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03.01.2011 | Buchführung

Das darf jetzt in den Reißwolf

Sie müssen Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem Sie die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt haben.  

Auf der folgenden Seite finden Sie - alphabetisch geordnet - eine Liste der Geschäftsunterlagen, die Sie seit dem 1. Januar 2011 vernichten können, weil die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.  

Beachten Sie: Sie dürfen die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist (§ 147 Absatz 3 Abgabenordnung).  

Praxishinweis: Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie in der Bilanz eine Rückstellung bilden. Wie Sie diese richtig ermitteln, können Sie in der Ausgabe 5/2007 (Seite 16) nachlesen.  

 

Unterlagen  

aus dem Jahr
und früher
 

 

 

Abrechnungsunterlagen1)  

2000  

Abtretungserklärungen  

2004  

Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung  

2000  

Aktenvermerke  

2004  

Angebote  

2004  

Anhang z. Jahresabschluss2)  

1999  

Anlagevermögensbücher und -karteien  

2000  

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage  

2004  

Auftragsbestätigungen  

2004  

Ausgangsrechnungen  

2000  

Außendienstabrechnungen1)  

2000  

 

 

Bankbelege  

2000  

Bankbürgschaften  

2004  

Bauakten  

2004  

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger  

2000  

Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen  

2000  

Bestellunterlagen  

2004  

Betriebsabrechnungsbögen  

2000  

Betriebskostenrechnung1)  

2000  

Betriebsprüfungsberichte  

2004  

Bewertungsunterlagen  

2000  

Bewirtungsunterlagen  

2000  

Bilanzen (Jahresbilanzen)2)  

1999  

Bilanzunterlagen2)  

1999  

Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme)  

2000  

Buchungsanweisungen  

2000  

Buchungsbelege  

2000  

 

 

COM-Verfahren (Computer-Output Microfilm)  

2000  

 

 

Darlehensunterlagen  

2004  

Datensicherungen  

2000  

Dauerauftragsunterlagen  

2004  

Debitorenlisten  

2000  

Depotauszüge  

2000  

 

 

Eigenbelege  

2000  

Eingangsrechnungen  

2000  

Einheitswertbescheide  

2000  

Essensmarkenabrechnungen1)  

2000  

 

 

Fahrtenbücher  

2000  

Fahrtkostenerstattungen1)  

2000  

Finanzberichte  

2004  

 

 

Gehaltslisten  

2000  

Geschäftsberichte  

2000  

Geschäftsbriefe  

2004  

Geschenknachweise  

2004  

Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)  

2000  

Grundbuchauszüge  

2004  

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)  

2000  

Gutschriftsanzeigen  

2000  

 

 

Handelsbriefe  

2004  

Handelsbücher  

2000  

Handelsregisterauszüge  

2004  

Hauptabschlussübersicht  

2000  

 

 

Inventuren  

2000  

Investitionszulagenbelege  

2004  

 

 

Jahresabschlusserläuterungen2)  

1999  

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent  

2000  

 

 

Kalkulationsunterlagen  

2004  

Kassenberichte, -bücher  

2000  

Kassenzettel1)  

2000  

 

 

Kontenpläne und Kontenplanänderungen  

2000  

Kontenregister  

2000  

Kontoauszüge  

2000  

Kreditunterlagen  

2000  

 

 

Lageberichte2)  

1999  

Lieferscheine  

2000  

Lohnbelege (nach HGB)  

2000  

Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG)  

2004  

 

 

Magnetbänder mit Buchfunktion  

2000  

Mahnbescheide  

2004  

Mietunterlagen  

2000  

 

 

Nachnahmebelege  

2004  

Nebenbücher  

2000  

 

 

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung  

2000  

 

 

Pachtunterlagen  

2000  

Postscheckbelege  

2000  

Preislisten  

2004  

Protokolle  

2004  

Provisionsabrechnungen1)  

2000  

Prozessakten  

2004  

 

 

Quittungen  

2000  

 

 

Rechnungen  

2000  

Reisekostenabrechnungen1)  

2000  

Repräs.-aufwendungen  

2000  

Rentenversich.-nachweise  

2000  

 

 

Sachkonten  

2000  

Saldenbestätigungen  

2000  

Schadensunterlagen  

2004  

Scheck- und Wechselbelege  

2004  

Schriftwechsel  

2004  

 

 

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung  

2000  

Spendenbescheinigungen  

2004  

Steuerunterlagen  

2000  

 

 

Telefonkostennachweise1)  

2000  

 

 

Überstundenlisten  

2004  

 

 

Umsatzsteuervoranmeldungen  

2000  

 

 

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)  

2000  

Verkaufsbücher  

2000  

Vermögensverzeichnis  

2000  

Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)  

2004  

Versand- und Frachtunterlagen  

2004  

Versicherungspolicen  

2004  

Verträge  

2004  

 

 

Wareneingangs- und -ausgangsbücher  

2000  

Wechsel  

2004  

 

 

Zahlungsanweisungen  

2000  

Zinsberechnungen  

2004  

Zwischenbilanz (beiGesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)  

2000  

  • 1) Soweit es sich um Buchungsbelege handelt (sonst nur Sechsjahresfrist)
  • 2) Bei Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 2000
 

Quelle: Ausgabe 01 / 2011 | Seite 3 | ID 141172