01.07.2005 | Vorsteuerabzug gefährdet

Vorsicht bei elektronischen Rechnungen

Der Versand von Rechnungen per E-Mail nimmt zu. Oft werden bessere Konditionen versprochen, wenn die Rechnung per E-Mail versendet werden darf – gerade Telefonnetzbetreiber werben damit.  

Was für den Privatmann günstig sein kann, bringt dem Unternehmer möglicherweise Nachteile. Denn elektronische Rechnungen berechtigen nur unter den engen Voraussetzungen des § 14 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) zum Vorsteuerabzug. Vor allem elektronische Telefonrechnungen erfüllen die Voraussetzungen oft nicht.  

Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen

Eine Rechnung darf nur mit Ihrer Zustimmung elektronisch versendet werden (§ 14 Absatz 1 Satz 2 UStG). Die Zustimmung bedarf aber keiner bestimmten Form. Das heißt: Sie gilt auch als erteilt, wenn Sie die elektronische Zusendung schweigend hinnehmen.  

Elektronische Rechnungen berechtigen nur zum Vorsteuerabzug, wenn die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Das kann gemäß § 14 Absatz 3 UStG geschehen durch  

• eine qualifizierte elektronische Signatur oder

• elektronischen Datenaustausch („Electronic Data Interchange“, EDI) mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde.