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Mitarbeiter-Fortbildung

So bleibt der Fiskus bei der Fortbildung Ihrer Mitarbeiter außen vor

von Diplom-Finanzwirt Michael Seifert, Steuerberater, Troisdorf

Weil auch im Kfz-Gewerbe die Neukundengewinnungimmer schwieriger wird, gewinnt die Kundenbindung an Bedeutung. Derwichtigste Stützpfeiler ist ein hohes Qualitätsniveau IhresKfz-Betriebs. Das erreichen Sie nur mit gut ausgebildeten Mitarbeitern.Wenn Sie Kos-
ten für die Fortbildung Ihrer Mitarbeiter übernehmen, kannaber schnell ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerterVorteil entstehen. Wie Sie das verhindern, lesen Sie im folgendenBeitrag.

Steuerliche Behandlung von Bildungsaufwendungen

Die steuerliche Behandlung von Fortbildungskostenhängt davon ab, wer die Kosten trägt und in wessen Interessedie Maßnahme erfolgt.

Arbeitnehmer trägt die Kosten

Wenn Ihr Arbeitnehmer eigene Fortbildungskostenselbst trägt, das heißt Aufwendungen zur Erhaltung undErweiterung von Qualifikationen in seinem bereits ausgeübtenBeruf, kann er sie in voller Höhe als Werbungskosten geltendmachen.

Arbeitgeber trägt die Kosten

Tragen Sie als Arbeitgeber die Fortbildungskosten,liegt grundsätzlich steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohnvor, da es sich um den Ersatz von Werbungskosten handelt. Das giltunabhängig davon, ob Sie dem Arbeitnehmer die Aufwendungenersetzen oder die Kosten direkt selbst zahlen. Ihr Arbeitnehmer kanndie Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen, benötigt beidirekter Zahlung durch Sie aber eine Bescheinigung über dieHöhe der übernommenen Kosten. Im Ergebnis tritt für Sieals Arbeitgeber als auch Ihren Arbeitnehmer nur eine Belastung mitSozialversicherungsbeiträgen ein.

Anders sieht es aus, wenn Sie als ArbeitgeberKosten für Fortbildungsmaßnahmen aufwenden, die in Ihrem„ganz überwiegenden betrieblichen Interesse“durchgeführt werden. Diese Leistungen sind steuer- undbeitragsfrei. Unerheblich ist, ob die Fortbildung am Arbeitsplatz, inbetrieblichen oder außerbetrieblichen Einrichtungen oder durchFremde auf Ihre Rechnung erfolgt.

Was ist „ganz überwiegendes betriebliches Interesse“?

Ihr „ganz überwiegendes betrieblichesInteresse“ an der Fortbildungsmaßnahme wird angenommen,wenn Sie dadurch die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Betrieberhöhen wollen. Davon ist nach den derzeitigenLohnsteuer-Richtlinien (LStR) „insbesondere“ dannauszugehen, wenn Sie die Teilnahme an der Fortbildung alsArbeitsleistung werten und wenigstens teilweise auf dieregelmäßige Arbeitszeit anrechnen. Aber auch wenn sich IhrArbeitnehmer in seiner Freizeit fortbildet, kann „ganzüberwiegendes betriebliches Interesse“ vorliegen.

Beispiel

Ein Mitarbeiter besucht auf Ihrenausdrücklichen Wunsch hin in seiner Freizeit einen Meisterkurs.Sie erstatten ihm die Lehrgangskosten, weil Sie in Ihrem Betriebunbedingt einen weiteren Meister brauchen. Der Besuch des Meisterkurseswird nicht als Arbeitszeit gewertet, weil Sie ohnehin schon zu wenigPersonal haben.

Der Besuch des Lehrgangs erfolgt im „ganzüberwiegenden betrieblichen Interesse“, dieKostenübernahme ist daher nicht steuer- und beitragspflichtig.Unerheblich ist, dass keine Anrechnung auf die Arbeitszeit erfolgt.Gleiches würde gelten, wenn Sie einer Fachangestellten einenLehrgang zur Bilanzbuchhalterin bezahlen. Brauchen Sie eine solcheArbeitskraft und wird dies von Ihnen schriftlich dokumentiert, ist dieKostenübernahme kein steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Wichtig: Nach den neuen LStR 2002 ist die zumindest teilweise zeitliche Anrechnung nicht mehr Voraussetzung für die Steuerfreiheit.

Einzelfälle aus der Rechtsprechung

Mit der Lohnsteuerpflicht von Fortbildungskosten,die der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer übernimmt, habensich schon mehrere Finanzgerichte (FG) und auch der Bundesfinanzhof(BFH) befasst. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus:

Allgemeinbildende Kurse

Werden durch die Bildungsmaßnahmeallgemeinbildende Kenntnisse vermittelt (zum Beispiel Sprachkurs,Benimmkurs, PC-Kurs, Kurs über Sprechbewältigung, autogenesTraining, Yoga, Raucherentwöhnung), liegt „ganzüberwiegendes betriebliches Interesse“ nur vor, wenn dieKurse dazu dienen, das Betriebsklima zu fördern (BFH, Urteil vom22.3.1985, Az: 6 R 170/82, BStBl 1985 II, 532; FG Saarland, Urteilvom 7.7.1993, Az: 2 K 260/89, EFG 1994, 26).

Fortbildungsreise

Findet die Fortbildungsmaßnahme im Rahmeneiner Reise statt, wird die betriebliche Veranlassung besonders unterdie Lupe genommen: Die Fortbildung muss so im Vordergrund gestandenhaben, dass der private Aspekt keine oder nur eine untergeordnete Rollegespielt hat (BFH, Urteil vom 14.7.1988, Az: IV R 57/87, BStBl 1989 II,19; Urteil vom 9.3.1990, Az: VI R 48/87, BStBl 1990 II, 711; Urteil vom5.9.1990, Az: IV B 169/89, BStBl 1990 II, 1059). Inlandsreisen undAuslandsreisen innerhalb der Europäischen Union dürfen beider Beurteilung nicht unterschiedlich bewertet werden.

Umfang der steuerfreien Kostenübernahme

Sie haben drei Möglichkeiten, den Fortbildungsaufwand für Ihre Arbeitnehmer zu tragen. Sie können diese erbringen

  • als Sachleistung, indem Sie die Fortbildungsmaßnahme selbst durchführen und finanzieren,
  • durch Abrechnung der Kosten gegenüber einem fremden Unternehmer, der die Fortbildung durchführt oder
  • durch Erstattung der Fortbildungskosten an den Arbeitnehmer, wenn er die Kosten selbst getragen hat.

Erstattungsfähig sind Kurs- undPrüfungsgebühren sowie Ausgaben für Fachliteratur undSchreibmaterial. Fahrt- und Übernachtungskos-
ten, Verpflegungsmehraufwand sowie Kosten für doppelteHaushaltsführung können Sie mit den Pauschalen fürDienstreisen ansetzen.

Dokumentationspflicht

Ihr „ganz überwiegendes betrieblichesInteresse“ sollten Sie zeitnah dokumentieren. Wir empfehlen dazueine schriftliche Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer. Darin sollten Siegegebenenfalls festhalten, in welchem Umfang die Lehrgangszeit auf dieArbeitszeit angerechnet wird. Bei umfangreichenFortbildungsmaßnahmen sollten Sie dokumentieren, dass es Ihnennicht möglich war, auf dem Arbeitsmarkt Fachpersonal mit denerwarteten Qualifikationen zu finden (zum Beispiel Sammlung vongeschalteten Stellenanzeigen).

Rückzahlungsklausel

Eine Rückzahlungsklausel allein beweist nochnicht das „ganz überwiegende betriebliche Interesse“.Sie müssen Ihrer Dokumentationspflicht trotz einer solchen Klauselin vollem Umfang nachkommen.

Durch eine Rückzahlungsklausel verpflichtetsich der Arbeitnehmer zur Rückzahlung der von Ihnen alsArbeitgeber aufgewendeten Kosten für eine Schulungsmaßnahme,falls das Arbeitsverhältnis vor Ablauf einer bestimmten Zeitendet. Meist mindert sich bei mehrjähriger Bindung derzurückzuzahlende Betrag mit steigender Beschäftigungsdauerzeitanteilig. Die Klausel muss gesondert und ausdrücklich imTarifvertrag, im Einzelarbeitsvertrag oder in einerBetriebsvereinbarung vereinbart werden. Sie bedarf keiner Form. AusBeweisgründen sollten Sie diese aber schriftlich niederlegen.

Beachten Sie: Wenneine Schulungsmaßnahme der Einarbeitung des Arbeitnehmers dient,ist dieser trotz Klausel nicht zur Rückzahlung verpflichtet. Dashat das Landesarbeitsgericht (LAG) Düsseldorf entschieden (Urteilvom 29.3.2001, Az: 11 Sa 1760/00; Abruf-Nr. 011061).Im Urteilsfall hatte ein Autohaus die Kosten für die Umschulungeines Telefonverkäufers zum Autoverkäufer getragen. DieseMaßnahme sah das LAG als Einarbeitung für einen bestimmtenArbeitsplatz und nicht als Aus- oder Weiterbildung an. Bei einerEinarbeitung sei eine Rückzahlungsklausel aber immer unwirksam, sodas LAG.

Steuerfreiheit vom Fiskus im Voraus bestätigen lassen

Sie können das Finanzamt um eine verbindlicheAuskunft bitten, ob die geplante Übernahme konkreterFortbildungskosten als im „ganz überwiegend betrieblichenInteresse“ akzeptiert wird. Eine günstige Anrufungsauskunftbindet aber nur denjenigen, der sie gestellt hat. Das heißt: Wenndas Finanzamt Ihnen bestätigt, dass eineFortbildungsmaßnahme steuerfrei ist, ist dasVeranlagungsfinanzamt Ihres Arbeitnehmers daran nicht gebunden. Es kannim Nachhinein die von Ihnen übernommenen Kosten als Arbeitslohnversteuern.

Unser Tipp: StellenSie die Anrufungsauskunft auch im Namen des Beschäftigten undunterschreiben Sie beide das Dokument, um auch dasVeranlagungsfinanzamt Ihres Arbeitnehmers zu binden.

Quelle: Auto - Steuern - Recht - Ausgabe 10/2001, Seite 7

Quelle: Ausgabe 10 / 2001 | Seite 7 | ID 100928