· Lohnsteuer
FG Saarland: Steuerfreiheit von Fahrtkostenerstattungen bedarf adäquater Aufzeichnungen
| Erstatten Arbeitgeber Mitarbeitern die Fahrtkosten für berufliche Fahrten mit dem privaten Pkw, bleiben diese nur steuerfrei, wenn sie für jede Fahrt entsprechende Aufzeichnungen geführt haben. Das lehrt eine rechtskräftige Entscheidung des FG Saarland (24.5.17, 2 K 1082/14 ). |
Lohnsteuerprüfer moniert Aufzeichnungen zu Fahrtkostenerstattungen
Bei der Lohnsteuer-Außenprüfung eines Dienstleistungsunternehmens stellte der Prüfer fest, dass das Unternehmen seinen Mitarbeitern Fahrtkostenerstattungen nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei ausgezahlt hatte. Das Unternehmen konnte die Zahlungen mittels unterzeichneter Quittungen oder Überweisungsträger nachweisen. Es hatte die Fahrstrecken nicht geschätzt, sondern jeweils am Monatsende mittels der Einsatzorte und unter Einsatz eines Routenplaners ermittelt. Entsprechende Unterlagen waren nicht aufbewahrt worden, hätten aber im Nachhinein ermittelt und somit nachgewiesen werden können.
FG Saarland: Lohnsteuernachforderungsbescheid war rechtmäßig
Dem Lohnsteuerprüfer reichte das nicht. Die Steuerfreiheit erfordere zum einen eine Einzelabrechnung der Fahrten. Zum zweiten habe das Unternehmen gegen die Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV verstoßen. Dort steht, dass Nachweise zur Ermittlung der Fahrtkostenerstattungen dem Lohnkonto beizufügen sind. Wegen dieser Mängel stellten die Fahrtkostenerstattungen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Das FG Saarland sah das genauso. Der Lohnsteuernachforderungsbescheid war rechtmäßig.
TIPP | Damit Fahrtkostenerstattungen steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG) bleiben, sind bei jedem Erstattungsfall folgende Aufzeichnungen (Einzelaufzeichnungen) erforderlich:
Diese Nachweise sind dem Lohnkonto beizufügen. |
