· Fachbeitrag · Geldwäscheprävention
Mit datenbankgestützten Recherchen das Know Your Customer-Prinzip umsetzen
| Das Geldwäschegesetz (GwG) unterscheidet zwischen allgemeinen, verstärkten und vereinfachten Sorgfaltspflichten. Diese zwingen Kfz-Händler, im Rahmen des Know Your Customer-Prinzips ein Kundenscreening durchzuführen. Leasing- oder Finanzierungsbanken machen das seit langem über technische Analysetools. Der Kunde bekommt davon nichts mit. Erwerb und Unterhalt solcher Tools sind teuer. Für den Mittelstand gibt es preiswerte Alternativen, um den Pflichten aus dem GwG nachzukommen. |
Nutzen von Tools für Kundenscreening
Es ist sinnvoll, zur Absicherung des Kfz-Betriebs Analysetools für das Kundenscreening zu nutzen. Denn
- die gesetzliche Regelung über die Identifizierungspflichten beim Schwellenwert ist durch die vielen Ausnahmen wenig geglückt,
- ein Kunde kann hinsichtlich seines Status als Politisch exponierte Person (PeP) oder im Hinblick auf ein Embargo lügen oder
- eine Firma kann zur wirtschaftlichen Berechtigung falsche Angaben machen.
Das Prüfschema für das Kundenscreening ist gesetzlich vorgeschrieben. Es umfasst 3 Schritte:
- 1. Kundenangaben, etwa im Kaufvertrag, erheben und erfassen; dabei sind immer Mindestvorgaben zu berücksichtigen.
- 2. Angaben prüfen anhand einer Ausweiskopie oder eines Auszug aus dem Handelsregister (HR).
- 3. Wirtschaftliche Berechtigung bzw. das Vorliegen verstärkter Sorgfaltspflichten auch unter dem Gesichtspunkt der Anlage 2 zum GwG prüfen.
Deutsche Tools zur Überprüfung juristischer Personen
Als Händler kennen Sie folgende Situation nur zu gut: Ein Kunde erwirbt ein hochwertiges Firmenfahrzeug. Er zahlt unbar. Seine Angaben erscheinen widersprüchlich und zweifelhaft im Sinne der BKA Anhaltspunktepapiere. Der Kunde legt einen HR-Auszug vor, möchte jedoch keine Gesellschafterliste abgeben. Was tun? Welche Tools können Sie zur Überprüfung juristischer Personen nutzen?
Ihnen stehen 3 deutsche Tools zur Überprüfung zur Verfügung. Um es vorwegzunehmen: Alle Tools haben ihre individuellen Stärken und Schwächen.
Transparenzregister
Das Transparenzregister (www.transparenzregister.de) ist die preiswerteste, aber auch umständlichste Option. In jedem Einzelfall muss ein Händler unter Nachweis der Berechtigung bzw. Begründung die Einsichtnahme elektronisch beantragen. Damit einher geht naturgemäß eine gewisse Bearbeitungsdauer. Ganz wesentliches Alleinstellungsmerkmal des Transparenzregisters ist jedoch, dass allein über dieses Portal insbesondere Stiftungen und dahinterstehende Personen abgefragt werden können und müssen. Dies ist über keine andere Lösung möglich. Die Prüfung von PeP, Terrorverdacht oder Embargo wird nicht angeboten.
Registerportal der Länder
Einfacher ist eine Recherche (mit Ausnahme der Stiftungen) unter www.handelsregister.de. Die Recherche ist allerdings auch mit höheren Kosten verbunden. Um Zugang zu erhalten, muss man sich einmalig und kostenlos anmelden und registrieren. Deren Bearbeitung dauert jedoch immer etwas länger. Dafür lassen sich dann aber alle Registerangaben des HR, Genossenschafts-, Vereins- oder Partnerschaftsregisters abfragen. Auch hier werden keine PeP-, Terror- oder Embargoprüfungen angeboten.
GwG24
Unter www.gwg24.de können die gleichen Prüfungen vorgenommen werden. In einem weiteren Arbeitsgang können hier aber auch wirtschaftlich Berechtigte hinsichtlich ihres internationalen PeP-, Terror- oder Embargostatus geprüft werden. Nachteil dieses Portals ist die vertragliche Bindung, allerdings werden verschiedene Preismodelle angeboten. Im Basistarif entsprechen die Kosten etwa dem des Portals der Länder, die sich jedoch über die anderen Preismodelle spürbar senken lassen.
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Registrierung | Abfrage | Preise | Besonderheit | |
Transparenzregister | Einzelfallregistrierung kostenlos | Nur einzelfallbezogen | ca. 2,50 Euro | Zwingend erforderlich bei der Prüfung von Stiftungen |
Registerportal der Länder |
| Hoher Recherche-aufwand | ca. 9,00 Euro | Alle Prüfungen außer Stiftungen möglich |
GWG 24 |
| Jederzeit, einfache Handhabung | ca. 9,00 Euro | Alle Prüfungen außer Stiftungen möglich; einziges Portal zur Prüfung von PeP, Terror, Embargo |
Internationale Recherchetools zu juristischen Personen
Ungleich komplizierter ist die Überprüfung internationaler Kundenverbindungen. Das liegt vor allem daran, dass
- die Eintragungspflichten von Gesellschaften völlig unterschiedlichen Kriterien in den einzelnen Ländern unterliegen,
- teilweise Sprachkenntnisse erforderlich sind und
- die Pfade der Überprüfung häufig sehr unterschiedlich ausgestaltet sind.
Extrem hilfreich ist dabei das europäische Businessregister (EBR) unter https://ebr.bundesanzeiger-datenservice.de. Darunter können Kunden aus vielen EU- und ein paar wenigen Nicht-EU-Ländern abgefragt werden:
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EU-Länder | Brexit-Gebiete | |
Belgien | Malta | Großbritannien |
Bulgarien | Niederlande | Gibraltar |
Dänemark | Österreich | Guernsey |
Deutschland | Polen | Jersey |
Estland | Portugal | |
Finnland | Rumänien | |
Frankreich | Slowakei | |
Griechenland | Slowenien | |
Irland | Spanien | |
Italien | Schweden | |
Kroatien | Tschechische Republik | |
Lettland | Ungarn | |
Litauen | Zypern | |
Luxemburg | ||
* Die fett markierten Länder können über das EBR abgefragt werden. | ||
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Nicht-EU-Länder | |
Albanien | Monaco |
Andorra | Montenegro |
Armenien | Norwegen |
Aserbaidschan | Russland |
Bosnien-Herzegowina (FATF Risikoland) | San Marino |
Georgien | Schweiz |
Island | Serbien |
Kasachstan | Türkei |
Kosovo | Ukraine |
Liechtenstein | Vatikanstadt |
Mazedonien | Weißrussland |
Republik Moldau | |
* Die fett markierten Länder können über das EBR abgefragt werden. | |
Wichtig | Das Handling ist nicht immer einfach. Auch bedarf es immer einigen Rechercheaufwands, bis man den Pfad zum wirtschaftlich Berechtigten gefunden hat. Der Kostenaufwand entspricht etwa dem des Registerportals der Länder bzw. dem von GWG24.
Kundenverbindungen jenseits des EBR prüfen
Kundenverbindungen, die sich nicht über das EBR, sondern allein über nationale Registerseiten prüfen lassen, sind aufgrund der vorerwähnten rechtlichen und sprachlichen Hindernisse deutlich schwieriger zu prüfen. Die Services der einzelnen Länder unterscheiden sich dabei ebenfalls deutlich. So sind z. B. Abfragen Schweizer Unternehmen meist kostenlos und einfach vorzunehmen, bei französischen Unternehmen sind mindestens englische Sprachkenntnisse erforderlich; holländische oder belgische Unternehmen lassen sich nur in den Landessprachen prüfen. Hilfreich sind dabei die folgenden beispielhaften Links
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Slowakisches Handelsregister | |
Tschechisches Handelsregister | |
Schweizer Handelsregister | |
Norwegisches Handelsregister | |
Englisches Handelsregister | |
Französisches Handelsregister | |
Belgisches Handelsregister | |
Niederländisches Handelsregister | |
Händler müssen aber in jedem Falle berücksichtigen, dass in keinem der Register PeP-, Terror- oder Embargoprüfungen vorgenommen werden können, dies ist allein über die GWG24 möglich.
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Registrierung | Abfrage | Preise | Besonderheit | |
EBR | Kostenlos | Hoher Rechercheaufwand bei juristischen Personen | ca. 9,50 Euro | Mehrere Länder in einem System, Problem: unterschiedliche nationale Veröffentlichungspflichten |
Ausländische Registerseiten | Sehr unterschiedlich | Hoher Recherche-aufwand bei juristischen Personen | Sehr unterschied-lich | Meist Sprachkenntnisse erforderlich, Unterschiedliche nationale Veröffentlichungspflichten |
GWG 24 | Direkt / schnell kostenpflichtig (einmalig) | Nur natürliche Personen, jederzeit, einfache Handhabung | ca. 9,00 Euro | Einziges Portal zur Prüfung von PeP, Terror, Embargo, keine jur. Personen |
Was sollte ein Kfz-Händler tun, wenn er nun keine Abfragen über eines der Portale erreichen kann?
Händler müssen einen angemessenen Aufwand treiben, um Kunden zu identifizieren und deren Angaben zu verifizieren. Dies geht nicht so weit, den Kunden etwa durch eine Privatdetektei zu überprüfen. Hilfreich kann bereits eine einfache Google-Recherche sein, wobei oft schon mit Google Maps überprüft werden kann, ob ein Unternehmen tatsächlich am angegebenen Ort seinen Standort hat, über welchen lokalen Internetauftritt es verfügt, welche Social-Media-Accounts bedient werden etc.
PRAXISTIPP | Dokumentieren Sie das Ergebnis Ihrer Recherchen, z. B. als Screenshots, und nehmen Sie die Unterlagen zum jeweiligen Geschäftsvorfall. |
