· Stichtagsinventur | Grundsätze und Checkliste
Inventur des Vorratsvermögens: Gut vorbereitet den Aufwand minimieren
| Das vierte Quartal ist angebrochen, der Jahresabschluss steht bevor: Damit ist auch die Zeit der Inventuren gekommen. Je nach Branche kann das eine echte Herausforderung für Sie und Ihre Mitarbeiter sein. Rüsten Sie sich: CE Chef easy zeigt, wie Sie auch kritische Anforderungen meistern. Eine umfangreiche Checkliste stellt sicher, dass Sie als Chef den Überblick behalten. |
Die sauber organisierte Inventur hilft nicht nur im Falle einer Steuerprüfung. Auch Sie profitieren davon: Schwund, Defizite in der Lagerführung, Vorhandensein von Scheinbeständen und ähnliche Probleme werden damit systematisch festgestellt. Die Inventur gibt Ihnen folglich Klarheit, inwieweit das erwartete Ergebnis vom tatsächlichen abweicht.
Arten der Inventur
Neben der Stichtagsinventur gibt es die Stichprobeninventur, die permanente Inventur und die verlegte Inventur. Sie gelten nach § 241 HGB als Inventurvereinfachungsverfahren.
Stichprobeninventur |
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Permanente Inventur |
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Vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur |
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Planung und Organisation
Planen Sie Ihre Inventur sauber und legen Sie rechtzeitig einen Termin fest! Definieren Sie das Inventur-Team und verteilen Sie die Rollen zwischen Ansager und Aufschreiber. Klären Sie, wer Ansprechpartner ist, sobald Zweifel bei der Erfassung aufkommen. Erfassen Sie kontrolliert und geordnet alle Bestände.
Vermeiden Sie Fehler bei der Aufnahme! Wenn Sie bei der Auswertung später feststellen, dass etwas nicht stimmen kann, artet das schnell in Stress für alle Beteiligten aus (zum Beispiel die erforderliche Neuerfassung).
TIPP | Bereiten Sie rechtzeitig ein Briefing für das Inventurteam vor. Klären Sie die Rollen und nehmen Sie den Beteiligten durch die Vorgabe einer klaren Struktur die Unsicherheiten. Erörtern Sie die Folgen falscher Angaben und verweisen Sie auf die formalen Grundsätze (siehe weiter unten). |
Wenn Sie laufende Fertigungsprozesse erfassen wollen, sollten Sie überlegen, wie Sie die Erfassung dort organisieren ‒ ohne die Bänder abschalten zu müssen. Auch während der Produktion muss eine Inventur geordnet ablaufen. Werden laufend Warenbestände bewegt oder versandt, müssen die Bewegungen eindeutig definiert sein bzw. müssen vom Inventurleiter autorisiert werden. Hilfreich ist das Anbringen von Inventuraufklebern. So vermeiden Sie Doppelzählungen und Auslassungen. Verschiedene Stichtage können Sie durch farblich unterschiedliche Aufkleber sicherstellen.
Prüfen Sie auch, welche Hilfsmittel das Team benötigt. Ohne Taschenrechner verrechnet man sich leicht, ohne Referenzwaage kann man hunderte Teile eines lose gelagerten Artikels nur mühsam zählen oder schätzen. Sofern die Lagerung in mehreren Reihen oder anderen schwer zugänglichen Lagerorten erfolgt, müssen Hubwagen oder ähnliche Bewegungshilfen bereitstehen.
Die Aufnahmebereiche sollten in einer Liste verzeichnet sein, wobei jedem Aufnahmebereich ein Team zugeordnet wird. Vor der Inventur sollte das Lager vom Inventurleiter in Augenschein genommen werden. Hierdurch wird sichergestellt, dass das Lager aufgeräumt ist und dass Waren, die bereits fakturiert sind, als Fremdeigentum räumlich separat gelagert werden oder entsprechend gekennzeichnet sind. Auch die Kennzeichnung von beschädigten Vorräten oder den Beständen in Sperrlägern ist eindeutig erkennbar vorzunehmen.
Sofern die Gefahr von Überschneidungen bei der Aufnahme besteht, sind die einzelnen Aufnahmebereiche durch Kreidezeichen oder Ähnliches zu kennzeichnen. Zugleich sollte der Inventurleiter sicherstellen, dass sich bei einer Stichtagsinventur an den Lagerplätzen keinerlei Lagerfachkarten befinden, auf denen der Sollbestand verzeichnet ist. Denn so kann ein schlichtes Abschreiben der angegebenen Mengen vermieden werden.
Soweit die Aufnahme nicht am Bilanzstichtag erfolgt, ist für den Fall der zeitlich ausgeweiteten Stichtagsinventur (Inventur innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag) durch eine geeignete Mengenfortschreibung bzw. Rückrechnung zu gewährleisten, dass der zutreffende Inventurbestand ermittelt werden kann. Daneben sind bei der vor- oder nachverlegten Stichtagsinventur (innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag) besondere Anforderungen gemäß § 241 Abs. 3 HGB zu beachten.
Allgemeine Anforderungen
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Inventur (GoI) gelten wie auch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBD). Auch wenn sie nicht als Gesetz gefasst sind, so kann deren Missachtung Ihren ganzen Jahresabschluss gefährden. Wenn Sie Händler sind, ist die jährliche Aufstellung des Inventars nach § 240 HGB Pflicht.
Grundsatz der Vollständigkeit
Der Begriff „Vollständigkeit“ ist eigentlich selbstverständlich ‒ aber keineswegs unproblematisch. Denn es geht bei der Inventur nicht nur um die Wirtschaftsgüter, die im Unternehmen vorhanden sind. Es geht auch um Lagerbestände in Konsignationslägern oder um Waren, die in Umlauf sind; also zum Beispiel Lieferungen, die Sie schon / oder noch im Eigentum haben. Beachten Sie daher alle Lieferkonditionen, um sicherzustellen, welche Waren Ihrem Unternehmen hinzuzurechnen sind.
Die „Vollständigkeit“ bildet damit die Obergrenze Ihrer Aufzeichnungen ab. Vermögensgegenstände, die nicht Ihrem Unternehmen zuzuordnen sind, zählen bei der Inventur auch nicht zum Inventar. So sind Waren, die zwar noch im Unternehmen lagern, aber bereits an Kunden berechnet und aus den Lagerbeständen gestrichen sind, kein Inventar mehr. Denn sie haben ‒ wirtschaftlich gesehen ‒ das Unternehmen bereits verlassen.
Grundsatz der Richtigkeit
Sie müssen Ihr Inventar nicht nur vollständig sondern auch richtig erfassen. Fragen Sie sich: Sind grundlegende Anforderungen an das Zählen, Messen oder Wiegen erfüllt? Sind die gezählten Bestände den richtigen Artikelnummern zugeordnet? Bei unfertigen Erzeugnissen ist zu beachten, dass der Grad der Fertigstellung zuverlässig geschätzt werden muss.
Grundsatz der Nachprüfbarkeit
Hier müssen Sie sich fragen, ob ein Wirtschafts- oder Steuerprüfer bei Einsicht in Ihre Inventurunterlagen und mithilfe der Befragung des Inventurpersonals ein plausibles Verständnis erlangen kann. Dem Grundsatz nach muss Ihre Dokumentation ohne größere Einarbeitung in die betrieblichen Besonderheiten nachvollziehbar sein.
MERKE | Zehn Jahre (Aufbewahrungspflicht) müssen Sie die Inventurauswertung und sämtliche Originalaufnahmebelege, Korrekturunterlagen und Unterlagen, die die Bewertung der Vorräte aufzeigen, vorlegen können. Die Aufbewahrungspflicht für wesentliche Inventurunterlagen regelt § 257 Abs.1 Nr.1 HGB. |
Grundsatz der Einzelaufzeichnung und -bewertung, Wirtschaftlichkeit
Alle Vermögensgegenstände müssen einzeln erfasst und bewertet werden. Ausnahme: Es kann gesetzlich zulässig sein, zum Beispiel für Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe Festwerte zu bilden. Auch eine Gruppenbewertung für gleichartige Vorratsgegenstände sowie die Unterstellung bestimmter Verbrauchsreihenfolgen (§§ 240 Abs. 3 und 4, 256 HGB) ist möglich.
Grundsatz der Klarheit
Um die Anforderung der Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, müssen Sie auch in den Aufzeichnungen hinreichend verständlich sein. Stichworte dafür sind:
- Strukturierte Aufstellung,
- Übersichtlichkeit und
- sachlich zutreffende Ordnung.
Auch die Form muss stimmen: Unleserliche Aufzeichnungen mögen vielleicht richtig sein, doch sind sie dann auch klar für den Prüfer? Wenn Sie etwas durchstreichen müssen, bleiben Sie eindeutig, was jetzt der gültige Wert ist.
(JT)
Checkliste / Stichtagsinventur | ||
Inventuranforderungen | erledigt | |
1. | Haben Sie einen Inventurverantwortlichen und einen Inventurvertreter bestimmt? Es sollte möglichst ein Mitarbeiter mit Führungs- und Betriebserfahrung gewählt werden. | |
2. | Haben Sie den Inventurtermin festgelegt und die daraus resultierenden Besonderheiten ausreichend berücksichtigt? | |
2.1 | Liegt der Inventurtermin genau am Stichtag (Stichtagsinventur)? | |
2.2 | Findet die Inventur innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag statt (zeitlich ausgeweitete Stichtagsinventur)? | |
2.3 | Findet die Inventur innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Abschlussstichtag statt (vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur)? | |
2.4 | Sofern keine Stichtagsinventur geplant ist: Informieren Sie sich über die speziellen Anforderungen anderer Inventurformen, die im Folgenden nicht berücksichtigt sind! | |
3. | Haben Sie die Eckpunkte der Inventur mit den Inventurverantwortlichen abgestimmt? | |
3.1 | Inventurbeginn und Ende | |
3.2 | Festlegung der Teams während der Inventur | |
3.3 | Ermittlung der Orte, an denen sich aufzunehmende Vorräte befinden | |
3.4 | Information an die Mitarbeiter, Abstimmung eines Inventurschulungstermins | |
4. | Liegen alle für die Inventuraufnahme erforderlichen Hilfsmittel vor? | |
4.1 | Sind durchnummerierte Aufnahmelisten (inkl. Inventurdatum und Raum zur Erfassung des jeweiligen Aufnahmebereichs) in ausreichendem Umfang vorhanden? | |
4.2 | Stehen Hilfsmittel für die Aufnahme in ausreichendem Umfang bereit (Taschenrechner, Waagen, Zollstöcke und Ähnliches)? | |
4.3 | Stehen ausreichend Hilfsmittel zur Bewegung von Waren zur Verfügung (Gabelstapler, Hubwagen, Stapelboxen oder Ähnliches)? | |
4.4 | Stehen Materialien zur Verfügung, um die bereits aufgenommenen Bereiche eindeutig zu kennzeichnen (z. B. Klebepunkte, die jedes Jahr farblich unterschiedlich gestaltet sein sollten)? | |
5. | Haben Sie alle Inventurorte ermittelt und die entsprechenden Vorkehrungen für eine zuverlässige Aufnahme getroffen? | |
5.1 | Gibt es mehrere Aufnahmebereiche, eventuell verschiedene Hallen oder auch Kellerräume, in denen eine Aufnahme zu erfolgen hat? | |
5.2 | Befinden sich während der Inventur auch Waren außerhalb Ihres Unternehmens? Haben Sie für diesen Fall ausreichend Sorge für eine entsprechende Aufnahme getragen, z. B. mit dem Kunden oder Spediteur eine entsprechende Aufnahme durch dessen Personal vereinbart oder eigenes Aufnahmepersonal für eine Entsendung eingeplant? | |
5.3 | Sofern sich am Aufnahmestichtag „rollende Ware“ in Ihrem Eigentum auf Lkw, der Bahn etc. befindet, haben Sie die Mitarbeiter des Wareneingang bzw. -ausgangs angewiesen, diese Vorräte genau zu bestimmen und dem Inventurleiter als weitere Inventurbestände mitzuteilen? | |
5.4 | Sind die Aufnahmebereiche eindeutig festgelegt (z. B. Regale mit Nummern)? Anderenfalls ist vor der Inventur eine entsprechende Kennzeichnung vorzunehmen, um die Aufnahmebereiche eindeutig abzugrenzen. | |
5.5 | Haben Sie Möglichkeiten zur Zusammenfassung von Artikeln an einem Standort genutzt und die Inventurorte aufräumen lassen? | |
5.6 | Sind ggf. vorhandene Lagerfachkarten mit Sollbeständen vor der Inventuraufnahme entfernt worden, um ein Abschreiben zu verhindern? | |
5.7 | Sind die Aufnahmebereiche so abgegrenzt, dass Doppelaufnahmen oder das Vergessen einzelner Bereiche nicht vorkommen können? | |
5.8 | Haben Sie die Mitarbeiter des Wareneingangs angewiesen, Waren, die während der Inventur angeliefert werden, separat zu lagern und entsprechend zu kennzeichnen? | |
5.9 | Haben Sie veranlasst, dass alle Wareneingänge und -ausgänge während der Inventur in einer Liste aufgezeichnet werden? | |
6. | Ist eindeutig festgelegt und erkennbar, welche Vorräte mit welchem Wert aufzunehmen sind? | |
6.1 | Sind fakturierte Vorräte räumlich separiert und als Fremdeigentum kenntlich gemacht? | |
6.2 | Sind bis zum Stichtag noch nicht zu berücksichtigende Lieferungen räumlich separiert und als Fremdeigentum kenntlich gemacht? | |
6.3 | Sind Vorräte ohne bzw. mit eingeschränktem oder unbekanntem Wert eindeutig identifiziert und kenntlich gemacht? Dies können insbesondere unverkäufliche Warenmuster, beschädigte oder nicht mehr geführte Waren sein. Ferner Waren, die noch nicht durch die Wareneingangskontrolle kontrolliert worden sind. Diese Vorräte sind außerhalb der Hauptaufnahme zu bewerten. | |
7. | Haben Sie allen an der Inventur Beteiligten im Rahmen einer Informations-veranstaltung den Ablauf und die zu beachtenden Formalien erläutert? | |
7.1 | Haben Sie mit Nachdruck auf die Wichtigkeit der Genauigkeit und der Sorgfalt hingewiesen und die Mitarbeiter über Kontrollzählungen durch den Inventurleiter informiert? | |
7.2 | Haben Sie Ansprechpartner für Fragen vorgestellt (Inventurleiter) und darauf hingewiesen, dass diese bei Schwierigkeiten und Unklarheiten in jedem Fall zu kontaktieren sind? | |
7.3 | Haben Sie den Aufnahmeteams eindeutige Aufnahmebereiche zugeordnet und diese ggf. persönlich gezeigt, um Missverständnisse und Doppelzählungen zu vermeiden? | |
7.4 | Haben Sie darauf hingewiesen, dass keine Aufzeichnungen mit Bleistiften und ähnlichen veränderbaren Stiften erfolgen dürfen? | |
7.5 | Haben Sie den Aufnahmeteams die jeweiligen Aufnahmelisten ausgeteilt, die Ausgabe in einer Liste vermerkt und um entsprechende Rückgabe gebeten? | |
7.6 | Haben Sie darauf hingewiesen, dass die Aufnahmelisten von Ansager und Aufschreiber nach Streichung von Leerzeilen zu unterzeichnen sind? | |
7.7 | Ist den Mitarbeitern bekannt, dass Veränderungen von beiden Mitarbeitern des Teams abzuzeichnen sind und nur so vorgenommen werden dürfen, dass danach noch erkennbar ist, welche Aufzeichnung vorher erfolgt ist. | |
7.8 | Haben Sie auf die Behandlung von Fremdmaterial und minderwertiger Ware hingewiesen? | |
7.9 | Sind die Mitarbeiter informiert, dass keine Sprunginventur erfolgen darf und alle aufgenommenen Bereiche kenntlich zu machen sind? | |
7.10 | Haben Sie die Mitarbeiter informiert, dass während der Inventur grundsätzlich keine Warenbewegungen erfolgen dürfen und Ausnahmefälle stets im Voraus mit dem Inventurleiter abzustimmen sind? | |
7.11 | Haben Sie den Aufnahmeteams nach der mündlichen Belehrung entsprechende schriftliche Inventuranweisungen ausgehändigt und sich diese quittieren lassen? | |
8. | Sind unternehmensspezifische Besonderheiten berücksichtigt? | |
8.1 | Sofern während der Inventuraufnahme produziert wird: Ist bekannt, auf welche Weise die Vorräte an den Maschinen erfasst werden? Wird vermieden, dass sowohl das in die Produktion eingehende Material als auch die damit erstellten Fertigerzeugnisse erfasst werden (Doppelerfassung)? | |
8.2 | Sofern unfertige Erzeugnisse vorhanden sind: Wird der Grad der Fertigstellung von ausreichend sachkundigen Mitarbeitern ermittelt und bei den Vorräten vermerkt? | |
9. | Sind ausreichende Kontrollen während der Inventur erfolgt und Probleme zur Vermeidung in Folgejahren festgehalten worden? | |
9.1 | Sind Testzählungen vorgenommen worden und sind diese auf den Aufnahmelisten abgezeichnet worden? | |
9.2 | Wurden Testzählungen von den Listen zu den Vorräten und umgekehrt vorgenommen? | |
9.3 | Sofern bei der Inventur Schwachstellen festgestellt wurden, wurden diese behoben und verzeichnet, um sie bei der nächsten Inventur zu vermeiden? | |
9.4 | Wurde der betroffene Inventurteil bei erheblichen Inventurfehlern neu aufgenommen, um eine ordnungsgemäße Inventur zu sichern? | |
9.5 | Sind in Bereichen, in denen Vorräte von erheblichem Wert lagern, umfangreiche Kontrollen erfolgt? | |
9.6 | Haben Sie am Ende der Inventur einen abschließenden Rundgang vorgenommen, um sicherzustellen, dass alle Aufnahmebereiche erfasst wurden? | |
9.7 | Wurden alle ausgegebenen Aufnahmelisten zurückgegeben, sind diese abgezeichnet und ordnungsgemäß ausgefüllt? Ist dies in der Ausgabeliste erfasst? | |
9.8 | Sind alle Inventurunterlagen nach Abschluss der Inventur gesammelt und an die auswertende Stelle weitergeleitet worden? | |
10. | Ist sichergestellt, dass die Inventurunterlagen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden? | |
Diese Checkliste wurde bereitgestellt von „MBP Mandat im Blickpunkt“ ‒ einem IWW-Informationsdienst für Steuerberater
