03.06.2008 | Praxistipp des Monats

Verbesserter Telefonservice kommt gut an!

von ZMV Jutta Barsch, Praxis Dr. Ulf Barsch, Bietigheim-Bissingen

In unserer Praxis hatten wir das Problem, wenn alle beschäftigt waren und unsere Auszubildende Schule hatte, dass es am Telefon immer wieder zu „Engpässen“ kam. Es konnte nicht sofort jeder Anruf angenommen werden. Uns war dies äußerst unangenehm, denn unsere Patienten dachten, wir seien nicht da! Um dies zu ändern, überlegten wir, ob wir unseren Anrufbeantworter nicht neu besprechen könnten. Mit unserer jetzigen Telefonanlage war es aber technisch nicht möglich, zwei verschiedene Texte aufzusprechen, da Anrufbeantworter und Telefon ein Gerät sind.  

Es folgte eine Beratung bei der Telekom und ein Außendienstmitarbeiter stellte uns eine neue Telefonanlage vor. Eine High-Tech-Anlage, aber für unsere Zwecke doch zu groß. Über die Kosten von 1.800 Euro haben wir uns nur gewundert. Was tun? Da mein Chef technisch begabt ist und so manche EDV- und Telefonprobleme schon gelöst hat, hat er unsere Telefonanlage selbst erweitert. Er hat eine neue ISDN-Anlage sowie einen externen zweiten Anrufbeantworter gekauft und entsprechend installiert.  

Wenn nun ein Patient anruft und wir nicht persönlich den Anruf entgegennehmen können, schaltet sich der zweite externe Anrufbeantworter ein mit der Ansage, dass alle beschäftigt sind und wir momentan seinen Anruf nicht entgegennehmen können. Dieses Gerät ist unabhängig vom Anrufbeantworter mit unseren Sprechzeiten. Wenn auch gerade ein Gespräch angenommen worden ist und der nächste Patient anruft, kommt nicht das Besetzt-Zeichen, sondern auch dieser Anruf landet auf unserem zweiten externen Anrufbeantworter. Wir sind somit immer telefonisch erreichbar.