· Fachbeitrag · Hinweise und Gestaltungsmöglichkeiten
Verfahrensdokumentation für die eigene Steuerberatungskanzlei
von Günter Hässel, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsbeistand (RAK), 1. Vorsitzender von COLLEGA e. V.
| Das Wort „Verfahrensdokumentation“ ist negativ besetzt. Steuerberater sollten sich hiervon nicht abschrecken lassen, sondern ganz rasch erkennen, welche starken Geschäftsmodelle sich in diesem Bereich einfach und schnell erschließen lassen. |
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Zuerst die Pflicht: Jede Steuerberatungskanzlei muss für sich selbst eine Verfahrensdokumentation erstellen, um diese bei der nächsten Betriebsprüfung vorlegen zu können.
Danach kommt das Positive: Jeder Mandant muss über eine derartige Beschreibung seiner Geschäftsprozesse ebenfalls bei der nächsten Betriebsprüfung verfügen. Allein das Nichtvorliegen kann das Verwerfen der Buchführung nach sich ziehen. Niemand kann Mandanten bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation besser unterstützen als der steuerliche Berater. Er kann auf den Erfahrungen, die er mit der Erstellung seiner eigenen Verfahrensdokumentation gemacht hat, aufbauen. Das Geschäftsfeld Verfahrensdokumentation wird für viele steuerliche Berater ein starker Umsatzträger sein. Und das auf längere Zeit, weil manche Mandanten es zunächst ablehnen werden, sich hier beraten zu lassen. Das ist auch gut so, da die Kapazitäten nicht ausreichen, um alle sofort zu beraten.
Weitere erhebliche Vorteile sind immer Kosteneinsparungen durch rationellere Abläufe und damit eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Das Ziel sollte nicht nur die Beschreibung der bestehenden Prozesse sein, sondern in erster Linie deren Gestaltung. Unrunde, kostenintensive und schwerfällige Abläufe werden erkannt und umgestellt. Klare Strukturen tragen zu einem positiven Umfeld und zur Verbesserung des Betriebsklimas bei ‒ ein weiterer Nutzen.
Dieser Nutzen ergibt sich zunächst für die Kanzlei.
Bei Mandanten stellt er sich aber auch ein und führt zumindest zu einem Ausgleich, meist aber zu einer Überkompensation der Honorare, die für die Beratung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation entstehen. Im Übrigen kann diese Beratung durch staatliche Förderprogramme, wie zum Beispiel go-digital (https://www.dataone.de/ihr-weg-in-die-digitalisierung/foerderprogramm-go-digital), bezuschusst werden. Es spricht alles dafür, möglichst sofort mit der Umsetzung zu beginnen.
Nachfolgend werden Anregungen für eine Steuerberatungskanzlei vorgestellt, die auf den jeweiligen Einzelfall angepasst werden müssen.
Fest steht: Die Finanzverwaltung hat bei Betriebsprüfungen im Jahr 2015 (www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Monatsberichte/2016/10/Inhalte/Kapitel-3-Analysen/3-1-Ergebnisse-der-steuerlichen-Betriebspruefung-2015.html) Mehrergebnisse von 3,8 Mrd. EUR Körperschaftsteuer, 3,8 Mrd. EUR Gewerbesteuer, 2,4 Mrd. EUR Einkommensteuer und 2,0 Mrd. EUR Umsatzsteuer sowie 2,8 Mrd. EUR Zinsen (233a AO) erreicht. Das macht Appetit auf mehr. Das Mehr kann mit Verstößen gegen Formalien, wie einer fehlenden oder ungenügenden Verfahrensdokumentation, am leichtesten erreicht werden. Die Höhe der Zinsen mit rund 30 % der Steuernachzahlungen ist beachtlich.
1. Positiv ist: Jede Kanzlei hat bereits eine Art Verfahrensdokumentation
In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. In vielen Kanzleien sowie kleinen und mittleren Betrieben (KMU) sind sie oft nur mündlich erteilt oder es gibt nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen. Häufig haben sich Mitarbeiter selbst Arbeitsorganisationen geschaffen. Daher empfiehlt es sich immer, Mitarbeiter in die Überlegungen einzubeziehen. Sie sind es, die das sogenannte „implizierte Wissen“, das oft auch als „Erfahrungswissen“ bezeichnet wird, in ihren Köpfen gespeichert haben. Das in jedem Unternehmen vorhandene Wissen muss man zusammenfassen und zur Erstellung einer wirklichkeitsnahen Verfahrensdokumentation verwenden.
1.1 Verfahrensdokumentationen zur Beschreibung der Abläufe in der eigenen Kanzlei
Hier werden alle Prozesse der Bearbeitung des Rechnungswesens der Kanzlei beschrieben. Im Wesentlichen sind das im Bereich Rechnungswesen die Beschreibung der Kassenführung, die Erstellung und Verbuchung der Ausgangsrechnungen einschließlich der Buchung der Geldeingänge (Forderungsmanagement), die Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie die Buchung der Bankbewegungen. Hinzu kommt die Beschreibung der Abläufe bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Übernahme der Zahlen in die Finanzbuchführung. Die Festschreibung und Archivierung der Daten, die Abgabe der Steuererklärungen und eine Beschreibung des Datenschutzes und der Datensicherheit sind nach den GoBD in einer Verfahrensdokumentation ebenfalls zu beschreiben.
1.2 Verfahrensdokumentation zur Beschreibung der Abläufe für die Auftragsbearbeitung
Dieser Teil ist jeweils Bestandteil der Verfahrensdokumentationen der jeweiligen Mandanten.
Die Kanzlei beschreibt, wie sie zum Beispiel die Buchführung der Mandanten bearbeitet. Das ist natürlich aufgrund der unterschiedlichen Digitalisierung bei den einzelnen Mandanten sehr uneinheitlich. Vereinzelt haben Mandanten noch Papierkassenbücher oder schon elektronische Kassenbücher. Erfreulicher wird es, wenn eine elektronische Registrierkasse vorhanden ist und die Daten elektronisch in das Rechnungswesen übernommen werden können. Oft können und wollen Mandanten aber auch von der sogenannten offenen Ladenkasse nicht abweichen. Diese unterschiedlichen Gestaltungen bei den Mandanten führen zu unterschiedlichen Bearbeitungsabläufen in den Kanzleien und damit auch zu unterschiedlichen Beschreibungen der Verfahrensdokumentationen des jeweiligen Mandanten-Teils.
1.3 Das Ziel ist die Rationalisierung durch Vereinheitlichung
Richtig umgesetzt stellt das Verlangen der Finanzverwaltung, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen, für alle Kanzleien und ihre Mandanten eine große Chance dar. Durch die Beschäftigung mit dem Thema werden Strukturen und Zuständigkeiten durchdacht, Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht und schließlich schriftlich festgehalten.
Das Ziel muss es sein, für möglichst viele Mandanten einheitliche Bearbeitungsabläufe zu schaffen. Das bedeutet, dass der steuerliche Berater durch die Beeinflussung der Abläufe bei Mandanten deren und die Rationalisierung der Kanzlei zu beider Wohl und Nutzen verbessern kann.
Der Mehrfachnutzen ergibt sich daraus, bei der nächsten Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation vorlegen zu können und durch deren Erstellung erhebliche Einsparungen in vielen Bereichen zu erzielen.
Eine Verfahrensdokumentation muss aber „gelebt“ werden. Abweichungen zwischen der Beschreibung und den tatsächlichen Abläufen können nicht nur bei einer steuerlichen Betriebsprüfung zu erheblichen Nachteilen führen.
Vereinzelt werden Opportunitätsüberlegungen angestellt, in denen die Wahrscheinlichkeit und mögliche Höhe einer Zuschätzung mit den Kosten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verglichen werden.
Derartige Spekulationen sind gefährlich, da Steuernachholungen und Zinsen darauf sowie mögliche strafrechtliche Konsequenzen existenzgefährdend sein können.
2. Wesentliche Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Die Finanzverwaltung fordert unter anderem in GoBD Rz. 151 die Vorlage einer Verfahrensdokumentation, überlässt aber die Regelung der Einzelheiten dem Steuerpflichtigen: „Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.“
Weiter macht sie nach GoBD Rz. 179 bewusst keine allgemeingültigen Aussagen zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software und regelt in GoBD Rz. 180: „Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ‒ und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme ‒ werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt“.
Die Zielsetzung der Finanzverwaltung ist klar: Jede Kanzlei und jeder Unternehmer soll seine Verfahrensdokumentation erstellen. Ob sie als geeignet anerkannt wird, entscheidet der jeweilige Betriebsprüfer (vergleiche aber Tz. 5).
Schon bei Versendung der Prüfungsanordnung, spätestens aber bei Beginn der Betriebsprüfung wird nach der Verfahrensdokumentation gefragt. Das Fehlen (vergleiche aber Tz. 5.1.) einer Verfahrensdokumentation kann als formeller Mangel ausgelegt werden, der für sich alleine zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Die Folge können Zuschätzungen in teilweise beträchtlicher Höhe sein (oft wird bei Betriebsprüfungen unberechtigt zu Schätzungen übergegangen. Siehe Dirk Beyer in: NWB Heft 06/2018 Seite 356 „Abwehr von Schätzungen in der Betriebsprüfung und im Steuerstrafverfahren“).
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GoBD RZ. 152 Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.
GoBD Rz. 153 Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. |
Auch Belege, Unterlagen und Dokumente in Papierform sind in der Verfahrensdokumentation wie elektronische Dateien zu berücksichtigen (der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen [GoBD Rn. 141]).
Daraus lassen sich die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation bestimmen:
2.1 Allgemeine Beschreibung
- Beschreibung der Organisation des Unternehmens
- Beschreibung der Mitarbeiter-Verantwortlichkeiten, zum Beispiel für bestimmte Aufgaben
- Beschreibung der Mitarbeiter Tätigkeiten, zum Beispiel für bestimmte Aufgaben
Zusätzlich als Information für die Rationalisierung der Kanzlei zum Beispiel:
- Beschreibung von Verwaltungstätigkeiten, zum Beispiel des Sekretariats
- Beschreibung von unproduktiven Tätigkeiten, auch der Kanzleileitung
2.2 Anwenderdokumentation
- Bedienungsanleitung für sachgerechte Nutzung der eingesetzten EDV- bzw. IT-Systeme
2.3 Technische Dokumentation
- Beschreibung der EDV-Umgebung: Welche Software wird genutzt? Welche Hardware, Netzwerke, ASP- oder Cloud-Anwendungen sind im Einsatz? Wie arbeiten die einzelnen EDV-Bereiche (zum Beispiel Schnittstellen für Datenübertragungen) zusammen? Welche Datenstrukturen bestehen? Wie sind Datenschutz und Datensicherung organisiert?
2.4 Betriebsdokumentation
- Beschreibung der Belegorganisation und Einhaltung der Vorgaben der Softwareprogramme: Die Bereiche überschneiden sich. Da jeder Papierbeleg Auswirkungen auf die Inhalte eines oder mehrerer DV-Systeme haben kann, also Bestandteil eines Vorsystems sein kann, müssen auch die Abläufe der Vor- und Nebensysteme beschrieben werden. Die Darstellung muss Struktur, Aufbau und Ergebnisse aller EDV-Verfahren vollständig und schlüssig umfassen. Als DV-System im Sinne der GoBD gelten insbesondere das Hauptbuchführungssystem und die Vor- und Nebensysteme, zum Beispiel Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kassensysteme, Zahlungsverkehrssystem, Geldspielgeräte sowie die Behandlung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen (Fakturierprogramm). Sofern sie eingesetzt werden, sind außerdem die Vorsysteme Taxameter, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem zu berücksichtigen.
- Soweit Schnittstellen zwischen den Systemen bestehen, sind sie zu beschreiben. Bei der Beschreibung der Vorsysteme ist darauf zu achten, dass Veränderungen dokumentiert werden müssen (Versionierung). Protokolle über den Datenaustausch zwischen den Vorsystemen und dem Hauptsystem sind aufzubewahren, sodass bei einer Betriebsprüfung die Übereinstimmung der abgegebenen Daten des (Vor-)systems mit den empfangenen Daten des (Haupt-)systems überprüft werden kann.
2.5 Internes Kontrollsystem (IKS)
Das für jeden Unternehmer unverzichtbare interne Kontrollsystem muss im Rahmen der Verfahrensdokumentation ausdrücklich berücksichtigt werden. Nach dem Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23.5.16 (BStBl I 16, 490) kann es bei Berichtigungen zum Beispiel von Umsatzsteuervoranmeldungen von großer Bedeutung sein, ob „der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet (hat), das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient“: Nach dem Anwendungserlass kann das ein Indiz darstellen, „das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann“. Das IKS ist also unverzichtbar.
Und es ist gar nicht so kompliziert, wie es sich viele vorstellen. Die Formulierungen in der Verfahrensdokumentation und dem Internen Kontrollsystem ergänzen sich in vielen Bereichen. Um Doppelarbeit und Widersprüche zu vermeiden, wird daher empfohlen, bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation an das Interne Kontrollsystem (IKS) zu denken.
Die Finanzverwaltung spricht von einem innerbetrieblichen Kontrollsystem. Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) macht in PS 980 ein „Tax Compliance Management System (TCMS)“ daraus und gliedert das in sieben Grundelemente:
- Compliance-Kultur
- Compliance-Ziele
- Compliance-Organisation
- Compliance-Risiken
- Compliance-Programm
- Compliance-Kommunikation
- Compliance-Überwachung und -Verbesserung.
Unabhängig von der Bezeichnung meinen die genannten Begriffe eine Beschreibung der Regeln für die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien, aber auch von freiwilligen Vorgaben. Große Betriebe machen daraus teilweise einen Kult. Kleinere Kanzleien und Mandanten (KMU) praktizieren derartige Regelungen täglich und müssen sie zum Nachweis nur schriftlich festhalten.
Man sollte die Anforderung aber nicht unterschätzen: Ein Internes Kontrollsystem ist ein Muss.
3. Zeitrahmen der Einführung einer Verfahrensdokumentation
Jedenfalls seit dem Inkrafttreten der GoBD, das ist der 1.1.2015, muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Falsch sind vor allem im Internet verbreitete Hinweise auf Schonfristen bezüglich eines späteren Inkrafttretens.
Bei Betriebsprüfungen wird offenbar vereinzelt die Rechtsansicht vertreten, die Verpflichtung zur Vorlage einer Verfahrensdokumentation bestehe schon seit Inkrafttreten der GoBS (Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme [GoBS] vom 7.11.95, BStBl I, 738, in Kraft getreten am 14.12.95) am 14.12.1995 oder spätestens seit Inkrafttreten der GDPdU (Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen [GDPdU] vom 16.7.01, BStBl I, 415, in Kraft getreten am 1.1.02) am 1.1.2002. Auch im Hinblick auf die teilweise in sehr kleinen Schritten erfolgten Umstellungen der Buchführungen in den Betrieben wird man von einer generellen Verpflichtung nicht ausgehen können. In der Regel konnten und können die sachverständigen Betriebsprüfer ihre Prüfungen für die Prüfungszeiträume vor 2015 auch ohne die Vorlage einer Verfahrensdokumentation erledigen.
Aus einer Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation für die Zeit vor dem 1.1.2015 für den jeweiligen Unternehmer nachteilige Folgen anzunehmen, stellt nach hier vertretener Ansicht eine unzulässige rückwirkende Verschärfung dar. Denn der im Übrigen nur die Finanzverwaltung bindende Hinweis in GoBD Rz. 155, dass aufgrund „fehlender oder ungenügender Verfahrensdokumentation“ die Buchführung verworfen werden kann, ist erst am 1.1.2015 in Kraft getreten.
Daran ändert auch nichts, dass der Begriff „Verfahrensdokumentation“ in den GoBS (Vgl. Fußnote 7) mehrfach genannt wurde, da weder die Finanzverwaltung noch die Unternehmer und deren Berater beurteilen konnten, was hierunter zu verstehen ist. Noch viel weniger mussten Unternehmer und ihre Berater mit derart einschneidenden Folgen rechnen. Im Übrigen weiß derzeit niemand, was die Finanzverwaltung unter „ungenügender Verfahrensdokumentation“ im Einzelfall versteht.
Wie schwierig es ist, zu beurteilen, was eine „richtige Verfahrensdokumentation“ überhaupt sein soll, ergibt sich auch daraus, dass das augenblickliche Standardwerk, der Leitfaden „GoBD in der Praxis“ im November 2017 in der 15. Version erschienen ist (durchnummeriert von Version 1.1. bis 2.5.!! [Stefan Groß, Wolfgang Brand, Stefan Heinrich, Die GoBD in der Praxis ‒ Ein Leitfaden für die Unternehmenspraxis ‒ Version 2.5. vom 2.11.2017, Download: https://www.psp.eu/media/allgemein/gobd-leitfaden_die-gobd-in-der-praxis.pdf]).
Die Finanzverwaltung kann sich also nach der hier vertretenen Ansicht nur darauf berufen, dass grundsätzlich ab dem 1.1.2015 eine Verfahrensdokumentationen zu erstellen und vorzulegen ist.
Offenbar ergeben sich aus einer Nichtvorlage zumindest diese beiden Probleme:
- 1. Der jeweilige Betriebsprüfer kann nach GoBD, Rz. 155 darüber entscheiden (Ermessensentscheidung), ob er aufgrund einer „fehlenden oder ungenügenden Verfahrensdokumentation“ die Buchführung verwirft. In solchen Fällen wird von Sicherheitszuschlägen von 0,5 % bis 1 % und Zuschätzungen von 3 % bis 5 % berichtet. Unberechtigte Schätzung können und sollten angefochten werden (Vergleiche Beyer a. a. O. Fußnote 4).
- 2. Bei den ab 1.1.2018 möglichen „Kassen-Nachschauen“ wird offenbar mit als Erstes die Vorlage einer Verfahrensdokumentation verlangt. Also sollte man sie zumindest für die Kassenführung, besser jedoch vollständig für das ganze Rechnungswesen, vorlegen können. Eine sehr wahrscheinliche Folge einer Nichtvorlage bei Kassennachschauen ist der Übergang zur normalen Außenprüfung.
4. Regelfall: Es liegt keine vollständige schriftliche Verfahrensdokumentation vor ‒ was tun?
Schriftliche Verfahrensdokumentationen dürften, wie viele Gespräche mit Steuerberatern und zum Teil deren Mandanten ergeben haben, nicht so häufig vorhanden sein. Aber ‒ wie oben schon erwähnt ‒ haben alle Kanzleien und Unternehmen recht gut funktionierende Organisationsformen, auch wenn diese nur mündlich oder nur teilweise schriftlich geregelt sind. Die Betriebe würden ohne diese Regelungen nicht existieren können und vor allem keine ausreichenden Gewinne abwerfen.
Handlungsempfehlungen:
- Im Fall einer Betriebsprüfung sollte man nicht unbedacht davon ausgehen, es gäbe keine Verfahrensdokumentation.
- Zur Vorbereitung auf die nächste Betriebsprüfung sollten insbesondere bargeldintensive Betriebe möglichst rasch mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation beginnen.
Bei Neugründungen kann sich die Verfahrensdokumentation aus den geplanten Abläufen ergeben, also im Wesentlichen aus der Beschreibung der vorgesehenen Prozesse und Organisationsstrukturen. Sofern ein Businessplan erstellt wurde, findet man dort wertvolle Anhaltspunkte.
Bei bereits bestehenden Betrieben nutzt man, wie erwähnt, alle vorhandenen Regelungen. Alle Regelungen deshalb, weil eventuelle Widersprüche erkannt und bereinigt werden müssen.
Es dürfte zielführend sein, möglichst umgehend mit der Erstellung eines ersten Entwurfs der Verfahrensdokumentation anhand der aktuellen Abläufe zu beginnen. Vorhandene Beschreibungen (vergleiche auch Tz. 1), die als Basis dienen können, findet man zum Beispiel hier:
- 1. Vorhandene schriftliche Arbeits- und Organisationsanweisungen (in manchem nicht beachteten Ordner mit derartigen Dokumenten findet man frühere Regelungen, an die man gar nicht mehr gedacht hat, die aber im Unternehmen immer noch gültig sind),
- 2. Niederschrift aller mündlich erteilten und im Unternehmen „gelebten“ Organisationsanweisungen,
- 3. von Mitarbeitern individuell erzeugte Notizen über Betriebsabläufe ‒ zum Beispiel als Arbeitshilfe für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen,
- 4. Niederschriften über besondere Arbeitsabläufe,
- 5. Beiziehung von EDV-Programmbeschreibungen,
- 6. Beiziehung von EDV-Bedienungsanleitungen, zum Beispiel zum Ablauf der Datensicherung,
- 7. Beiziehung der allgemeinen Sicherheitsrichtlinien und des EDV-Sicherheitskonzepts.
Diese Liste wird je nach Kanzlei kürzer oder länger sein. Wichtig ist, dass sie vollständig ist und dass am Ende vor allem keine widersprüchlichen Anweisung oder Beschreibungen vorhanden sind.
Aus diesen Dokumenten erstellt man einen ersten, wohl noch unvollständigen Entwurf einer Verfahrensdokumentation. Wenn sich während dieser Entwicklung einer Verfahrensdokumentation eine Kassen-Nachschau oder eine Betriebsprüfung anmeldet, steht man nicht mit leeren Händen da.
Der jeweilige Entwurf aus vielen Einzelteilen muss bereinigt und ergänzt werden, um dem von der Finanzverwaltung geforderten Umfang einer Verfahrensdokumentation zu entsprechen. Das Finanzamt interessiert sich nur für sogenannte „steuerrelevante“ Daten. Hierunter fallen alle Prozessbeschreibungen, vor allem im Bereich Rechnungswesen. Der bei Tz. 1 beschriebene Doppelnutzen ergibt sich durch die Schaffung klarer Strukturen und die Vermeidung von unwirtschaftlichen oder sich widersprechenden Darstellungen.
Hierbei muss man beachten, dass nach GoBD Rz. 154 verlangt wird, die Verfahrensdokumentation bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten, vergleiche unten Tz. 6.
Exkurs mit Hinweis auf den Zusatznutzen
Sehr oft trifft man in Kanzleien ganz individuelle Ablaufbeschreibungen für bestimmte Mandanten an. Oft sind die Bedenken, Mandanten würden eine Änderung ablehnen, unzutreffend. Kein Mandant verschließt sich Vereinfachungen und Verbesserungen. Man muss es ihm nur erklären. Die bei derartigen Gesprächen zu erwartende Honorarfrage sollte man positiv nutzen, indem man den Mandanten an den Einsparungen des Steuerberaters beteiligt.
Zum Beispiel lässt sich eine Buchführung aufgrund der Rationalisierung in einer (neuer Stundensatz 75 EUR [Angenommene Stundensätze zur Verdeutlichung des Beispiels]) statt bisher zwei Stunden (Stundensatz 50 EUR) erledigen. Zunächst profitiert der Mandant dadurch, dass er künftig 75 EUR statt 100 EUR bezahlen muss. Der Steuerberater konnte seinen Stundensatz um 50 % erhöhen. Weiter profitiert der Mandant zusätzlich aus einer Reihe bei ihm eintretender Rationalisierungen. Der Steuerberater gewinnt neben der Erhöhung seines Stundenhonorars eine Stunde Zeit, die er anderweitig verkaufen kann.
Mitarbeiter freuen sich über eine Aufwertung ihrer Arbeitsgebiete, zum Beispiel dadurch, dass sie anstelle von Kopieren und Ablegen von Papier künftig ein Dokumenten-Management-System (DMS) nutzen. Außerdem bietet sich das Heranführen der Mitarbeiter an betriebswirtschaftliche Beratungen der Mandanten an. Das schafft neben der oben ersichtlichen Erhöhung des Stundensatzes weiteren Spielraum für Umsatzsteigerungen und damit auch für Gehaltserhöhungen.
Kanzleien, die diese Möglichkeiten erkannt haben und nutzen, sehen dem allenthalben prognostizierten Wegfall von Buchführungsarbeiten gelassen entgegen. Das aus der Beratungspraxis entnommene Beispiel ist als Denkanstoß zu verstehen.
5. Das Fehlen der Verfahrensdokumentation oder formelle Mängel mit sachlichem Gewicht
Die GoBS wurden von der Wirtschaft (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. [AWV], http://www.awv-net.de) erstellt und von der Finanzverwaltung (Schreiben des BMF an die obersten Finanzbehörden der Länder vom 7.11.95, IV A 8 - S 0316 - 52/95, BStBl 95 I, 738 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme [GoBS]) übernommen. Die Wirtschaft hat dort im Jahr 1995 den Begriff „Verfahrensdokumentation“ maßgeblich geprägt und in GoBS in Tz. 6.1. beschrieben: „Wie die erforderliche Verfahrensdokumentation formal gestaltet und technisch geführt wird, kann der Buchführungspflichtige individuell entscheiden. Die jeweilige Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten aber verständlich sein“. Fast zwanzig Jahre später hat die Finanzverwaltung das dann in den GoBD so formuliert:
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GoBD Rz. 155 Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. |
Daraus kann man folgern:
- 1. Wie bei Tz. 1 dargelegt, liegt immer eine Art Verfahrensdokumentation vor. Der Begriff „Fehlen“ kann sich also nur darauf beziehen, dass keine schriftliche Verfahrensdokumentation vorliegt. Wenn hierdurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist, liegt kein formeller Mangel vor. Dieses Argument wird natürlich bei zunehmender Digitalisierung immer schwächer.
- Die Entscheidung liegt beim jeweiligen Betriebsprüfer. Es wird von einfacheren Fällen berichtet, in denen dem Prüfer die Abläufe mündlich erklärt wurden, sodass er seine Prüfung in angemessener Zeit durchführen konnte. Hier verblieb es dann aber bei dem Hinweis, dass bei der nächsten Prüfung eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorgelegt werden muss.
- Ein derartiger Hinweis sollte unbedingt beachtet werden, um künftige steuerliche Nachteile zu vermeiden.
- 2. Bei dem Vorwurf, eine Verfahrensdokumentation sei ungenügend, wird man darüber befinden müssen, ob sie ‒ gegebenenfalls zusammen mit ergänzenden Erläuterungen ‒ objektiv doch noch ausreicht.
- 3. Selbst wenn man nach bestem eigenem Ermessen eine „genügende“ Verfahrensdokumentation erstellt hat, kann es vorkommen, dass der Betriebsprüfer diese als ungenügend bezeichnet und als Folge die Buchführung verwerfen möchte.
- 4. Die subjektive Entscheidung des jeweiligen Betriebsprüfers, eine Buchführung zu verwerfen, kann zusammen mit den daraus entstehenden steuerlichen Folgen durch Finanzgerichte nachgeprüft werden, sofern eine Einigung nicht möglich ist. Beyer (Vergleiche Fußnote 4) weist darauf hin, dass ein Teil der Rechtsprechung Schätzungen immer kritischer beleuchtet.
- 5. Es darf nicht zur Regel werden, dass alleine deshalb die Buchführung verworfen wird, weil keine Verfahrensdokumentation vorliegt. Voraussetzung hierfür ist nach GoBD Rz. 155 ausdrücklich, dass die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit wegen des Fehlens beeinträchtigt ist.
- 6. Alle müssen lernen, wo die Grenzen liegen. Es wird beklagt, dass die Finanzverwaltung keine klaren Vorgaben gemacht hat. Das kann natürlich ein Argument sein, wenn Jahre nach dem Inkrafttreten besserwisserisch unangemessene Anforderungen gestellt werden sollten. Unternehmer und ihre Berater sollten aber vor allem die Chancen erkennen, ihre Verfahrensdokumentationen vorrangig nach ihrem betriebswirtschaftlichen Bedarf, allerdings unter Beachtung der steuerlichen Vorgaben, zu gestalten.
6. Rückwirkende Erstellung und Versionierung einer Verfahrensdokumentation
Wenn bisher keine schriftliche Verfahrensdokumentation vorliegt, muss man rasch handeln. Wie erwähnt, kann man wohl mit der aktuellen Version beginnen. Es werden also die Prozessabläufe, wie sie zum Zeitpunkt der Erstellung der Verfahrensdokumentation gegeben sind, beschrieben.
In GoBD Rz. 154 wird verlangt, dass bei Sachverhaltsänderungen jeweils neue Versionen zu erstellen sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten ist.
Für die Zukunft bedeutet das, dass man sich einen Erinnerungstermin (zum Beispiel nach 6 oder längstens nach 12 Monaten, vergleiche auch Tz. 7) vormerkt, zu dem die bisherige Version überprüft und gegebenenfalls durch eine neue ersetzt wird. Hierbei handelt es sich immer um eine Vollversion, die alle Änderungen enthält. Die bisherige Version muss, versehen mit dem Gültigkeitsdatum, aufbewahrt werden.
Man kann sich nun entscheiden, für die Vergangenheit keine eigene Version zu erstellen. Das wäre vorstellbar, wenn keine bedeutenden Änderungen vorliegen und daher die aktuelle Version auch für die Zeit ab dem 1.1.2015 verwendet werden kann. Oder man ergänzt die aktuelle Version an den entscheidenden Stellen durch Gedächtnisprotokolle, aus denen sich die Abweichungen ergeben.
Bei einer Erstellung für die Vergangenheit handelt es sich um eine rückwirkende Darstellung. Sollte hierin ein formeller Mangel im Sinne von GoBD Rz. 155 gesehen werden (Gegenargumente siehe oben bei 4), kann dieser grundsätzlich nicht rückwirkend behoben werden (Kupfer in: BBP 11/2015 Seite 285). Dieser sehr formalen Rechtsansicht muss man entgegenhalten, dass wohl die Mehrheit der KMU und ihre Berater bisher keine formell richtige, schriftliche Verfahrensdokumentation erstellt hat. Sollen alle sanktioniert werden oder erkennt man es an, dass überhaupt etwas geschieht ‒ wenn auch rückwirkend?
Ob es eine unbillige Härte darstellt, dass der gerade geprüfte Steuerpflichtige die Folgen einer von der überwiegenden Mehrheit der Unternehmer durch Nichtbeachtung abgelehnten Regelung tragen muss, während die Mehrheit der nicht geprüften Unternehmen verschont bleibt, mag dahinstehen. Den Grundsätzen der Gleichheit vor dem Gesetz (Artikel 3 Grundgesetz) und der Gleichmäßigkeit der Besteuerung dürfte dies aber wohl widersprechen. Nochmals ‒ und bei allem Verständnis für das Durchsetzungsbestreben der Finanzverwaltung: Man muss das rechte Maß finden.
7. Die Verfahrensdokumentation muss wahr sein
Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151 Satz 3).
Vor allem muss die Verfahrensdokumentation wahr sein. Es wäre ein großer Fehler, wenn dort Prozesse anders beschrieben sind als sie in der Praxis ablaufen. Der Prüfer würde in einem solchen Fall wohl zu Recht einwenden können, dass er durch derartige Falschinformationen in seiner Prüfung behindert wurde.
Daher sollte in zunächst kurzen Zeitabschnitten nach der erstmaligen Einführung der Verfahrensdokumentation überprüft werden, ob alles tatsächlich so abläuft, wie es beschrieben wurde.
Wenn nein, gibt es zwei Möglichkeiten:
- 1. Die Abläufe werden an die Beschreibungen angepasst. Schließlich hat man sich ja bei der Erstformulierung etwas gedacht und auch vorgenommen.
- 2. Die Verfahrensdokumentation wird an die tatsächlichen Abläufe angepasst, weil man inzwischen bessere Erkenntnisse hat. Grundsätzlich muss dann aber eine neue Version erstellt werden.
Die Überprüfungsintervalle können nach der Einführungszeit verlängert werden (vergleiche auch Tz. 6).
8. Verfahrensdokumentation auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Zielpersonen sind alle Unternehmen, also auch Unternehmen, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG, also durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung leitet sich das aus dem Titel des § 145 AO „Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen“ ab. Aufzeichnungen hat nur der Überschussrechner. Der Begriff Aufzeichnungen kommt in den GoBD 90-mal vor. Daher haben auch Überschussrechner eine Verfahrensdokumentation vorzulegen.
Überschussrechner haben außerdem wie jeder andere Unternehmer die umfangreichen Aufzeichnungen nach § 22 UStG zu erstellen.
9. Kanzleibereich
Grob unterteilt werden kann die Verfahrensdokumentation für die eigene Steuerberatungskanzlei in zwei Bereiche: Der erste Bereich befasst sich mit der Kanzlei selbst und der zweite Bereich mit den Mandanten.
9.1 Die Kanzleidaten
Alle Kanzleidaten werden in der Anlage, Tz. 1.6 (siehe Seite 28) eingetragen. Diese Tabelle enthält viele Felder, was für den Kanzleiinhaber den Vorteil hat, dass man alle Kanzleidaten an einer Stelle rasch findet. Die Liste kann für die Verfahrensdokumentation auf die mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder reduziert werden.
9.2 Zuständigkeiten
In der Tabelle Anlage Tz. 1.7 werden die Zuständigkeiten der in der Kanzlei tätigen Personen mit Gültigkeitsdatum festgehalten.
Einerseits geht es darum, wer für die Bearbeitung der kanzleieigenen Daten zuständig ist. Andererseits müssen die Zuständigkeiten der Mitarbeiter für die Bearbeitung der Mandantendaten geregelt werden. Erste Erfahrungen zeigen, dass es durchaus Sinn macht, hier alte Zöpfe abzuschneiden.
So kann man überlegen, ob zum Beispiel ein Mitarbeiter für alle Bereiche eines Mandanten zuständig sein soll. Eine Trennung der Bereiche Finanzbuchführung und Erstellung von Jahresabschlüssen würde aufgrund des Vieraugenprinzips zu einer deutlichen Qualitätsverbesserung führen. Umfassend ausgebildete Mitarbeiter sehen in einer derartigen Umstellung eine interessante Aufwertung, wenn die Umstellung wechselweise erfolgt, also ein Mitarbeiter nicht die Jahresabschlüsse der von ihm betreuten Buchführungsmandanten erstellt, sondern die von Buchführungsmandanten eines Kollegen und umgekehrt.
PRAXISTIPP | Auch dieses Beispiel zeigt, dass man bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nicht einfach bestehende Abläufe aufschreiben, sondern nach möglichen Verbesserungen suchen sollte. Fragen dieser Art werden zunehmend bedeutender. |
9.3 Kanzleikasse abschaffen
Je nach Lage und Struktur der jeweiligen Kanzlei bezahlen keine oder sehr wenige Mandanten die Honorare in bar. Letztere zur bargeldlosen Begleichung der Honorare (z. B. durch SEPA-Lastschrift) zu bringen, würde zu einem erheblichen Rationalisierungseffekt der Kanzlei führen.
Die meisten Ausgaben der Kanzlei werden ohnehin bargeldlos abgewickelt. Für die wenigen verbliebenen Barausgaben kann man zum Beispiel die Bezahlung mit EC-Karte oder ein anderes bargeldloses Zahlungsmedium einführen. Die danach noch verbleibenden ganz wenigen Fälle lassen sich durch Verauslagung und sofortige oder turnusmäßige Erstattung auch bargeldlos abwickeln.
Die ungeliebte, oft fehlerbehaftete und zeitaufwendige Führung einer Kasse erübrigt sich und keiner weint ihr nach. Muster für eine Beschreibung in der Verfahrensdokumentation findet man in der Anlage unter Tz. 2.1.
Die Kanzleikasse könnte also abgeschafft werden.
9.3.1 Wer führt die Kasse?
Wenn es dennoch nicht gelingt, die Kanzleikasse abzuschaffen, muss man die für die Kassenführung zuständige Person benennen. Anstatt bestimmte Namen anzuführen, kann die Bezeichnung einer Funktion wie „Mitarbeiter Kassenführung“ vorzuziehen sein.
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9.3.2 Wann wird die Kasse geführt?
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Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. |
Täglich heißt zumindest zum Ende eines Geschäftstags (Arbeitstags), wenn überhaupt Kassenbewegungen vorgekommen sind. Zulässig ist es sicherlich, die Eintragungen in das Kassenbuch am nächsten Tag sofort nach der Kanzleiöffnung abzuschließen.
Eine knappe Beschreibung mit dem Zusatz „spätestens“ kann erwogen werden.
„Sofern Kassenbewegungen vorgekommen sind, wird die Kasse zum Ende eines jeden Geschäftstags (oder Arbeitstags) oder spätestens am nächsten Tag bei Kanzleiöffnung abgeschlossen.“
PRAXISTIPP | Um Fehler zu vermeiden: Die Finanzverwaltung kann mit ihren Prüfprogrammen feststellen, zu welchem Zeitpunkt eine Eintragung in das elektronische Kassenbuch erfolgte. Sie sieht es also auch, wenn die Kasse an einem späteren Tag (zum Beispiel am Wochenende für die ganze Woche) bearbeitet wurde. Die Kasse ist nach § 146 Abs. 1 Satz 2 täglich zu führen. Das heißt, es muss an jedem Tag mit Kassenbewegungen ein Kassenabschluss mit Kassensturz (siehe Tz. 1.3.) erfolgen. Die Kasseneintragungen müssen laufend festgeschrieben werden. Wenn das nicht beachtet wird, kann der Betriebsprüfer die Einnahmen schätzen. |
9.3.3 Wie wird die Kasse geführt?
Alle Bareinnahmen und Barausgaben werden anhand der Belege geordnet und zeitgerecht, das heißt am Tag der Vereinnahmung oder Verausgabung in das Kassenbuch eingetragen. Wenn ein Beleg ein hiervon abweichendes Datum trägt, wird das Zahldatum auf dem Beleg handschriftlich vermerkt:
Zum Beispiel „bezahlt am“ ‒ hierbei ist darauf zu achten, dass die Originaltexte des Belegs lesbar bleiben.
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Ein Unternehmer verauslagt Gelder aus seinem privaten Portemonnaie. Die Beträge werden an einem späteren Tag aus der Kasse erstattet. Diese Beträge werden erst an dem Tag in das Kassenbuch eingetragen, an dem das Geld aus der Kasse entnommen wird. |
Es werden alle Belege eingetragen (Vollständigkeit), jeder Geldverkehr wird einzeln eingetragen (Einzelaufzeichnungspflicht), es werden die richtigen Beträge eingetragen. Es wird ein erläuternder eindeutiger Text im Kassenbuch erfasst. Bei Privatentnahmen genügt als Text „privat“. Bei größeren oder häufig vorkommenden Privateinlagen muss zum Beispiel auf dem Eigenbeleg vermerkt werden, woher das Geld stammt, um zu vermeiden, dass bei einer Betriebsprüfung der Verdacht aufkommt, die Privateinlagen seien in Wirklichkeit unterdrückte Betriebseinnahmen.
Soweit keine Fremdbelege vorliegen, werden Eigenbelege erzeugt. Die Vorschrift „keine Buchung ohne Beleg“ wird sehr eng ausgelegt.
Sofern das Kassenprogramm dies nicht automatisch erledigt, werden alle Eintragungen in das Kassenbuch mit einer fortlaufenden Nummer versehen. Diese wird handschriftlich auf jedem Beleg in der oberen rechten Ecke vermerkt.
9.3.4 Wo wird die Kasse geführt?
Der Ort der Kassenführung ist regelmäßig der Raum in der Kanzlei, in dem sich die Kasse mit dem Inhalt des Geldes befindet.
9.3.5 Kassensturz/Zählprotokoll
Am Ende eines jeden Tags, an dem betriebliche Einnahmen oder Ausgaben vorgekommen sind, wird die Kasse abgestimmt: Es wird im Kassenbuch der rechnerische Kassenbestand errechnet oder bei einem elektronischen Kassenbuch/einer Registrierkasse vom Programm angezeigt. Danach wird der tatsächlich vorhandene Bestand an Bargeld gezählt (Kassensturz) und in ein Kassenzählprotokoll (siehe Anlage Tz. 2.5.) eingetragen. Wenn keine Fehler vorgekommen sind, stimmen beide Bestände überein.
Das Kassenzählprotokoll wird handschriftlich mit Datum versehen, abgezeichnet und zusammen mit den Kassenbelegen des Tags aufbewahrt.
PRAXISTIPP | Die Kassenzählprotokolle sind äußerst wichtige Dokumente. Wenn sie lückenlos vorliegen, dienen sie als Nachweis, dass die Kasse täglich geführt und abgestimmt wurde. Fehler in der Kassenführung ‒ Zahlendreher statt 27 wurde 72 eingetragen, die Eintragung eines Belegs wurde vergessen, es liegt ein Schreib- oder Rechenfehler vor ‒ werden beim Kassensturz offenbar, weil die Bestände eben nicht übereinstimmen. Nach der Beseitigung aller Fehler „stimmt“ die Kasse.
Der Bundesfinanzhof (BFH 16.12.16, X B 41/16 Rn. 26) geht derzeit davon aus, dass ein Zählprotokoll „neben einem Kassenbericht“ nicht gefordert wird.
Die Finanzverwaltung bezieht sich auf den Beschluss des BFH vom 16.12.16, ergänzt das aber sofort durch den Hinweis, dass das Zählprotokoll den Nachweis des tatsächlichen Auszählens erleichtert. Daher ist zu empfehlen, ein Zählprotokoll zu erstellen (Beweisvorsorge).
Im Übrigen: Bei dieser Entscheidung des BFH handelt es sich um einen Beschluss in einem Verfahren über die Aussetzung der Vollziehung. Eine andere Entscheidung in einem Hauptverfahren ist durchaus möglich. Außerdem ging es um die Frage, ob das Zählprotokoll neben einem Kassenbericht, bei dem das Zählen der vorhandenen Gelder obligatorisch ist, erstellt werden muss. Die Entscheidung betrifft also nicht Kassensysteme wie Kassenbücher oder Registrierkassen. |
Wovon reden wir? Bei der Ermittlung des Kassenbestands muss immer ein Stück Papier (siehe Anlage Tz. 2.5.) oder eine EDV-Tabelle benutzt werden, um den Zählbestand zu errechnen. Es geht also nur darum, dieses ohnehin benötigte Papier (oder Datei) aufzubewahren oder die Tabelle (zum Beispiel Excel) auszudrucken und aufzubewahren!
9.3.6 Die Einzelaufzeichnungspflicht
Es besteht grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht, die Erleichterungen nach § 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO gelten sicher nicht für Steuerberatungskanzleien.
9.3.7 Die offene Ladenkasse/der Kassenbericht/das Zählprotokoll
Grundsätzlich ist eine offene Ladenkasse zulässig, sie kommt aber für Steuerberatungskanzleien nicht in Betracht.
9.4 Bank
Die Bankauszüge müssen lückenlos und geordnet aufbewahrt und einem Betriebsprüfer vorgelegt werden. Sie kommen vor
- als Bankauszüge jeweils einzeln ‒ nach jeder Auszugsnummer ein neues Blatt (sehr selten)
- als sehr viele fortlaufende Blätter, wobei sich die Anzahl nach den Intervallen der Ausdrucke richtet
- in Form von elektronischen Dateien und zusätzlichen Papierausdrucken
- in ausschließlich elektronischer Form.
Der Vorteil der Elektronik ist, dass der Kontoinhaber sich täglich über eines der angebotenen Elektronik-Banking Programme auch mehrmals täglich im Rhythmus 7/24 (7 Tage, 24 Stunden) informieren kann.
Die tägliche Pflege der Bankkonten steigert den Ertrag ‒ sie trägt also maßgeblich zur gewinnbringenden Unternehmensführung bei.
Nachteile der Umstellung auf papierarme oder papierlose elektronische Verwaltung der Bankauszüge können vor allem darin bestehen, dass Unternehmer sich nicht täglich (zum Beispiel am Computer) über ihre Bankbewegungen informieren und daher wesentliche Informationen nicht rechtzeitig erhalten.
9.5 Eingangsrechnungen
Die Finanzverwaltung verlangt, dass Eingangsrechnungen vor Verlust geschützt werden. Vor allem soll sichergestellt sein, dass Eingangsrechnungen nicht nachträglich verändert oder vernichtet werden, um hierdurch eine abweichende steuerliche Gestaltung zu ermöglichen.
Für Unternehmer kann es durchaus von Vorteil sein, Informationen aus Eingangsrechnungen zur Gewinnoptimierung zu nutzen. So kann zum Beispiel mit Lieferanten unter Hinweis auf die Einkaufsmengen bestimmter Artikel (zum Beispiel im abgelaufenen Jahr) über zusätzliche Boni oder günstigere Preisstaffeln verhandelt werden. Jeder Euro Ermäßigung wirkt sich unmittelbar gewinnerhöhend aus.
9.6 Ausgangsrechnungen
Häufiger als man annehmen möchte, erstellen Unternehmer ihre Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungs- oder Tabellenorganisationsprogramm. Sofern nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben wird, ist es nicht zu beanstanden, wenn das Doppel (Rechnungskopie) der versendeten Rechnung nur als Papierdokument aufbewahrt wird. Werden die Dateien der Rechnungen jedoch in elektronischer Form aufbewahrt, ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig (GoBD Rz. 120). Und hier ergibt sich das Problem, dass die mit einem Text- oder Tabellenorganisationsprogramm erstellten Dateien nachträglich, ohne dass man das feststellen kann, geändert werden können. Das widerspricht der Forderung nach GoBD Rz. 107 ff., wonach spätere Änderungen ausschließlich so vorzunehmen sind, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben.
Wohl alle Kanzleiverwaltungsprogramme bieten revisionssichere und damit auch nach GoBD zulässige Fakturierprogramme an. Diese Programme sind je nach Hersteller oft auch für freiberuflich tätige Mandanten oder kleinere Handwerksbetriebe nutzbar. Im Rahmen vieler Organisationsprogramme für Handwerker werden teilweise sehr gute auf die jeweilige Branche zugeschnittene Fakturierprogramme angeboten.
Anstelle aufwendiger Beschreibungen der Programme in der Verfahrensdokumentation bietet es sich an und wird von der Finanzverwaltung insbesondere im Bereich Kassenprogramme gefordert, die vollständigen Programmbeschreibungen der Hersteller als Anhang an die Verfahrensdokumentation anzuhängen.
9.7 Datenschutz und Datensicherheit
Die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Die konkrete Ausgestaltung der Beschreibung ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems (GoBD Rz. 106).
Sofern für die Kanzlei oder den Mandantenbetrieb ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, kann man auf das von ihm erstellte Datensicherheitskonzept verweisen. Andernfalls muss in die Verfahrensdokumentation eine Passage aufgenommen werden, in der die Datensicherungsmaßnahmen beschrieben werden.
10. Mandantenbereich
10.1 Übergabe der Belege an den Steuerberater
Der Prozess der Übergabe der Belege (wöchentlich, monatlich, viertel-, halb- oder jährlich oder in anderen Intervallen) wird in den Modulen der Verfahrensdokumentation „Pendelordner“ beschrieben. Auch hier sind die Mustervorlagen an den tatsächlichen Ablauf anzupassen.
10.2 Übernahme der elektronischen Daten durch den Steuerberater
Immer häufiger nutzen Mandanten nicht die Papier-, sondern die elektronische Form zur Erstellung und Aufbewahrung von Belegen und Daten. In der weit überwiegenden Zahl der Fälle wird der Steuerberater durch den Mandanten ermächtigt, diese Daten elektronisch abzurufen und zu verarbeiten.
10.3 Mischformen der Daten
Wenn Daten in Papierform und als elektronische Dateien vorliegen, müssen in der jeweiligen Verfahrensdokumentation die unterschiedlichen Ausgangslagen dargestellt werden.
10.4 Prozess Erstellen und Bearbeiten der Mandantenbuchführung in der Steuerkanzlei
Für die Arbeitsabläufe (Prozesse) „Erstellen der Mandantenbuchführung“ wählt der steuerliche Berater aus den vorgelegten Mustervorlagen (oder bei vorhandener Zertifizierung aus den dort vorhandenen Prozessbeschreibungen) die zutreffende aus und passt sie an den tatsächlichen Geschehensablauf an.
Beachten Sie | Die AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage geht in Tz. 4.3.8. [3], [4], [5] und [6] auch davon aus, dass die Verarbeitung Belege durch Dritte, z. B. den Steuerberater, beschrieben werden muss.
10.5 Prozess Erstellen und Bearbeiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mandanten
Für die Arbeitsabläufe (Prozesse) „Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnung“ wählt der steuerliche Berater aus den vorgelegten Mustervorlagen (oder bei vorhandener Zertifizierung aus den dort vorhandenen Prozessbeschreibungen) die zutreffende aus und passt sie an den tatsächlichen Geschehensablauf an.
10.6 Knappe Beschreibung der einzelnen Schritte
Durch knappe Beschreibung bleibt der in der Praxis benötigte Spielraum für kleinere Abweichungen, die bei der laufenden Bearbeitung eintreten können. Trotzdem ist darauf zu achten, dass nur bei Befolgung der Beschreibung die Ordnungsmäßigkeit gewahrt bleibt.
10.7 Verfahrensdokumentation
Der steuerliche Berater analysiert zusammen mit seinen Mandanten die tatsächlichen Abläufe und berät sie bei Erstellung der Verfahrensdokumentation unter weitgehender Verwendung der Mustervorlagen.
