08.09.2015 · Fachbeitrag · Kommunikationstechnik

Hilfsmittel der Praxiskommunikation: Pager und E-Mail

von Marie Reiter, MFA, Düsseldorf, www.deinberichtsheft.de

| Das Mobiltelefon hat die Möglichkeiten der Telefonanlage einer Arztpraxis deutlich erweitert - zum Beispiel bei Hausbesuchen (siehe PPA 09/2015, Seite 14 ). Dennoch sind dem Mobiltelefon Grenzen gesetzt - sei es durch Funklöcher, Interferenzen mit medizinischen Geräten oder dadurch, dass man per Telefon nicht mehrere Teilnehmer gleichzeitig erreichen kann. Der effiziente Einsatz von Pager und E-Mail kann diese Grenzen überwinden. |

Der Pager: unabhängig vom Mobilfunknetz

Ein Pager ist ein Funkmeldeempfänger, der auch außerhalb der Praxis (zum Beispiel auf Hausbesuchen) genutzt werden kann. Das Gerät kann Text-Nachrichten, Nachrichten aus Ziffern und Ton-Nachrichten empfangen. Allerdings können Pager keine Nachrichten versenden.

Vorteile des Pagers

Pager nutzen ein eigenes Funknetz, das weder durch elektromagnetische Störungen noch durch massive Gebäudewände beeinflusst wird. Das heißt: Der Empfänger ist fast überall erreichbar (siehe PPA 09/2015, Seite 14).

Durch das eigene Funknetz ist der Pager auch unabhängig von Überlastungen des Mobilfunknetzes (zum Beispiel an Sylvester).

Da die Geräte kaum Strahlung aussenden, sind sie auch für sensible Bereiche (zum Beispiel im Krankenhaus) besonders geeignet. Smartphones und Tablets dagegen können Fehlfunktionen mit medizinischen Geräten erzeugen und sind daher meist in Krankenhäusern verboten.

Eine Nachricht kann an mehrere Pager gleichzeitig und ohne Mehraufwand verschickt werden.

Nutzen für den Arzt und Kosten

Gerade für den Arzt hat der Pager den entscheidenden Vorteil, dass er überall eingeschaltet bleiben darf. So ist zum Beispiel ein niedergelassener Gynäkologe, der im Krankenhaus als Belegarzt beschäftigt ist, auch dort für sein Praxisteam in dringenden Fällen erreichbar.

Um den Funkdienst zu nutzen, wird eine feste monatliche oder jährliche Rate gezahlt (die Buchung von kostenpflichtigen Zusatzdiensten ist möglich). Die jährlichen Kosten beim Marktführer reichen von 83 bis 177 Euro (mehr dazu unter www.emessage.de).

Der Pager als Instrument der Patientenbindung

Bei ungeplanten Wartezeiten ist es für manche Patienten sinnvoll, wenn sie die Praxis für persönliche Erledigungen noch einmal verlassen können. Mit einer speziellen Pager-Anlage, genannt „Doctor’s Call“, lassen sich Wartezeiten effektiv nutzen. Dabei erhält der Patient für seine Abwesenheit von der Praxis einen Pager. Wenn er wieder in die Praxis zurückkommen soll, wird er per Knopfdruck benachrichtigt. Für den behandelnden Arzt entstehen ganz neue Handlungsspielräume: So können Notfälle und eilige Patienten vorgezogen werden, ohne dass sich andere Patienten zurückgesetzt fühlen. Die Technik entlastet die Rezeptionskraft und verschafft der Praxis ein innovatives Image.

PRAXISHINWEIS | Die Variante „Doctor‘s call“ eignet sich nur für größere Praxen in einem Umfeld, in dem Patienten auch persönliche Dinge erledigen können. Auch sollte die Möglichkeit für Patienten, die Praxis auf Abruf zu verlassen, kein Grund sein, das Terminmanagement der Praxis zu vernachlässigen (siehe PPA 07/2015, Seite 9).

Die Version „Doctor’s call“ umfasst eine Basisstation und bis zu fünf Endgeräte. Zur größeren Version „Doctor‘s call plus“ gehören mindestens eine Basisstation und bis zu 99 Pager. Außerdem kann eine direkte Verbindung mit der jeweiligen Patientenverwaltungssoftware programmiert werden.

Schnell und lautlos: E-Mails zeitsparend nutzen

Wichtige, aber nicht dringende Informationen lassen sich am besten per E-Mail bei Gelegenheit weitergeben. Da E-Mails heute überall zum Berufsalltag gehören, beschränken sich die folgenden Ausführungen auf zwei Sonderfunktionen. Allgemeine Hilfestellung zum Schreiben und Versenden von E-Mails finden Sie in PPA 01/2012, Seite 5.

Antworten automatisch an andere E-Mail-Adressen weiterleiten

Die Weiterleitung von Antworten können Sie gut zur Zeitersparnis nutzen, wenn Sie im Auftrag anderer kommunizieren. Sie funktioniert natürlich nur dann, wenn derjenige, der sie mit der E-Mail beauftragt, einen eigenen PC mit Internetanschluss und einen eigenen E-Mail-Account besitzt.

Beispiel

Hausarzt Dr. Müller bittet die Rezeptionskraft Sabine, die Fachärztin Dr. Meier in einer dringenden Angelegenheit per E-Mail zu kontaktieren. Da es sehr eilt, fragt Herr Dr. Müller alle zehn Minuten nach, ob Frau Dr. Meier schon geantwortet hat. Damit Sabine nicht ständig ihre Arbeit unterbrechen muss, tut sie Folgendes:

Sabine klickt in Outlook „Neue E-Mail“ öffnet das Menü „Optionen“.

Aus den aufgezeigten Optionen wählt sie „Direkte Antworten auf“.

Unter dem Punkt „Übermittlungsoptionen“ bzw. „Antworten senden an“ befindet sich Sabines Mail-Adresse MFASabine @gesundheit.de.

Neben ihre eigene E-Mail Adresse setzt Sabine die E-Mail-Adresse ihres Chefs (Dr.Mueller @gesundheit.de). Nun erhalten beide E-Mail-Adressen die Antwort.

Sobald Frau Dr. Meier nun auf die E-Mail antwortet, wird ihre Antwort gleichzeitig an Sabine und an Herrn Dr. Müller weitergeleitet. So kann sich Sabine auf ihre Arbeit konzentrieren, während Herr Dr. Müller beruhigt sein kann, dass Frau Dr. Meiers E-Mail auch wirklich bei ihm ankommt.

Mehrere E-Mails auf einmal versenden

Wenn Sie viele wichtige E-Mails an mehrere Adressaten weiterleiten wollen, reicht dafür eine einzige E-Mail aus. Diese Funktion ist aber nur dann sinnvoll, wenn alle Kollegen einen eigenen PC-Arbeitsplatz mit E-Mail Account haben.

Beispiel

Die Sommerferien sind vorbei und MFA Tina soll nun ihre Kolleginnen über die wichtigste E-Mail Korrespondenz informieren. Um sich die Arbeit zu erleichtern, nutzt Tina dafür eine einzige E-Mail:

Tina öffnet die E-Mail mit der höchsten Priorität bzw. die jüngste E-Mail.

Sie klickt auf „Weiterleiten an“ und gibt die Praxis-E-Mail-Adressen ihrer Kolleginnen ein.

In der Menüleiste wählt sie den Punkt „Einfügen“ aus.

Nun zeigt ihr der Computer die Option „Outlook-Element“ an. So kann sie weitere E-Mail-Nachrichten, aber auch Kalendereinträge, Kontakte oder Aufgaben anhängen und mit einem Mal versenden.

Mobiltelefon - Pager - E-Mail: ein Vergleich

Jede Form der Praxiskommunikation hat Vor- und Nachteile. Wählen Sie die Kommunikationsmedien aus, die am besten zu Ihrer Praxis passen.

Zusammenfassung: Vor- und Nachteile verschiedener Kommunikationsmedien
	Vorteile	Nachteile
Mobiltelefon	Mobil, platzsparend Sofortige Kontaktaufnahme mit Dialogmöglichkeit Lautloser Vibrationsalarm Je nach Tarif miteingebunden und damit kostenlos	Kurze Akkulaufzeiten Funklöcher verhindern Kontaktaufnahme Ständige Anrufversuche kosten Zeit Wird bei Veranstaltungen meist ausgeschaltet In Kliniken etc. verboten
Pager	Mobil, platzsparend Sofortige Nachricht an den Empfänger Keine Funklöcher Keine Strahlung, in Kliniken erlaubt Lange Akkulaufzeit Gleichzeitiger Versand an mehrere Personen möglich	Störende Ton-Geräusche Zusätzliche Kosten (Abo) Nur Empfang von Text- oder Tonnachrichten, keine Rückantwort möglich (höhere Fehlerquote)
E-Mail	Sofortversand wichtiger Nachrichten Lenkt die betroffene Person nicht ab, wie etwa ein Anruf über Mobiltelefon/Pager Gleichzeitiger Versand an mehrere Personen möglich	Ungeeignet für dringende Aufgaben/Fragen Kontaktaufnahme nur mit Internetverbindung möglich Keine Mobilität (außer bei Smartphones)

Hinweis | Zum Schutz sensibler Daten bietet sich für (Tablets, Laptops) ein separates Mobilfunknetz als Online-Zugang an. Dabei wird allein die SIM-Karte als Zugang zum Internet verwendet, während der Anschluss an das LAN-Netz der Praxis komplett untersagt bleibt! So bleiben die sensiblen Praxis-Daten vor Angriffen geschützt, während die Mobilität der Endgeräte weiterhin gewinnbringend genutzt werden kann.

Quelle: Ausgabe 10 / 2015 | Seite 9 | ID 43465282