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Ausgabe 12/2005, Seite 201

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01.12.2005 | Lohn- und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten

Abrechnung von Praktikanten

von Dipl.-Bw. (FH) Uwe Frank, Sinsheim

Praktikanten sind Personen, die sich im Zusammenhang mit einer schulischen Ausbildung Kenntnisse, Fertigkeiten und Erfahrungen aneignen, die der Vorbereitung auf die Ausübung ihres späteren Berufs dienen. Deren richtige sozialversicherungsrechtliche Behandlung stellt die Lohnbuchhaltung immer wieder vor Probleme. Der Aufsatz befasst sich mit den sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten dieser Beschäftigten.  

1. Lohnsteuerrechtliche Behandlung

Hinsichtlich der lohnsteuerlichen Behandlung gelten für Praktikanten keine Ausnahmen. Wie andere Arbeitnehmer, müssen Praktikanten bei Beschäftigungsbeginn eine Lohnsteuerkarte vorlegen. Bei Eintragung der Steuerklasse I fällt 2005 keine Lohnsteuer an, wenn das Arbeitsentgelt monatlich 898,00 EUR bzw. jährlich 10.783,00 EUR nicht übersteigt. Übt der Praktikant eine geringfügige Beschäftigung aus, kann die Lohnsteuer mit zwei Prozent pauschaliert werden. 

2. Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten

Die Besonderheiten dieser Beschäftigungsgruppe liegen im Rahmen der Sozialversicherung. So ist die beitragspflichtige Behandlung abhängig davon, zu welchem Zeitpunkt das Praktikum absolviert wird (Zwischen, Vor- oder Nachpraktikum) und ob es sich um ein vorgeschriebenes oder freiwilliges Praktikum handelt. 

 

2.1 Vorgeschriebenes Praktikum

Ein vorgeschriebenes Praktikum liegt vor, wenn eine Ausbildungs-, Prüfungs- oder Studienordnung die Absolvierung im Rahmen der Gesamtausbildung verpflichtend vorschreibt. Ein entsprechender Nachweis ist zu erbringen. 

 

2.1.1 Zwischenpraktikum

Übt der Student im Rahmen seines Studiums ein Zwischenpraktikum aus, welches nach der Studienordnung vorgeschrieben und Bestandteil des Studiums ist, bleibt er in der Krankenversicherung nach § 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V beitragsfrei. Die Pflegeversicherung folgt der Krankenversicherung. In der Arbeitslosenversicherung besteht ebenso Beitragsfreiheit (§ 27 Abs. 4 Nr. II SGB III). Durch den§ 3 Abs. 3 SGB VI wird der ein Zwischenpraktikum ausübende Student auch in der Rentenversicherung beitragsfrei gestellt.  

 

Die Höhe des Arbeitsentgelts und der zeitliche Umfang der Beschäftigung spielen für die Sozialversicherungsfreiheit keine Rolle. Es fallen weder Beiträge des Praktikanten an, noch muss der Arbeitgeber irgendwelche Beiträge abführen. Dies gilt auch dann, wenn das Entgelt die Grenze von 400 EUR übersteigt. 

 

Beispiel 1: Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

Ein krankenversicherter Student absolviert während seines Studiums ein halbjähriges vorgeschriebenes Zwischenpraktikum beim Arbeitgeber A. Sein monatliches Arbeitsentgelt beträgt bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 38 Stunden 500 EUR.  

 

Der Student ist in allen Zweigen der Sozialversicherung versicherungsfrei. Vom Arbeitgeber sind keine Meldungen zu erstellen. 

2.1.2 Vorpraktikum

Praktikanten, die ein vorgeschriebenes Vorpraktikum ableisten, sind kranken- und pflegeversicherungspflichtig, wenn die Tätigkeit ohne Arbeitsentgelt ausgeübt wird (§ 5 Abs. 1 Nr. 10 SGB V bzw. § 20 Abs. 1 S. 2 Nr. 10, in Verb. mit S. 1 SGB XI). Sie haben bei der Krankenkasse eine dafür speziell vorgesehene Praktikantenversicherung abzuschließen und die Beiträge allein zu tragen. 

 

Bei Zahlung von Arbeitsentgelt besteht Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung als „zur Berufsausbildung Beschäftigte“ (Geringverdienerregelung), d.h., der Arbeitgeber übernimmt die Beiträge in voller Höhe allein, wenn das Arbeitsentgelt nicht mehr als 325 EUR monatlich beträgt (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 SGB V bzw. § 20 Abs. 1 S. 2 Nr. 1, in Verb. mit S. 1 SGB XI). Die Bestimmungen zur geringfügig entlohnten Beschäftigung kommen nicht zum Tragen. 

 

Sofern allerdings eine Familienversicherung in der Kranken- und Pflegeversicherung besteht, geht diese vor. Eine Familienversicherung kommt in Betracht, wenn das regelmäßige Gesamteinkommen des Praktikanten 345 EUR nicht überschreitet. 

 

In der Renten- und Arbeitslosenversicherung werden Personen, die ein vorgeschriebenes Vorpraktikum ableisten, wie als „zur Berufsausbildung beschäftigte Arbeitnehmer“ betrachtet (§ 1 S. 1 Nr. 1 SGB VI, § 25 Abs. 1 SGB III), d.h., bis zur Geringverdienergrenze von derzeit 325 EUR übernimmt der Arbeitgeber die Beiträge in voller Höhe. Solche Praktikanten unterliegen nicht den Bestimmungen zur Geringfügigkeit, unabhängig davon, wie hoch der Verdienst oder der zeitliche Umfang der Beschäftigung ist. Das heißt, dass auch bei einem Praktikum, das nicht länger als zwei Monate dauert, Versicherungspflicht eintritt. 

 

In der Renten- und Arbeitslosenversicherung sind selbst dann Beiträge abzuführen, wenn überhaupt kein Arbeitsentgelt gezahlt wird. Sofern dies zutrifft, wird ein fiktives Entgelt als monatliche Bemessungsgrundlage herangezogen. Diese Bemessungsgrundlage errechnet sich aus 1 Prozent der monatlichen Bezugsgröße (zurzeit 1 Prozent aus 2.415 EUR = 24,15 EUR/West bzw. 1 Prozent aus 2.030 EUR = 20,30 EUR/Ost). 

 

Beispiel 2: Vorgeschriebenes Vorpraktikum 

Thorsten Müller leistet vor Aufnahme seines BWL -Studiums beim Arbeitgeber A ein vorgeschriebenes Praktikum in der Zeit vom 1.2. bis 31.8. ab. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 35 Stunden. Ein Arbeitsentgelt wird nicht bezahlt. Herr Müller erfüllt nicht die Voraussetzungen für eine Familienversicherung in der Kranken- und Pflegeversicherung. 

 

Der Vorpraktikant ist versicherungspflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung in einer dafür speziell abzuschließenden Versicherung für Praktikanten. Die Beiträge zahlt der Praktikant allein. Der Arbeitgeber muss keinen Anteil dafür tragen. Auch in der Renten- und Arbeitslosenversicherung besteht Versicherungspflicht. Die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung werden von einem fiktiven monatlichen Arbeitsentgelt in Höhe von 1 Prozent der monatlichen Bezugsgröße in der Rentenversicherung berechnet (2005: 1 Prozent von 2.415 EUR = 24,15 EUR). Da dieser Betrag unterhalb der Geringverdienergrenze von 325 EUR liegt, trägt der Arbeitgeber die Beiträge in voller Höhe. Der Praktikant ist mit dem Personengruppenschlüssel 105 und dem Beitragsgruppenschlüssel 0110 bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden. 

 

2.1.3 Nachpraktikum

Für Personen, die ein laut Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Nachpraktikum absolvieren, also nicht mehr immatrikuliert sind, gelten in der Sozialversicherung die gleichen Regelungen wie bei einem Vorpraktikum.  

 

2.2 Nicht vorgeschriebenes Praktikum

Ein Praktikum, welches freiwillig aus Zweckmäßigkeitsgründen absolviert wird, unterscheidet sich in der Ausgestaltung nicht von einem vorgeschriebenen Praktikum. Da zur Ableistung jedoch keine Verpflichtung besteht, wird ein solches auch nicht im Rahmen betrieblicher Berufsausbildung ausgeübt. 

 

2.2.1 Zwischenpraktikum

In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung besteht grundsätzlich normale Versicherungspflicht. Allerdings gelten die Sonderregelungen für Studenten (Werkstudentenprivileg). Sind die Arbeitnehmer während der Ableistung ihres Praktikums als ordentlich Studierende an einer Hochschule oder einer der fachlichen Ausbildung dienenden Schule eingeschrieben, besteht Beitragsfreiheit in der Kranken- und Pflegeversicherung. Voraussetzung ist, dass das Studium im Vordergrund steht (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V, § 27 Abs. 4 S. 1 Nr. 2 SGB III). Solange für die Studenten eine Familienversicherung besteht, hat diese Vorrang (§ 5  Abs. 7 SGB V). 

 

In der Rentenversicherung besteht – anders als in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung – ab dem 1.8.04 keine Sonderregelung mehr. Durch das RV-Nachhaltigkeitsgesetz wurde klargestellt, dass Personen, die ein nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum absolvieren, nicht zu den „zur Berufsausbildung Beschäftigten“ (Geringverdienern) gehören. Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung kann demnach nur noch im Falle einer geringfügigen Beschäftigung vorliegen. 

 

Beispiel 3: Nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum (kurzfristige B.)

Ein krankenversicherter Student übt während seines Studiums ein vierwöchiges Praktikum aus, welches nicht in der Studien- und Prüfungsordnung vorgeschrieben ist. Sein Arbeitsentgelt beträgt 300 EUR bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 25 Stunden. 

 

Der Student unterliegt während des nicht vorgeschriebenen Praktikums der Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, da die Beschäftigung auf nicht mehr als zwei Monate befristet ist (kurzfristige Beschäftigung). Pauschalbeiträge fallen nicht an. Der Student ist bei der Bundesknappschaft mit dem Personengruppenschlüssel 110 und dem Beitragsgruppenschlüssel 0000 anzumelden. 

 

2.2.2 Vor- und Nachpraktikum

Im Gegensatz zu den vorgeschriebenen Vor- oder Nachpraktika bestehen für nicht vorgeschriebene Vor- oder Nachpraktika keine Besonderheiten in der Sozialversicherung. Da nicht vorgeschriebene Vor- und Nachpraktika auf Grund der fehlenden Verpflichtung zur Ableistung im Rahmen der Gesamtausbildung nicht zu den „Beschäftigten im Rahmen betrieblicher Berufsausbildung“ gehören, besteht Versicherungsfreiheit nur, wenn Geringfügigkeit nach §§ 8 oder 8a SGB IV gegeben ist. 

 

In der Renten- und Arbeitslosenversicherung werden diese Praktikanten als zur Berufsaufsausbildung beschäftigte Arbeitnehmer angesehen (wie bei vorgeschriebenem Vor- oder Nachpraktikum). Allerdings kann hier eine Versicherungsfreiheit im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in diesen Zweigen vorkommen. 

 

Beispiel 4: Nicht vorgeschriebenes Praktikum (geringfügig entlohnte B.)

Ein krankenversicherter Student übt während seines Studiums in den Semesterferien vom 1.7. bis 15.9. ein Praktikum aus, welches nicht in der Studien- und Prüfungsordnung vorgeschrieben ist. Sein Arbeitsentgelt beträgt 380 EUR bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 25 Stunden. 

 

Der Student ist in allen Zweigen der Sozialversicherung beitragsfrei. Da das regelmäßige Arbeitsentgelt 400 EUR nicht übersteigt, sind Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung zu zahlen. Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung fallen für geringfügig entlohnte und nicht vorgeschriebene Zwischenpraktika nicht an.  

 

Es muss eine Anmeldung bei der Bundesknappschaft mit dem Personengruppenschlüssel 109 und dem Beitragsgruppenschlüssel 6000 erfolgen. 

 

Quelle: Ausgabe 12 / 2005 | Seite 201 | ID 88398