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07.02.2011 | Geldbußen vermeiden

Pflichtangaben von Vereinen im Geschäftsverkehr: Das ist der Stand der Dinge

von Rechtsanwalt Michael Röcken, Bonn

Mitteilungen eines Vereins erfolgen in der Regel durch einen Brief, eine Mail oder über die vereinseigene Homepage. Teilweise werden durch den Verein auch Rechnungen erteilt. Erfahren Sie nachfolgend, welche Formalien in Form von Pflichtangaben der Verein im Rahmen dieser Beteiligung am Geschäftsverkehr beachten muss und welche Folgen bei Verstößen drohen  

Pflichtangaben auf dem Briefbogen eines Vereins

Während für andere Rechtsformen, wie der GmbH oder der AG gesetzliche Regelungen bestehen, welche Angaben auf Geschäftsbriefen zu machen sind, fehlt eine solche Regelung für Vereine. Im Allgemeinen wird deshalb empfohlen, die Vorgaben für die GmbH oder AG auch in Vereinen anzuwenden. Darüber hinaus ergeben sich Vorgaben aus der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV). Diese spricht zwar allgemein von „Dienstleistungserbringern“. Weil § 2 Absatz 1 Nummer 3 DL-InfoV aber ausdrücklich auf das Vereinsregister Bezug nimmt, betreffen die Vorgaben auch Vereine.  

 

Daraus folgt, dass Ihr Verein folgende Pflichtangaben machen muss:  

 

Name des Vereins/Rechtsform

Es sollte der satzungsgemäße und im Vereinsregister eingetragene Name, und nicht nur eine Kurzform oder Abkürzung aufgeführt werden. Sofern der Verein im Vereinsregister eingetragen ist, erhält er den Zusatz „e. V.“ (§ 65 Bügerliches Gesetzbuch [BGB]). Auch dieser ist mit anzugeben.  

 

Sitz des Vereins

Sitz des Vereins ist der Ort, an dem die Verwaltung geführt wird (§ 24 BGB).
Der Sitz ergibt sich aus der Satzung und ist sowohl für die Zuständigkeit des Vereinsregisters (§ 55 BGB) als auch für die Bestimmung des allgemeinen Gerichtsstands (§ 17 ZPO) wichtig.  

 

Praxishinweis

Da nach § 2 Absatz 1 Nummer 8 DL-InfoV auch der Gerichtsstand anzugeben ist, sollte auch dies entsprechend ergänzt werden: Sitz des Vereins (Gerichtsstand): Musterstadt.  

 

Zuständiges Registergericht

Darüber hinaus sollte das zuständige Registergericht mit der Registernummer angegeben werden: „Eingetragen beim Amtsgericht Musterstadt, Nr. VR123“.  

 

Vorstand des Vereins

Zusätzlich ist der Vorstand des Vereins mit vollen Namen anzugeben. Ausreichend ist hier die Angabe des Vorstands: Vorstand i. S. d. § 26 BGB (einzelvertretungsberechtigt): Hans Mustermann, Vorsitzender; Gabriele Muster, stellv. Vorsitzende  

 

Anschrift des Vereins/Kontaktdaten

Um die Korrespondenz mit dem Verein führen zu können, ist es erforderlich, eine postalische Anschrift zu kennen. Eine Postfachadresse dürfte nicht ausreichen.  

 

Praxishinweis

Wenn der Verein eine Geschäftsstelle unterhält, kann diese benannt werden. Ist ein Vorstandsmitglied als Empfänger benannt, sollte dessen Anschrift wie folgt bekannt gegeben werden: Musterverein e. V. c/o Hans Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt. Hier sollten auch die weiteren Kontaktdaten des Vereins (Telefon, Fax, E-Mail, Webadresse) angegeben werden.  

 

Aufsichtsbehörde

Nach § 2 Absatz 1 Nummer 4 DL-InfoV ist die zuständige Aufsichtsbehörde anzugeben, sofern eine solche besteht. Vereine betrifft das aber nur ausnahmsweise. So sind beispielsweise die Oberfinanzdirektionen Aufsichtsbehörden für Lohnsteuerhilfevereine (§ 27 Steuerberatungsgesetz).  

 

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Verwendet der Verein allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), müssen auch diese zur Kenntnis gebracht werden. Unter AGB versteht man alle
- für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierten - Vertragsbedingungen, die eine Vertragspartei (Verwender) der anderen Vertragspartei bei Abschluss eines Vertrags stellt (§ 305 BGB).  

 

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Falls der Verein eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt.-IdNr.) nach § 27a Umsatzsteuergesetz besitzt, ist diese ebenfalls anzugeben. Teilweise wird empfohlen, eine USt.-IdNr. zu beantragen, um einen Missbrauch der normalen Steuernummer (für Meldungen beim Finanzamt) zu vermeiden.  

 

Praxishonweis

Die USt.-IdNr. kann beim Bundeszentralamt für Steuern (www.bzst.de) beantragt werden.  

 

Pflichtangaben im E-Mail-Verkehr

Auch hier hat es eine gesetzliche Neuregelung gegeben - das „Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)“. Das EHUG enthält zwar keine ausdrückliche Regelungen für den Verein, sondern nur für bestimmte Gesellschaftsformen (§ 37a HGB, § 80 AktG und § 35a GmbHG).  

 

Praxishinweis

Aber auch hier empfiehlt es sich, dass der Verein die dort geforderten Angaben in seine E-Mail-Korrespondenz übernimmt. Konkret sollten folgende Angaben gemacht werden:  

  • Rechtsform (e. V.) und Sitz des Vereins
  • Das Registergericht und die Nummer, unter der der Verein in das Vereinsregister eingetragen ist.
  • Alle Vorstandsmitglieder im Sinne von § 26 BGB mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Hier ergeben sich zu den Pflichtangaben im normalen Brief keine Besonderheiten. Diese Angaben können Sie einfach in Ihrem E-Mail-Programm (häufig unter dem Punkt „Signatur“) ergänzen.  

Pflichtangaben in Mitglieder-Werbebroschüren

Um neue Mitglieder zu werben, haben viele Vereine Broschüren, Flyer oder sonstige Werbeblätter erstellt.  

 

Praxishinweis

Auch in diesen Broschüren sollte der Urheber (der Verein) mit seinen Daten (Name, Rechtsform, Kontaktdaten) erkennbar sein. Weitere Angaben, beispielsweise im Sinne des Presserechts sind nicht erforderlich, da die meisten Pressegesetze der Länder Werbedrucke ausdrücklich von der Anwendung ausnehmen (siehe zum Beispiel die Regelung in § 7 Absatz 3 Nummer 2 Pressegesetz für das Land Nordrhein-Westfalen).  

Pflichtangaben auf der Website

Der eigene Internetauftritt eines Vereins zählt mittlerweile zu den unverzichtbaren Werbe- und Informationsmitteln eines Vereins. Neben einer entsprechenden Außenwirkung verspricht die Webpräsenz auch eine Bindungswirkung gegenüber den eigenen Mitgliedern. Auch hier sind jedoch gewisse rechtliche Voraussetzungen zu beachten.  

 

Angaben laut Telemediengesetz

Die nachfolgenden Angaben beziehen sich auf die erforderlichen Angaben nach dem Telemediengesetz (TMG). Teilweise können sich im Einzelfall weitere Erforderlichkeiten ergeben, zum Beispiel aus dem Fernabsatzrecht.  

 

Das TMG verpflichtet Dienstanbieter, im Impressum bestimmte Angaben zu machen. Als Dienstanbieter wird unter anderem jede juristische Person angesehen, die eigene oder fremde Telemedien zur Nutzung bereithält oder den Zugang zur Nutzung vermittelt. Telemedien sind hierbei als elektronische Kommunikations- und Informationsdienste zu verstehen.  

 

Im Einzelnen sind im Impressum der Homepage folgende Informationen zu geben (§ 5 Absatz 1 TMG):  

 

Name und Sitz sowie Rechtsform

Hier ergeben sich keine Besonderheiten zu den oben dargestellten Grundsätzen (bei Briefen). § 5 Absatz 1 Nummer 4 TMG erwähnt hier auch ausdrücklich das zuständige Registergericht und die Registernummer.  

 

Vertretungsberechtigte

Nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 TMG sind bei juristischen Personen die Vertretungsberechtigten zu benennen. Bei einem Verein handelt es sich hier um den Vorstand im Sinne von § 26 BGB. Dieser sollte, wie oben dargestellt, mit vollem Namen und der Funktion angegeben werden.  

 

Kontaktmöglichkeit

Das TMG verlangt Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und unmittelbare Kommunikation mit dem Verein ermöglichen, einschließlich der Adresse der elektronischen Post: Da das TMG den Onlinebereich abdeckt, wird hier primär auf die Angabe der E-Mail-Adresse Wert gelegt. Wir empfehlen aber, zusätzlich die normale Postanschrift anzugeben.  

 

Aufsichtsbehörde

Sofern eine Aufsichtsbehörde besteht, ist diese auch hier anzugeben.  

 

USt.-IdNr.

Sofern dem Verein eine USt.-IdNr. erteilt wurde, ist auch diese ins Impressum aufzunehmen.  

 

Praxishinweis  

All diese Informationen sind „leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar zu halten“(§ 5 Absatz 1 TMG). Sie sollten daher nicht an einer schlecht erkennbaren Stelle auf der Homepage „versteckt“ werden.  

Rechtsfolgen bei Verstößen

Pflichtvorgaben ergeben sich nur aus der DL-InfoV. Die DL-InfoV geht jedoch über die Angaben hinaus, die für Kapitalgesellschaften empfohlen werden. Werden diese Angaben vorsätzlich oder fahrlässig nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt, können diese Verstöße als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden.  

 

Durch den Verweis in § 6 DL-InfoV auf § 146 Absatz 2 Nummer 1 Gewerbeordnung kann diese Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 1.000 Euro geahndet werden.  

 

Quelle: Ausgabe 02 / 2011 | Seite 10 | ID 142132