· Fachbeitrag · Vereinsrecht
Die neue virtuelle Mitglieder- oder Delegierten-versammlung: So machen Sie alles richtig
von Rechtsanwalt Michael Röcken, Bonn, www.ra-roecken.de
| Die Covid-19-Pandemie macht es immer noch kaum möglich, Mitglieder oder Delegiertenversammlungen im normalen Rahmen durchzuführen. Der Gesetzgeber hat das erkannt und Ihnen z. B. die Möglichkeit eröffnet, eine virtuelle Versammlung durchzuführen. |
Die gesetzliche Basis für die virtuelle Versammlung
Geregelt ist die virtuelle Versammlung (genau wie die schriftliche Abstimmung ohne Versammlung) im „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Covid-19-Pandemie“ (GesRuaCOVBekG) vom 27.03.2020 (Abruf-Nr. 214945). Beiden Formen ist gemeinsam, dass Sie dafür keine Satzungsregelung brauchen.
So machen Sie bei der virtuellen Versammlung alles richtig
Nach § 5 Abs. 2 Nr. 1 GesRuaCOVBekG können Sie es, abweichend von § 32 Abs. 1 S. 1 BGB, den Vereinsmitgliedern ermöglichen, an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben.
PRAXISTIPP | Die gesetzliche Regelung in § 32 Abs. 1 S. 1 BGB sieht die herkömmliche „Präsenz-Mitgliederversammlung“ vor. Die Mitglieder kommen hier an einem Ort persönlich zusammen. Dabei ist es nach der Gesetzesbegründung zum GesRuaCOVBekG auch möglich, dass ein Teil der Mitglieder oder Vorstandsmitglieder an einem bestimmten Ort zusammenkommt und andere Mitglieder an der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation teilnehmen. |
Zwei Möglichkeiten der virtuellen Versammlung
Daraus ergeben sich zwei Möglichkeiten, eine „virtuelle“ Mitgliederversammlung durchzuführen. Nämlich als
- rein virtuelle Versammlung oder als
- eine virtuelle Versammlung mit Präsenzanteil.
Wichtig | Zusätzlich sollten Sie den Mitgliedern unbedingt die Möglichkeit einräumen, vor der Mitgliederversammlung schriftlich ihre Stimme abgeben zu können. Aus dem Gesetzestext geht zwar eine zwingende Verpflichtung nicht hervor. Weil die Teilnahme an einer virtuellen Versammlung meist nicht für alle Mitglieder technisch möglich ist, wären die Beschlüsse u. U. anfechtbar. Da in den meisten Bundesländern noch Kontaktbeschränkungen bestehen, wird der Präsenzanteil mit nur wenigen Personen stattfinden. Hier sollten allenfalls die Vorstandsmitglieder zusammenkommen.
Formen der Beschlussfassung
Der Gesetzgeber sieht für die Beschlussfassung „Wege der elektronischen Kommunikation“ vor. Das wird neben einer Video- auch eine Telefonkonferenz sein können. Eine Videokonferenz bietet sich an, wenn Sie viele Mitglieder erwarten, wobei der Austausch sowohl über ein Mikrofon als auch über eine Chatfunktion erfolgen kann. Eine Telefonkonferenz wird kaum noch praktikabel sein, wenn mehr als zehn Mitglieder teilnehmen. Sie eignet sich eher für Vorstandssitzungen.
PRAXISTIPP | Prüfen Sie daher im Vorfeld, welche Form der „elektronischen Kommunikation“ für Ihren Verein in Betracht kommt. |
Die Auswahl des Dienstleisters
Seit Beginn der Covid-19-Pandemie sind die Anbieter von Videokonferenzen wie Pilze aus dem Boden geschossen. Es ist schier unmöglich, einen Gesamtüberblick zu geben. Bei der Auswahl der richtigen Plattform für Ihre virtuelle Versammlung sollten Sie auf folgende Punkte achten:
- Kosten
- Datenschutz
- Vereinsrechtliche Anforderungen
- Nutzerfreundlichkeit
Kosten
Eine kostenfreie Lösung, die dann auch den anderen Anforderungen entspricht, werden Sie kaum im Netz finden. Hier lauern Kosten oft an versteckter Stelle. Kostenfreie Angebote haben insbesondere Limits, wie z. B. eine Begrenzung der Teilnehmerzahl oder ein Zeitlimit (Verbindung wird nach einer bestimmten Zeit unterbrochen).
Die Kosten reduzieren sich, je länger man sich an den Anbieter bindet. Aber auch hier müssen Sie abwägen. Obwohl derzeit nicht absehbar ist, wann Sie wieder eine „normale“ Mitgliederversammlung durchführen können, sollten Sie sich nicht zu lange an eine Plattform binden.
Datenschutz
Ein wichtiger Punkt in Ihrer Prüfung ist der Bereich des Datenschutzes. Sie dürfen nur eine Plattform wählen, die eine datenschutzkonforme Durchführung gewährleistet. Die Plattform muss also sicherstellen, dass keine personenbezogenen Daten weitergegeben werden. Auch sollte nur ein gesicherter Zugang, d. h. mit einem gesonderten Passwort, möglich sein.
PRAXISTIPP | Eine ausführliche Darstellung der technischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen an Videokonferenzsysteme finden Sie auf der Seite des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik („Kompendium Videokonferenzsysteme“ → https://www.bsi.bund.de/). |
Vereinsrechtliche Anforderungen
Viele Satzungen sehen vor, dass zumindest die Wahlen stets geheim durchzuführen sind. Prüfen Sie daher vorher, ob die Plattform eine geheime Abstimmung erlaubt. Teilweise sehen Satzungen auch Stimmgewichtungen vor, also ein höheres Stimmrecht für bestimmte Mitglieder. Auch das müsste das System dann ermöglichen.
Nach § 38 S. 2 BGB kann die Ausübung der Mitgliedschaftsrechte nicht einem anderen überlassen werden. Etwas anderes kann sich nur aus der Satzung ergeben (§ 40 BGB). Eröffnet Ihre Satzung die Möglichkeit, Stimmrechte zu übertragen, muss die Software auch dies gewährleisten.
Wichtig | Das alles führt zu einem erhöhten Aufwand im Vorfeld. Sie müssen abfragen, ob jemand das Stimmrecht von einem anderen Mitglied wahrnimmt, um ihm sofort ein entsprechendes Stimmgewicht zuzuweisen.
Nutzerfreundlichkeit
Eine virtuelle Versammlung ist für viele Menschen Neuland. Die Plattform muss deswegen nutzerfreundlich sein. Das wären Plattformen nicht, die Anleitungen oder Menüs nur in englischer Sprache zur Verfügung stellen.
PRAXISTIPP | Organisieren Sie einen Testlauf mit einigen Mitgliedern, die die von Ihnen präferierte Plattform nicht kennen. Finden sie sich zurecht? |
Vorbereitung der virtuellen Mitgliederversammlung
Die Vorbereitung einer virtuellen Mitgliederversammlung macht mehr Arbeit als die einer herkömmlichen Versammlung. Bei der virtuellen Mitgliederversammlung sind nämlich einige Zusatzschritte erforderlich.
Aufstellen der Tagesordnung
Derzeit gehen Ihre Mitglieder davon aus, dass Sie keine Mitgliederversammlung durchführen. Folglich müssen Sie sie informieren, dass sie in „virtueller Form“ stattfindet. Fragen Sie ab, ob die Mitglieder Anträge stellen möchten. Stehen Wahlen an, können Sie fragen, ob jemand für ein Amt kandidieren möchte. Setzen Sie für die Antworten eine Frist, die nicht länger als zwei Wochen sein sollte. Sieht Ihre Satzung bereits eine Antragsfrist vor, gilt diese.
Musterschreiben / Information über virtuelle Versammlung |
Liebe Mitglieder, aufgrund der Covid-19-Pandemie kann eine Mitgliederversammlung, wie wir sie bislang kannten, nicht durchgeführt werden. Deshalb werden wir in diesem Jahr eine virtuelle Versammlung durchführen. Diese findet voraussichtlich am ... (Datum) statt. Möchtet ihr Anträge stellen, teilt uns diese bitte bis zum ... mit. In diesem Jahr stehen auch wieder Vorstandswahlen an. Zu besetzen sind folgende Positionen: (…). Wenn ihr Lust habt, würden wir uns freuen, wenn ihr uns eure Kandidatur ebenfalls bis zum ... mitteilen könntet. |
Bei der übrigen Tagesordnung bestehen keine Besonderheiten gegenüber der normalen Mitgliederversammlung.
Der Versand der Einladung
Auch bei der Einladung zu einer virtuellen Mitgliederversammlung müssen Sie darauf achten, dass die Einladung form- und fristgerecht ergeht. Die Vorgaben dazu ergeben sich aus Ihrer Satzung. Bei der Form wird üblicherweise eine automatische E-Mail über das von Ihnen gewählte System versandt.
PRAXISTIPP | Der Versand per E-Mail ist auch möglich, wenn Ihre Satzung vorsieht, dass die Einladung „schriftlich“ erfolgt (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 08.05.2014, Az. 3 W 57/13, Abruf-Nr. 142266). |
Sei müssen alle Mitglieder einladen, auch die nicht stimmberechtigten. Es haben nämlich alle Mitglieder das Recht, an der Versammlung teilzunehmen. Bei Mitgliedern, die kein Stimmrecht haben, müssen Sie die „Abstimmfunktion“ deaktivieren.
Stimmabgabe ohne Teilnahme an virtueller Versammlung
Der Gesetzgeber räumt Mitgliedern, die an der virtuellen Versammlung nicht teilnehmen können, die Möglichkeit ein, ihre Stimmen vorab schriftlich abzugeben. Darauf müssen Sie diese in der Einladung hinweisen.
Musterschreiben / Stimmabgabe bei virtueller Versammlung |
Liebe Mitglieder, wenn ihr keine Möglichkeit habt, an der virtuellen Mitgliederversammlung teilzunehmen, könnt ihr eure Stimme auch vorher schriftlich abgeben. Wollt ihr von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, gebt uns bitte Bescheid, damit wir euch die Unterlagen zukommen lassen können. |
Wichtig | Diese Mitglieder dürfen dann wiederum keine Einladung mehr zu der virtuellen Versammlung erhalten, da sonst die Gefahr besteht, dass sie sowohl schriftlich als auch virtuell abstimmen. Damit würden Sie die Bestandskraft der gefassten Beschlüsse gefährden.
Um Mitgliedern den Weg zur Abstimmung nicht zu versperren, müssen Sie ihnen diese Möglichkeit einräumen. Dazu müssen Sie entsprechende Stimmzettel vorbereiten. Damit ist der Weg für Dringlichkeitsanträge verbaut. Mitglieder, die sich für die schriftliche Abstimmung entschieden haben, könnten sich an der Abstimmung über die Dringlichkeitsanträge nicht beteiligen.
Was passiert bei der Änderung von Anträgen in der Versammlung?
Ein weiteres Problem stellt sich, wenn bereits gestellte Anträge während der Versammlung geändert werden.
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Der Vorstand bringt einen Antrag auf Änderung der Satzung ein. Dieser sieht u. a. geänderte Ladungsfristen für die Mitgliederversammlung vor (drei statt zwei Wochen). Während der virtuellen Versammlung wird ein Antrag gestellt, dass die Ladungsfrist sechs Wochen betragen soll.
Folge: Solche Änderungsvorschläge müssen zwar innerhalb der Mitgliederversammlung berücksichtigungsfähig sein (LG Düsseldorf, Urteil vom 12.08.2014, Az. 1 O 307/13, Abruf-Nr. 144401). Hier stellt sich aber das Problem, dass Mitglieder, die vor der Mitgliederversammlung schriftlich abgestimmt haben, diese Änderungsvorschläge nicht kannten. Das gleiche Problem ergibt sich, wenn während der virtuellen Versammlung Mitglieder spontan für Ämter kandidieren. Das ist unmöglich, weil diese Kandidaten nicht allen Mitgliedern bekannt waren. Wird doch abgestimmt, wäre die Abstimmung wegen der unterschiedlichen Beschlussvorlagen unwirksam. |
Die Durchführung der virtuellen Mitgliederversammlung
Bei der Durchführung der virtuellen Versammlung bestehen grundsätzlich keine Besonderheiten. Ein Vorstandsmitglied leitet die Versammlung und es wird ein Protokollführer bestellt, der die Niederschrift erstellt.
PRAXISTIPP | Setzen Sie zusätzlich einen Moderator ein, der die technische Seite überwacht und darauf achtet, ob sich ein Teilnehmer meldet, um das Wort zu ergreifen. |
Die Beschlussfähigkeit
Eine Beschlussfähigkeit kann sich nur aus Ihrer Satzung ergeben, da das BGB Beschlussfähigkeit nicht kennt. Unter Beschlussfähigkeit versteht man, dass die Mitgliederversammlung überhaupt in der Lage ist, Beschlüsse zu fassen. Häufig wird diese Beschlussfähigkeit davon abhängig sein, dass eine bestimmte Anzahl von Mitgliedern an der Versammlung teilnimmt.
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„Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn an ihr mindestens 30 Prozent der Mitglieder teilnehmen.“
Folge: Diese Beschlussfähigkeit muss bei jedem Beschluss vorliegen. Eine Mitgliederversammlung, die am Anfang beschlussfähig war, kann also im späteren Verlauf beschlussunfähig werden (z. B. wenn bei einer relevanten Anzahl von Mitgliedern aufgrund technischer Probleme die Verbindung unterbrochen wird oder wenn zu viele Teilnehmer die Versammlung verlassen haben). |
Wichtig | Bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit müssen Sie auch immer an die Stimmen denken, die bereits vorher abgegeben worden sind.
Die Beschlussfassung
Während bei der herkömmlichen Versammlung die Abstimmung durch Stimmzettel oder Handheben erfolgt, wird hier durch einen „Mausklick“ abgestimmt. Bei den erforderlichen Mehrheiten bestehen keine Besonderheiten gegenüber dem BGB bzw. der Satzung. Mitglieder, die vor der Mitgliederversammlung ihre Stimmen abgeben möchten, müssen das schriftlich tun.
Wichtig | Bei dem GesRuaCOVBekG handelt es sich um ein Gesetz. Die Schriftform richtet sich hier also nach § 126 BGB. Das bedeutet, dass die Erklärungen eigenhändig unterschrieben werden müssen. Verspätete Stimmen müssen Sie ausschließen. Ergeben Sie einen Posteingangsstempel, damit später noch nachgeprüft werden kann, wann die Umschläge mit den Stimmzetteln eingegangen sind.
Die Protokollierung der Beschlussfassung
Bei der Protokollierung müssen Sie darauf achten, welche Anforderungen Ihre Satzung an das Protokoll stellt. Ist dort nichts Spezielles geregelt, werden Sie den wesentlichen Verlauf darstellen müssen. Statt der normalen Anwesenheitsliste werden Sie erfassen müssen, welche Mitglieder an der virtuellen Mitgliederversammlung teilgenommen und welche sich schriftlich beteiligt haben.
Wichtig | Viele Konferenzsysteme bieten die Möglichkeit, die Versammlung aufzuzeichnen. Das ist nur zulässig, wenn Ihre Mitglieder damit einverstanden sind oder Sie eine entsprechende Satzungsregelung haben.
Nachbereitung der Versammlung
Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, Ihren Mitgliedern das Protokoll der Mitgliederversammlung bekanntzugeben. Eine Ausnahme könnte sich aus Ihrer Satzung ergeben. VB empfiehlt gleichwohl, den Mitgliedern die gefassten Beschlüsse bekanntzugeben. So schaffen Sie Transparenz und können vielleicht auch diese neue Versammlungsform in Ihrem Verein etablieren.
Wichtig | Sind registerrelevante Beschlüsse gefasst worden, müssen Sie diese zur Eintragung ins Vereinsregister anmelden. Hier kann das Registergericht auch die schriftlichen Beschlüsse anfordern, um die Mehrheitsverhältnisse nachgewiesen zu bekommen. Achten Sie daher darauf, dass diese auch tatsächlich schriftlich erfolgt sind.
FAZIT | Was sich auf dem ersten Blick als Erleichterung darstellt, stellt für Vereine eine erhebliche organisatorische Herausforderung dar. Sie sollten dies aber auch zum Anlass nehmen, um diese neuen Formen in Ihrem Verein zu etablieren. Der Gesetzgeber bietet Ihnen die Möglichkeit der virtuellen Versammlung auf jeden Fall bis zum Ende des Jahres 2020. In § 8 des GesRuaCOVBekG ist aber auch geregelt, dass das Bundesministerium der Justiz diese Regelung bis zum 31.12.2021 verlängern kann, wenn das aufgrund fortbestehender Auswirkungen der Covid-19-Pandemie geboten erscheint. Außerdem können Sie die virtuelle Mitgliederversammlung auch über eine Satzungsänderung bzw. -klausel in Ihrem Verein einführen. Dann sind Sie nicht mehr an das GesRuaCOVBekG gebunden. |
