klägerin am 06.04.2011 Einspruch ein, der mit Einspruchsentscheidung vom 27.05.2011 als unbegründet zurückgewiesen wurde.
Mit Schreiben vom 04.07.2011 hat die Klägerin gegen die Gewinnfeststellungsbescheide 2006-2008 Klage erhoben. Mit Schreiben vom 15.07.2011 beantragte die Klägerin hinsichtlich der versäumten Klagefrist Wiedereinsetzung in den vorigen Stand. Zur Begründung trägt sie vor, dass sie wegen des Fristversäumnisses kein persönliches Verschulden treffe. In dem Büro ihrer Prozessbevollmächtigten sei im hier relevanten Zeitraum der Diplom-Volkswirt B allein für die Fristenkontrolle zuständig gewesen. Dabei handle es sich um einen erfahrenen und fachlich vorgebildeten Mitarbeiter, der regelmäßig im Hinblick auf die Aufgabe der Fristenkontrolle von dem Steuerberater und Rechtsanwalt C überwacht werde. Bisher habe die Tätigkeit des Mitarbeiters B insbesondere im Hinblick auf die Fristenbearbeitung keinen Anlass zu Beanstandungen gegeben. Regelmäßig werde am Tag des Fristablaufs für die jeweils ablaufenden Fristen des Tages ein „roter Fristenkontrollzettel” ausgedruckt und mit der Handakte des jeweiligen Aktenvorgangs dem Steuerberater und Rechtsanwalt C, dem einzigen Steuerberater in der Kanzlei der Prozessbevollmächtigten, zur fristwahrenden Bearbeitung vorgelegt. Zum Ende des Arbeitstages erfolge an Hand des Fristenkontrollzettels eine Rückkopplung mit dem Steuerberater und Rechtsanwalt, ob und wie die Fristen bearbeitet worden seien. Die Art und Weise der Fristeneinhaltung werde sodann auf dem roten Fristenkontrollzettel vermerkt. Vor dem Tag des Fristablaufs gebe es zwei Vorfristen, die 10 bzw. 5 Tage vor dem Fristablauf lägen. Es sei organisatorisch vorgesehen, dass der jeweilige Vorgang auch bei diesen Fristen dem Steuerberater und Rechtsanwalt C vorgelegt werde. Im vorliegenden Fall sei der Fristablauf ausweislich des Fristenkontrollzettels ordnungsgemäß notiert worden. Am 30.06.2011 habe der sonst sehr pflichtbewusst und gewissenhaft arbeitende B aufgrund einer aufkommenden Magenverstimmung es übersehen, die ablaufende Frist zu überwachen. Er habe es übersehen, den Rechtsanwalt und Steuerberater C unter erneuter Vorlage der Akte darauf hinzuweisen, dass in der Angelegenheit spätestens mit Ablauf des 30.06.2011 Klage zu erheben sei. In Folge des fehlenden roten Fristenkontrollzettels sei der Fristablauf von dem Steuerberater und Rechtsanwalt unentdeckt geblieben. Erst durch eine Nachfrage von Seiten der Klägerin sei man am 04.07.2011 auf den Ablauf der Klagefrist aufmerksam geworden. Bei dem Vorgang habe sich lediglich ein gelber Fristenkontrollzettel befunden, der im Zeitpunkt der Erfassung der Frist angelegt worden war. Das im Verfahren vorgelegte rote Fristenkontrollblatt sei nachträglich ausgedruckt worden. Dass das D-Fristenkontrollsystem, mit dem die Prozessbevollmächtigte der Klägerin gearbeitet habe, kein „Alarmfenster” aufweise wie andere Fristenkontrollsysteme, sei rechtlich unschädlich.
Die Klägerin beantragt, unter Gewährung von Wiedereinsetzung in den vorigen Stand hinsichtlich der versäumten Klagefrist die Bescheide über die gesonderte und einheitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen und der verrechenbaren Verluste nach § 15 a Abs. 4 EStG für 2006 bis 2008 vom 28.03.2011 und die Einspruchsentscheidung vom 27.05.2011 in der Weise zu ändern, dass der Gewinn unter Berücksichtigung von Betriebsausgaben in 2006 in Höhe von ... €, in 2007 in Höhe von ... € und in 2008 in Höhe von ... € niedriger festgestellt wird.
Der Beklagte beantragt, die Klage zu weisen.
Der Beklagte ist der Auffassung, dass die Klage unzulässig sei, weil sie verspätet erhoben worden sei und die Voraussetzungen für eine Wiedereinsetzung nicht gegeben seien. Es liege ein Organisationsverschulden vor, denn in dem Büro der Prozessbevollmächtigten sei nicht vorgesehen, dass das Fristenkontrollbuch täglich daraufhin durchgesehen werde, ob die Fristen eingehalten worden seien. Im Übrigen hätte der Steuerberater und Rechtsanwalt C die Fristen selbst kontrollieren müssen, solange der Mitarbeiter B wegen Nervosität aufgrund der anstehenden Examensvorbereitung und gesundheitlicher Beeinträchtigungen nur eingeschränkt leistungsfähig gewesen sei. Darüber hinaus sei allerdings nicht nachvollziehbar, dass die „aufkommenden Magenverstimmung” für die fehlende Fristenkontrolle ursächlich gewesen sein solle. Eine plötzlich auftretende Krankheit des Mitarbeiters B könne darin nicht gesehen werden; eine Krankmeldung liege nicht vor. Da das Fristenkontrollprogramm lediglich die Fristen generiere, nicht aber selbst für den Fall der Fristversäumung auf die Säumnis hinweise, sei es erforderlich, dass hier der Anwender selbst eine Vorsorgeregelung treffe. Das sei im Büro der Prozessbevollmächtigten nicht geschehen. Erst durch die zufällige spätere Nachfrage des Mandanten sei der Fristablauf bekannt geworden. Die Überwachung von Gewährleistungsfristen sei damit nicht ausreichend sichergestellt.
Das Gericht hat am 11.11.2011 den Mitarbeiter der Prozessbevollmächtigten der Klägerin B als Zeugen zu den Umständen gehört, die zur Versäumung der Klagefrist geführt haben. Er hat in seiner „dienstlichen Äußerung” und seiner Zeugenaussage im Wesentlichen ausgeführt, dass er es infolge gesundheitlichen Unwohlseins und Nervosität im Zusammenhang mit der anstehenden Examensvorbereitung für die Steuerberaterprüfung am 30.06.2011 versehentlich unterlassen habe, Herrn C wie sonst üblich durch Vorlage eines roten Fristenkontrollzettels über den Fristablauf zu informieren. Darüber hinaus habe die anstehende Fusion mit einer anderen Steuerberatungsgesellschaft zu Umorganisationen und Mehrarbeit geführt. Der Auszubildende E sei bereits ausgeschieden gewesen, so dass er unter einer sehr hohen Arbeitsbelastung gestanden habe. Im Büro gäbe es kein formalisiertes Verfahren für den Fall, dass ein Fristablauf aus dem Blickfeld gerate. So bestehe kein Alarmsystem für den Fall, dass ein Fristenkontrollblatt nicht ausgedruckt werde. Hinsichtlich weiterer Einzelheiten der Aussage des Zeugen und der ergänzenden Angaben des Rechtsanwalts und Steuerberaters C wird auf das Protokoll des Erörterungs- und Beweisaufnahmetermins vom 11.11.2011 Bezug genommen.
Dem Gericht haben vorgelegen Band I und II der Gewinnfeststellungs- und Gewerbesteuerakten, die Umsatzsteuerakte, die Umsatzsteuernebenakte, die Bilanz- und Bilanzberichtsakte, eine Akte Allgemeines, die Betriebsprüfungsakte sowie sechs Bände Bp-Arbeitsakten zu der Steuernummer .../.../....
Gründe
Die Klage ist unzulässig, denn die Klägerin hat erst nach Ablauf der Klagefrist am 30.06.2011 Klage erhoben.
Nach § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO gilt ein schriftlicher Verwaltungsakt, der im Inland durch die Post übermittelt wird, am dritten Tage nach der Aufgabe zur Post als bekanntgegeben. Die Einspruchsentscheidung vom 27.05.2011 ist laut Absendevermerk des Beklagten am 25.05.2011 zu Post gegeben. Danach ist die Einspruchsentscheidung spätestens am Montag, den 30.05.2011 bekanntgegeben worden. Die einmonatige Klagefrist (vgl. § 47 Abs. 1 Finanzgerichtsordnung - FGO) begann danach am 31.05.2011 zu laufen und endete mit Ablauf des 30.06.2011 (vgl. § 54 Abs. 2 i. V. m. FGO, § 222 ZPO, § 188 BGB). Hierüber besteht zwischen den Beteiligten auch kein Streit.
Der Klägerin ist keine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren, denn sie hat die Frist nicht ohne Verschulden versäumt. Nach § 56 Abs. 1 FGO ist jemandem auf Antrag Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren, wenn er ohne Verschulden verhindert war, die gesetzliche Frist einzuhalten. Der Antrag ist binnen zwei Wochen nach Wegfall des Hindernisses zu stellen und zu begründen. Innerhalb dieser Frist hat eine schlüssige Darstellung aller entscheidungserheblichen Tatsachen zu erfolgen, aus denen sich eine schuldlose Verhinderung des Rechtsuchenden oder seines Prozessbevollmächtigten ergeben soll (st. Rspr., BFH - Beschluss vom 25.03.2003, I B 166/02, BFH/NV 2003, 1193 m. w. N.). Ein Verschulden des Bevollmächtigten ist dem Vertretenen zuzurechnen (BFH - Urteil vom 29.04.2008, I R 67/06, BStBl. II 2011, 55; Brandis in Tipke/Kruse, FGO § 56 Rn. 11, m. w. N.).
Die Prozessbevollmächtigte der Klägerin hat innerhalb der bezeichneten Frist einen Antrag auf Wiedereinsetzung gestellt und diesem begründet. Dennoch liegen die Voraussetzungen für eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nicht vor.
Ein Entschuldigungsgrund ergibt sich nicht bereits aus der gesundheitlichen Beeinträchtigung des Mitarbeiters der Prozessbevollmächtigten der Klägerin, B. Krankheit ist regelmäßig dann ein Grund zur Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, wenn sie so plötzlich und in einer Schwere eintritt, dass es dem Steuerpflichtigen nicht mehr möglich ist, einen Dritten mit der Wahrnehmung seiner Interessen zu beauftragen (BFH - Beschluss vom 26.07.2001, VII B 349/00, BFH/NV 2001, 1600; Zwischenurteil vom 23.02.1983, I R 128/82, BFH/NV 1987, 246). Im vorliegenden Fall war jedoch ein Mitarbeiter der Prozessbevollmächtigten der Klägerin gesundheitlich beeinträchtigt. Sofern er die Aufgaben nicht mehr hätte wahrnehmen können - was allerdings von der Klägerin selbst nicht vorgetragen wird -, hätten sie von einem anderen Mitarbeiter der Prozessbevollmächtigten, ggf. durch den Steuerberater und Rechtsanwalt C erfüllt werden müssen. Die Wahrnehmung der Interessen der Klägerin war in jedem Fall weiterhin durch die Prozessbevollmächtigte möglich.
In der eidesstattlichen Versicherung bezeichnet der Zeuge B die gesundheitliche Beeinträchtigung selbst als „aufkommendes gesundheitliches Unwohlsein” und „Nervosität im Zusammenhang mit der anstehenden Examensvorbereitung”. Er führt seine gesundheitliche Beeinträchtigung als Grund für eine Unkonzentriertheit an, die einhergehend mit einer hohen Arbeitsbelastung zu dem Fehler geführt habe. Insoweit beruft sich die Klägerin auf ein Büroversehen ihrer Prozessbevollmächtigten.
Ein Beteiligter, der sich - wie im vorliegenden Fall - auf ein Versehen im Büro des Prozessbevollmächtigten beruft, muss darlegen, dass kein von diesem zu vertretender Organisationsfehler vorliegt. Ein Bevollmächtigter ist verpflichtet, seinen Bürobetrieb so zu organisieren, das Fristversäumnisse ausgeschlossen sind, er seinerseits alle Vorkehrungen getroffen hat, die nach vernünftigem Ermessen die Nichteinhaltung von Fristen auszuschließen geeignet sind. Dazu ist es grundsätzlich unerlässlich, dass ein Fristenkontrollbuch geführt wird und eine Ausgangskontrolle stattfindet. Die Ausgangskontrolle muss eine ausreichende Gewähr dafür bieten, dass die Nichteinhaltung einer Frist nicht unentdeckt bleibt und fristwahrende Schriftsätze nicht liegen bleiben (st. Rspr., vgl. BFH - Beschlüsse vom 25.03.2003, I B 166/02, BFH/NV 2003, 1193; vom 18.02.2000, I B 136/99, BFH/NV 2000, 1108; vom 14.10.1998, X R 87/97, BFH/NV 1999, 621; vom 16.10.1996, II R 3/96, BFH/NV 1997, 358).
Die Klägerin hat nicht dargelegt, dass die Organisation des Bürobetriebs der Prozessbevollmächtigten geeignet ist, Fristversäumnisse auszuschließen. Die Prozessbevollmächtigte führt zwar ein Fristenkontrollbuch, in das die Fristen eingetragen werden und das mit einer automatischen Fristberechnung und der Setzung von Vorfristen dazu dienen sollte, dass Fristen eingehalten werden. Die Fristenkontrolle ist jedoch nicht in der Weise organisiert, dass die Nichteinhaltung von Fristen ausgeschlossen ist. Denn es gab keine abschließende Kontrolle, die sicherstellte, dass die Fristen eines Tages tatsächlich abgerufen und abgearbeitet wurden.
Im vorliegenden Fall ist aller Wahrscheinlichkeit nach die Fristenkontrolle des Tages versäumt worden. Der Zeuge B konnte sich nicht erinnern, ob er an dem 30.06.2011 tatsächlich eine Fristenkontrolle durchgeführt hat, jedenfalls ist am 30.06.2011 in der vorliegenden Sache nicht der rote Fristenkontrollzettel ausgedruckt worden. Das bei Gericht eingereichte rote Fristenkontrollblatt wurde nachträglich erstellt, ein weiteres gibt es nach Angaben der Klägerin nicht. Weder durch das Fristenprogramm (wie beispielsweise durch ein Signal auf dem Bildschirm) noch durch andere Mechanismen (wie beispielsweise eine Ausgangskontrolle) ist sichergestellt, dass ein solcher Fehler entdeckt wird. Auf diese Weise musste es unentdeckt bleiben, wenn an einem Tag durch Unkonzentriertheit, Arbeitsüberlastung, Krankheit oder aus anderen Gründen eine Fristenkontrolle nicht erfolgte. Der Umstand, dass in dem Computer die Fristen erst gelöscht werden, wenn die Frist manuell unter Angabe der Art der Erledigung ausgetragen wird, ist nicht geeignet, die Einhaltung der Fristen zu gewährleisten. Er dient allenfalls dazu, dass nachträglich bekannt wird, dass eine Frist versäumt worden ist, weil sie weiterhin als unerledigt auf der Fristenliste auftaucht. Auch die im Fristenkontrollblatt aufgenommenen Vorfristen sind nicht geeignet, Fristenversäumnisse auszuschließen. Zwar sind sie als Maßnahmen geeignet, auf einen Fristablauf hinzuweisen und den Zeitdruck für eine Bearbeitung der Fristensache am Tag des Fristablaufs zu beseitigen. Über eine rechtzeitige Erinnerung an einen Fristablauf hinaus dienen sie nicht der Kontrolle, dass der endgültige Fristablauf auch tatsächlich beachtet wird.
Die Organisation eines Büros muss jedoch so aufgebaut sein, dass menschliches Versagen möglichst ausgeschlossen ist und bei einem normalen Verlauf der Dinge ein unterlaufener Fehler aufgefangen wird. Gerade der Fall, dass ein Abruf einer ablaufenden Frist aus dem der Fristenkontrolle dienenden Computersystem durch Ausdruck des „roten Fristenkontrollblatts” unterbleibt, ist eine erkennbare Fehlerquelle, die durch eine entsprechende Büroorganisation zu schließen ist. Fehlt eine solche Kontrolle, liegt eine ordnungsgemäße, Fristversäumnisse ausschließende Büroorganisation nicht vor.
Vor diesem Hintergrund bedarf es keiner Klärung, ob die Büroorganisation im Übrigen geeignet gewesen ist, Fristversäumnisse auszuschließen. Denn die Organisation der Fristenkontrolle (gelber bzw. roter Fristenkontrollzettel), die Vorlage bzw. Nicht-Vorlage von Vorgängen und die Kontrolle der Bearbeitung der Fristensachen, stellen stark auf eine fehlerfreie Erledigung der Aufgaben durch die Mitarbeiter ab, ohne Sicherungsmaßnahmen für den (nur zu menschlichen) Fall von fehlerhaftem Verhalten vorzusehen.
Da die Klagefrist nicht ohne Verschulden der Prozessbevollmächtigten der Klägerin, versäumt wurde, ist keine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren. Das Verschulden der Prozessbevollmächtigten ist der Klägerin als eigenes Verschulden zuzurechnen. Die Klage ist als unzulässig abzuweisen.
Die Klägerin trägt nach § 135 Abs. 1 FGO die Kosten des Verfahrens. Gründe für die Zulassung der Revision nach § 115 Abs. 2 FGO liegen nicht vor.
