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·Fachbeitrag ·Geldwäscheprävention

Neuer Fragebogen der Aufsichtsbehörden zur Geldwäscheprävention in Kfz-Betrieben – Teil I

von Andreas Glotz, Rechtsanwalt, Geschäftsführer Deutsche Gesellschaft für Geldwäscheprävention mbH, Köln

| Wenn die jeweils zuständige Aufsichtsbehörde für Geldwäscheprävention Kfz-Händler kontrolliert, versendet sie in der Regel vorher einen Fragebogen, den der Händler ausfüllen und innerhalb einer bestimmten Frist (meist 14 Tage) zurücksenden muss. Da der Fragebogen eine ganze Reihe von Fallstricken enthält, sollten Sie wissen, was ggf. auf Sie zukommt. ASR stellt Ihnen in zwei Beiträgen in dieser und der nächsten Ausgabe den Fragebogen vor und liefert Ihnen dazu Ausfüllhinweise. |

Kontrollen der Aufsichtsbehörde

Eines vorneweg: Die Kontrollen der Aufsichtsbehörde müssen Sie als Händler dulden. Zudem müssen Sie den Fragebogen ausfüllen und alle Unterlagen auf Ihre Kosten erstellen, ggf. kopieren und versenden.

Der Fragebogen stürzt viele Kfz-Händler ins Dilemma

Kfz-Händler, die ihren Präventionspflichten nicht, nicht nachweisbar oder nur zum Teil nachgekommen sind, geraten mit dem Zugang des Fragebogens in ein Dilemma:

 

  • Sie müssen offenbaren, bisher nichts oder zu wenig getan zu haben, um ihre seit 2008 bestehenden Pflichten zur Geldwäscheprävention zu erfüllen. Schon das allein erfüllt mehrere Bußgeldtatbestände und kann daher Bußgelder auslösen.
  •  
  • Sie werden feststellen, dass die gesetzte Frist nicht ausreicht, um den Fragebogen wahrheitsgemäß auszufüllen und die geforderten Unterlagen zu erstellen. Wer hier den Pfad der Tugend verlässt, dem droht ein weiteres Bußgeld, wenn er dabei erwischt wird.

 

PRAXISTIPP | Sprechen Sie mit den Aufsichtsbehörden. Diese sind oft bereit, bei entsprechender Offenheit Fristverlängerungen zu gewähren, um Schulungen zu besuchen oder Unterlagen nachzureichen.

 

Der Fragebogen der Aufsichtsbehörden im Detail

Der Fragebogen ist in unterschiedliche Abschnitte unterteilt, die durchnummeriert sind.

 

Zunächst werden unter der Ziffer 1 Fragen zum Unternehmen gestellt. Diese sind selbsterklärend.

 

Unter Ziffer 2 werden Fragen gestellt zur Art der Durchführung des Geschäftsbetriebs. Dabei sollten Sie den Ziffern 2.4 und 2.5 besondere Aufmerksamkeit schenken:

 

  • 2.4 Vertriebswege der angebotenen Güter: (Zutreffendes bitte ankreuzen – Mehrfachauswahl möglich)

☐ Ladenverkauf

☐ Online-Verkauf (eBay, Web-Shop, E-Mail etc.)

☐ Telefonisch/perFax

☐ Einschaltung von Vermittlern

☐ Vertrieb im Außendienst

☐ Sonstige Vertriebswege

 

 

Sofern Sie „Online-Verkauf“ und/oder „Telefonisch/per Fax“ ankreuzen, befinden Sie sich sofort im Bereich der verstärkten Sorgfaltspflichten aus der Anlage 2 zum GwG. Denn bei diesen Nichtpräsenzgeschäften sitzen Sie als Händler Ihrem Kunden gar nicht oder erst sehr spät face to face gegenüber. D. h., Sie können Ihren „Know-Your-Customer-Pflichten“ nur schwer nachkommen. Deshalb müssen Sie diesen Geschäften erhöhte Aufmerksamkeit schenken.

 

  • 2.5 Bargeldgeschäfte

Wie viele Bargeldgeschäfte in Höhe von mindestens 10.000 Euro bzw. 15.000 Euro hat Ihr Unternehmen in den u. a. Zeiträumen abgewickelt?

01.01. - 31.12.2016

Anzahl der Bargeldgeschäfte mit Bargeldeinnahme ab 15.000 Euro

01.01. - 25.06.2017

Anzahl der Bargeldgeschäfte mit Bargeldeinnahme ab 15.000 Euro

26.06. - 31.12.2017

Anzahl der Bargeldgeschäfte mit Bargeldannahme oder -abgabe ab 10.000 Euro

Seit dem 01.01.2018 bis heute

Anzahl der Bargeldgeschäfte mit Bargeldannahme oder -abgabe ab 10.000 Euro

 

 

Die Ziffer 2.5 „Bargeldgeschäfte“ birgt ebenfalls ein hohes Potenzial für Rückfragen. Die Differenzierung in den einzelnen Positionen ist zunächst mit den gesetzlichen Änderungen zu erklären:

 

  • Bis 25.06. 2017 galt der Schwellenwert von 15.000 Euro nur bei Fahrzeugverkäufen.
  • Seit 26.06.2017 hat sich dies jedoch in mehrfacher Hinsicht geändert:
    • Der Schwellenwert wurde auf 10.000 Euro gesenkt und
    • gilt bei Fahrzeugan- und -verkäufen.

 

Wichtig | Die Zahl solcher An- und Verkäufe können Sie sicher durch einen Blick in Ihre EDV leicht herausfinden. Beachten Sie, dass die Behörden die Kassenbücher einsehen dürfen, diese regelmäßig auch herausverlangen und Ihre Angaben sehr leicht prüfen können.

 

Direkt danach geht es mit schwierigen Abgrenzungsfragen los. Fallbeispiele:

 

  • Sie verkaufen einem Kunden ein Fahrzeug für 9.800 Euro und zusätzlich einen Satz Reifen für 600 Euro.
  • Ein Aufkäufer aus dem Ausland erwirbt im Laufe eines Jahres immer wieder Fahrzeuge, deren gesamter Verkaufswert die 10.000 Euro übersteigt.

 

Der Schwellenwert ist in beiden Fällen überschritten: Denn solche kombinierten Geschäfte unterfallen dem „weiten Transaktionsbegriff“ (Verbindung besteht zum Käufer und/oder Fahrzeug) in § 1 Abs. 5 GwG. Auch sie lösen den Pflichtenkatalog des Gesetzes aus.

 

PRAXISTIPP | Auch wenn die Aufsichtsbehörden bundesweit nicht einheitlich verfahren, ist es sinnvoll, die kombinierten Geschäfte

  • in einer Anlage zum Fragebogen näher zu erläutern,
  • sie in das Risikomanagement des Betriebs aufzunehmen und
  • auch in solchen Fällen den Pflichtenkatalog des GwG zu erfüllen.
 

Ziffer 3 des Fragenkatalogs ist selbsterklärend.

 

Ziffer 4 ist überschrieben mit Risikomanagement. Ziffer 4.1 ist wichtig für alle Betriebe mit einer „alten“ (nicht aktualisierten) Risikoanalyse

 

  • 4.1 Verantwortliche Person für das Risikomanagement

Haben Sie im Unternehmen eine verantwortliche Person (Mitglied der Leitungsebene) benannt?

☐ Nein

☐ Ja (Name und Funktion der verantwortlichen Person)

...............................................................................................................

 

 

Seit der Gesetzesänderung im Jahr 2017 muss der Betrieb eine sog. „verantwortliche Person“ schriftlich benennen. Bei größeren Betrieben sollte das nicht der Geldwäschebeauftragte, sondern ein Mitglied der Geschäftsführung sein. Bei kleineren Betrieben und gerade dann, wenn eine Personenidentität zwischen Inhaber und Geldwäschebeauftragtem besteht, sollte die Aufsichtsbehörde unter Verweis auf die Betriebsgröße in der Anlage darauf aufmerksam gemacht werden. Aus Haftungsgründen wird jedoch auch kleineren Betrieben von einer solchen Personenidentität abgeraten.

 

Die Ziffern 4.2 und 4.3 sind wichtig für alle Betriebe.

 

  • 4.2 Risikoanalyse

Haben Sie geldwäscherelevante Risiken in Ihrem Unternehmen im Rahmen einer schriftlichen Risikoanalyse ermittelt und bewertet?

☐ Ja (Bitte ein Exemplar der Risikoanalyse beifügen)

☐ Nein

 

 

  • 4.3 Konkrete Sicherungsmaßnahmen im Unternehmen?

Welche Sicherungsmaßnahmen zum Schutz vor Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bestehen in Ihrem Unternehmen? (Bitte ankreuzen bzw. angeben)

☐ Keine (weiter bei Nr. 5)

Organisationsanweisung (Bitte ein Exemplar als Anlage beifügen)

Handlungsanweisung/Arbeitsablaufbeschreibung für Mitarbeiter (Bitte ein Exemplar als Anlage beifügen)

Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und eines Stellvertreters

Name des Geldwäschebeauftragten: .....................................................................

Name des Stellvertreters: .......................................................................................

Mitarbeiterunterrichtungen zu den Verpflichtungen nach dem GwG und den Methoden/Typologien der Geldwäsche (Bitte ein Exemplar als Anlage beifügen)

Art der Unterrichtungen (Bitte ggf. Unterlagen beifügen)

☐ Präsenzschulungen

☐ Online-Kurse

☐ Kenntnisnahme von Merkblättern

☐ Teilnahme an externen Lehrgängen/Kursen

☐ Sonstige (Bitte angeben bzw. beschreiben)

................................................................................................................................................................

Welche Mitarbeiter werden unterrichtet?

☐ Alle Mitarbeiter

☐ Service

☐ Verkauf/Vermittlung

☐ Buchhaltung

☐ Sonstige Mitarbeiter (Bitte angeben)

.........................................................

Häufigkeit der Unterrichtungen

☐ nur bei Neueinstellung

☐ Anlassbezogen

☐ 1 x jährlich

☐ Anderer Schulungsrhythmus (Bitte angeben)

 

..........................................................................

Werden die Unterrichtungen dokumentiert?

☐ Nein

☐ Ja, Datum der letzten Unterrichtung ..........

Kontrollen zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen nach dem GwG/der Handlungsanweisungen

Häufigkeit der Kontrollen

..........................................................................

Werden die Kontrollen dokumentiert?

☐ Ja

☐ Nein

Zuverlässigkeit der Mitarbeiter

Wann bzw. wie oft nehmen Sie die Überprüfungen vor?

IW☐ Nur bei Neueinstellungen

☐ Anlassbezogen

 
  • Grundsätzlich zu Ziffern 4.2 und 4.3 des Fragebogens: Hat der Handelsbetrieb wahrheitsgemäß wie oben unter „Anzahl der Bargeschäfte“ dargestellt, dass er auch nur ein oder gar mehrere Bargeldgeschäfte ab dem Schwellenwert in der Zeit nach dem 26.06.2017 getätigt hat, muss er über eine Risikoanalyse (4.2) und interne Sicherungsmaßnahmen (4.3) verfügen. Letztlich gilt dies auch, wenn der Händler dies für die Zukunft nicht ausschließen kann. Beachten Sie dabei, dass die Behörde das durch Einsichtnahme in die Kassenbücher prüft.

 

  • Risikoanalyse gemäß Ziffer 4.2 des Fragebogens: Die Behörden wissen, dass der oben dargestellte Grundsatz für die Händler verwirrend ist. Natürlich bestehen sie dann auf der Vorlage der Risikoanalyse, räumen aber den Betrieben oft bei wahrheitsgemäßer Darstellung einen längeren Erstellungszeitraum ein. Faktisch führt das zwar oft zu einer nachträglichen Legalisierung. Oft ist aber vorher der Besuch eines Fachseminars über Inhalt und Umfang der Risikoanalyse notwendig.

 

  • PRAXISTIPP | Aktualisieren Sie die Risikoanalyse unbedingt regelmäßig. Arbeiten Sie insoweit mit Versionsnummern/-daten. Äußere Umstände können den Zwang zur Aktualisierung beeinflussen, z. B. Gesetzesänderungen. Dies wird 2019 und Anfang 2020 durch die Umsetzung der 5. EU Richtlinie in deutsches Recht oder bei Vorlage der sog. nationalen Risikoanalyse der Fall sein. Der große Vorteil des gesetzlichen Zwangs zur Geldwäscheprävention besteht aber auch darin, dass gewohnte oder eingeschliffene Prozesse in den Betrieben auf den Prüfstand gestellt werden. Stellt der Betrieb sich also die Frage „müssen wir das eigentlich immer so machen wie gehabt oder können wir die Präventionsmaßnahmen nicht durch kleinere Veränderungen in den Prozessabläufen und den Verantwortlichkeiten ändern“, führt das oft zu überraschend konstruktiven Veränderungen. Diese Anpassungen müssen dann aber auch in der Risikoanalyse dokumentiert werden.

     
  • Interne Sicherungsmaßnahmen nach Ziffer 4.3: An dieser Stelle soll allein auf einige ausgewählte Positionen eingegangen werden:

 

    • Geldwäschebeauftragter und Stellvertreter: Händler müssen beachten, dass sie völlig unabhängig von dem Fragebogen verpflichtet sind, einen Geldwäschebeauftragten nebst Stellvertreter aufgrund einer entsprechenden Verwaltungsanweisung der Behörde gegenüber zu benennen.

 

    • Mitarbeiterunterrichtungen: Gleichgültig, welches Schulungstool der Händler nutzt, er muss unbedingt auf eine sorgsame Dokumentation achten (wer wurde wann, mit welchen Inhalten geschult?). Die Aufsicht besteht auf einem Nachweis, und die Geschäftsführung haftet dafür nach § 130 OWiG. Neu ist vor allem, dass nun ganz offiziell in dem Fragebogen die Möglichkeit der online-Trainings angeboten wird. Dafür empfiehlt sich natürlich das Fachtraining der TAK für die Mitarbeiter. Welche Mitarbeiter geschult werden müssen, ist nicht vollständig aufgezählt, da der Fragebogen die Mitarbeiter an der Kasse nicht nennt. Auch müssen nicht alle Mitarbeiter etwa aus dem Werkstattbereich geschult werden, sondern nur die, die in den sog. transaktionsrelevanten Tätigkeitsbereichen neben der Geschäftsleitung tätig sind.

 

    • Häufigkeit der Mitarbeiterunterrichtungen: Hinsichtlich der Häufigkeit wird die jährliche Auffrischung dringend empfohlen. Die Gefahr für den Betrieb, sonst wichtige Änderungen zu übersehen, ist zu groß. Die Schulungshäufigkeit hat auch unmittelbaren Einfluss auf die Zuverlässigkeitsprüfungen der Mitarbeiter. Es besteht ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen fachlich versiertem Personal und unqualifiziertem und damit mittelbar auch nicht zuverlässigem Personal.

 

Weiterführender Hinweis

  • Die Erläuterungen zum Fragebogen werden in ASR 6/2019 fortgesetzt mit Teil II des Beitrags „Neuer Fragebogen der Aufsichtsbehörden zur Geldwäscheprävention in Kfz-Betrieben“.
  • Sie finden Teil II bereits ab 01.05.2019 online auf asr.iww.de → Abruf-Nr. 45731956
Quelle: Ausgabe 05 / 2019 | Seite 15 | ID 45729578