· Fachbeitrag · Sprechstundenorganisation
Die funktionierende Terminpraxis: Wir legen die ersten Termine fest
von Dr. Dr. med. Peter Schlüter, Reilingen, www.vital-arzt-praxis.de
| Nach den Vorbereitungen, die wir in den vergangenen Ausgaben getroffen haben, sind Sie jetzt bereit, mit der Festlegung der Termine in Ihrer neuen Terminpraxis zu beginnen. |
Terminplanung heißt steuern
Für die richtige Planung ist ein ausgeklügelter Terminplan nötig, um Angebot (Öffnungszeiten, Sprechzeiten, Arbeitszeit) und Nachfrage (die Behandlungsbedürfnisse des Patienten oder die Morbidität) aufeinander abzustimmen. Da weder das Angebot und erst recht nicht die Nachfrage immer konstant sind, ergeben sich daraus einige Notwendigkeiten: Sie müssen die zu große Nachfrage der Zeiten des Spitzenbedarfs auf einen größeren Zeitraum verteilen und die Bedarfslücken füllen, in denen wenige von sich aus kommen. Sofern allerdings keine freien oder ruhigeren Zeiten in der Woche vorhanden sind, die Nachfrage also dauerhaft größer ist als Ihr Angebot, bleiben nur zwei Möglichkeiten:
- Sie erweitern das Angebot (doch noch längere Sprechstundenzeiten wollen Sie sicherlich nicht) oder
- Sie verringern die Nachfrage.
Definieren Sie Notfälle
Beginnen Sie zuerst anhand Ihrer festgelegten Zeiten für die verschiedenen Tätigkeiten oder Inanspruchnahmen Ihres Praxisalltags (Ergebnisbesprechung, OP-Vorbereitungsuntersuchung, OP-Gespräch, CT-Abdomen, Belastungs-EKG, Erstkontakt neuer Patient etc.) erste Termine festzulegen und entsprechend über die Wochen zu verteilen. Zwei Dinge sind dabei zu berücksichtigen: Erstens müssen Sie an die nicht vorhersehbaren Fälle und Notfälle denken und zweitens müssen Sie Pufferzeiten einkalkulieren.
PRAXISHINWEIS | Ganz gleich ob einmal pro Stunde fünf Minuten oder einmal am Vormittag eine Viertelstunde, ob an allen Tagen grundsätzlich gleich oder unterschiedlich - wann und wie lang Sie diese Pufferzeiten gestalten, müssen Sie von den zuvor erfassten Patientenströmen abhängig machen. Zudem bedarf es einer gewissen Zeit, bis sich die Neuregelungen eingespielt haben. |
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Die Ehefrau eines Patienten ruft in der Hausarztpraxis an, der Arzt möge bitte vorbeikommen, ihr Ehemann läge im Bett und habe sehr starke Rückenschmerzen. Er könne sich kaum bewegen und sie würde ihn unmöglich in die Praxis bringen können. Der Hausarzt macht den gewünschten Besuch, stellt dabei fest, dass hier wohl auch ein Orthopäde konsultiert werden muss und stellt eine Überweisung aus. Eine knappe Stunde später kommt der Befundbericht des Orthopäden per Fax in der Hausarztpraxis an. Hoppla! Den Hausarzt kann der Patient nicht aufsuchen, zum Facharzt aber - da diese ja grundsätzlich keine Hausbesuche machen - konnte der Patient sofort gebracht werden. |
Bei ungeplant in der Praxis erscheinenden Patienten sollten Sie nach folgendem Grundsatz vorgehen: Ein wirklicher Notfall gehört in die Klinik, ein dringender Fall gehört in das für solche Fälle geeignete „Schnellzimmer“.
PRAXISHINWEIS | In diesem „Schnellzimmer“ sollte kein PC stehen, sodass der Arzt nicht auf andere Daten zurückgreifen kann. Letzteres ist notwendig, um sich im Rahmen des Zeitmanagements vor folgender klassischer Phrase der Patienten zu schützen: „Frau/Herr Doktor, wo ich nun doch gerade mal hier bin, könnten Sie nicht…“. Nein, denn wenn kein PC im Zimmer ist, kann der Arzt auch nicht auf andere Unterlagen zurückgreifen. |
Terminvergabe mit der nötigen Übersicht
In vielen Praxen werden Termine leider noch immer in beliebiger Reihenfolge und ohne Beachtung von Personal, Funktionsbereichen und Behandlungs-, bzw. Untersuchungsabläufen vergeben. Bei der Umstellung auf Ihr neues Terminplanungssystem benötigen Sie jedoch einen Überblick über genau diese Faktoren. Hier empfiehlt sich eine Darstellung in Matrixform. Die letztendliche Struktur Ihres Terminplaners sollten Sie dabei dem tatsächlichen Leistungsspektrum Ihrer Praxis anpassen.
Jeder Arzt und jeder Funktionsbereich (Labor, Therapie, DMP-Schulung) erhält dabei seine eigene Spalte mit individuellem zeitlichem Raster. Die einzuzeichnenden Zeitintervalle ergeben sich aus dem zuvor ermittelten durchschnittlichen Zeitbedarf je Leistung. So sehen Sie gleich auf einen Blick, wann Termine in funktionaler Reihenfolge möglich sind, also wann zum Beispiel ein Patient im Anschluss an eine Untersuchung in das Labor geschickt werden kann oder wann vor einem Eingriff auch ein Zeitfenster für eine Voruntersuchung durch den Arzt offen steht. So vermeiden Sie effektiv unnötige Patientenwartezeiten und optimieren den Praxisablauf.
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Montag 12.8.13 | Zeit | Arzt | Labor (5 Minuten) | Hausbesuch (30 Minuten) | ||
Beratung (10 Minuten) | Untersuchung (15 Minuten) | Behandlung, Eingriff etc. (20 Minuten) | ||||
Fr. Schmitz, (Wodanstr. 24) | ||||||
8.15 | ||||||
8.30 | ||||||
Hr. Wolff | ||||||
Fr. Zeitz | ||||||
8.45 | Fr. Lose | |||||
Fr. Funke | Hr. Birkner | |||||
9.00 | Fr. Funke | |||||
Hr. Stössel | Fr. Fuchs | |||||
Hr. Winkler | ||||||
9.15 | Hr. Stössel | |||||
Hr. Mayer | ||||||
9.30 | ||||||
Fr. Rumpf | Fr. Braun | |||||
Hr. Engels | ||||||
9.45 | Fr. Rumpf | Hr. Pauli | ||||
Hinweis | Zukünftig sagen Sie Spontanpatienten nur noch zu, wenn aufgrund ausreichender Puffer tatsächlich ein Zeitfenster für einen Arztkontakt offensteht. Da so nun jeder Patient de facto einen Termin erhält, können Sie den Satz „Dann kommen Sie einfach so vorbei“ aus Ihrem Repertoire streichen.
Aller Anfang ist schwer
Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Einführung einer funktionierenden Terminpraxis durchaus einige Zeit in Anspruch nimmt und Sie immer wieder an den „Feineinstellungen“ arbeiten müssen. Seien Sie deshalb nicht enttäuscht, wenn es nicht gleich funktioniert. Denken Sie stattdessen an die potenziellen Vorzüge Ihres neuen Terminsystems: Sie werden Engpässen zu bestimmten Zeiten gezielter gegensteuern können, gewinnen dadurch Zeit für Vorbereitungs-, Reinigungs- sowie Telefonaufgaben und senken so langfristig die Arbeitsbelastung Ihres Arztes und Ihrer Kolleginnen.
Lesen Sie in der nächsten Ausgabe mehr über das „Feintuning“, Pufferzeiten, sowie die Unterschiede bei kurzfristiger und langfristiger Terminvergabe.
