· Fachbeitrag · Sprechstundenorganisation
Die funktionierende Terminpraxis: So gelingt das Feintuning
von Dr. Dr. med. Peter Schlüter, Reilingen, www.vital-arzt-praxis.de
| Nach letzten Hilfestellungen konnten Sie mit der Festlegung der ersten Termine in Ihrer neuen Terminpraxis beginnen. Doch im Anschluss an die Einführung eines neuen Terminsystems bedarf es meistens noch einer gewissen Zeit, in der Sie regelmäßig an den „Feineinstellungen“ arbeiten müssen. Worauf Sie dabei besonders achten sollten, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag. |
Wie gut gelingt Ihnen die langfristige Terminplanung?
Die Terminplanung dient der Steuerung von Angebot und Nachfrage. Steuern ist jedoch nur möglich, wenn Freiräume für nicht planbare Fälle bleiben. Wie verhindern Sie also, dass heute schon keine Termine mehr frei sind für die kommenden Wochen?
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Vergeben Sie Termine zunächst so, dass in drei Wochen noch drei Termine pro Stunde (bzw. Sprechstundenblock) nicht vergeben werden, in zwei Wochen jeweils noch zwei Termine unbesetzt bleiben und in einer Woche jeweils nur noch einer. Ein solches Verfahren sollte mit der Zeit natürlich praxisspezifisch angepasst werden - am besten in der Praxiskonferenz. Hier muss bestimmt werden, wie viele Termine unbesetzt bleiben müssen, in welcher Sequenz diese vergeben werden und wofür genau diese Termine noch freibleiben müssen. Wissen Sie zum Beispiel, dass mittwochs Wochenmarkt ist, sollten an diesem Wochentag immer mehr Termine als sonst für unangemeldet erscheinende Patienten offen bleiben. |
Die langfristige Terminplanung sollte in Ihrer Praxis funktionieren, ist sie doch alleine schon für Gesundheitsfürsorge, Krebsvorsorge, DMP, Impfungen etc. eine Notwendigkeit. Als Grundlage empfiehlt sich ein (EDV-gestütztes) Memory-System, mit dem Ihre Patienten an ihre Termine erinnert werden. Doch nicht alle Termintypen eignen sich für ein Memory-System. Erstellen Sie deshalb auch hierfür in einer Praxiskonferenz Ihre individuelle Liste der Termintypen, die in die Erinnerungsliste aufgenommen werden sollen.
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Vergeben Sie durchaus auch Termine, die erst in einem Jahr fällig werden. Setzen Sie hierzu wenige Tage vor dem fälligen Termin in einem Jahr eine Erinnerungsmarke. In einem funktionierenden Memory-System erhalten Sie pünktlich eine Mitteilung, dass der Patient an den Termin zu erinnern ist. Gegebenenfalls kann auch kurzfristig ein neuer Termin vereinbart werden.
Wofür verwenden Sie Ihre Pufferzeiten?
Halten Sie sich konsequent an die vereinbarten Vorgaben für eine langfristige Terminplanung, sollten sich genügend Pufferzeiten für Notfälle und Verzögerungen ergeben. Ist dem nicht so, sollten Sie unbedingt überprüfen, wozu die Pufferzeiten tatsächlich benötigt werden. Legen Sie hierfür wieder Arbeitsblätter an, mit denen Sie nachhalten, wie viele Akutfälle in Ihrer Praxis pro Tag/Woche/Monat anfallen (siehe PPA 05/2013, Seite 9).
Beachten Sie | Wichtig ist hierbei besonders die Spalte, in der die Art des Notfalls eingetragen wird. So lässt sich nämlich bei der späteren Auswertung feststellen, ob die vorhandenen Pufferzeiten vermehrt durch Vorfälle belegt werden, die nicht der zuvor gemeinsam in der Praxiskonferenz festgelegten Definition eines Notfalls entsprechen.
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Nr. | Art des Notfalls | Häufigkeit pro Tag/Woche/Monat | Dauer in Minuten |
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Denken Sie immer daran, dass Sie den Notfall definieren. Lassen Sie sich dabei auch keine fremden Definitionen aufdrängen. So muss zum Beispiel nicht jeder Patient, der gerade vom Fachkollegen kommt oder soeben aus der Klinik entlassen wurde, sofort einen Arzt-Patienten-Kontakt haben. In solchen Fällen bieten sich oftmals alternative Lösungen an.
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Das Praxisteam berichtet über Terminprobleme, da die umliegenden Kliniken Patienten in die hämatologisch-onkologische Weiterbetreuung oft am Freitag entlassen. Die Patienten sollen sich danach sofort in der betreuenden Praxis vorstellen. Ohne Voranmeldung kommen sie oder deren Verwandte in die Praxis. Dem Krankheitsbild entsprechend sind damit auch immer unterschiedliche, zum Teil sehr zeitaufwendige Aktionen und Erörterungen verbunden. |
Beachten Sie | Kommen solche Situationen häufiger vor, dann muss dies dringend mit der oder den betreffenden Kliniken abgesprochen werden. Denkbar wäre zum Beispiel die Einigung auf ein frühzeitiges Informationssystem zwischen der jeweiligen Klinik und Ihrer Praxis. Klinikentlassungen müssen danach nicht mehr zu Belastungen des Praxisablaufes führen, sondern können für alle Beteiligten - Klinik, Patient und weiterbetreuende Praxis - stressfrei organisiert werden.
Führen Sie auch schon einen persönlichen Tagesplan?
Neben dem Terminplaner sollten Sie auch einen persönlichen Tagesplaner führen, mit dem Sie Ihr Zeitmanagement ordnen und so den Arbeitstag mit Ihrem persönlichen Leistungsrhythmus in Einklang bringen. Sind Sie etwa ein Morgenmuffel, planen Sie entsprechend wichtige Aufgaben zu Leistungszeiten am Nachmittag ein und erledigen die „kleinen“ Tätigkeiten möglichst am Morgen.
Hierzu müssen Sie zunächst für sich festlegen, welche Aufgaben wichtig und welche eher unwichtig sind, was Sie möglichst zeitnah erledigen sollten und was noch warten kann. Halten Sie diese Einteilung in unterschiedliche Zeitklassen ruhig in einem Schema fest.
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Dringend | Nicht dringend | |
Wichtig | Klasse I:
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Nicht wichtig | Klasse III:
| Klasse IV:
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Lesen Sie in der nächsten Ausgabe, was Sie tun können, wenn der Terminplan aus dem Ruder läuft, und wie Sie Ihre Patienten über die geplante Umstellung auf die Terminpraxis informieren.
Weiterführende Hinweise
- Minimieren Sie die subjektive Wartezeit Ihrer Patienten (PPA Nr. 11/2009, Seite 3)
- So verkürzen Sie die Wartezeiten, wenn Ihr Chef sich nicht an Zeitvorgaben hält (PPA 05/2009, Seite 12)
- Hausbesuche: Reduzieren Sie den Aufwand! (PPA 10/2012, Seite 8)
- Telefonsprechstunde am Samstag (PPA 08/2012, Seite 14)
