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·Fachbeitrag ·Umsatzsteuer

Elektronische Rechnungen werden jetzt auch ohne digitale Signatur anerkannt

von Diplom-Finanzwirt Rüdiger Weimann, Dozent, Lehrbeauftragter und freier Gutachter in Umsatzsteuerfragen, Dortmund

| Die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung waren bislang wegen der „qualifizierten digitalen Signatur“ extrem hoch und für viele Kfz-Betriebe zu kompliziert und kostenintensiv. Das soll nun anders werden! Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat der Gesetzgeber rückwirkend zum 1. Juli 2011 die Anforderungen an elektronische Rechnungen reduziert und damit das Risiko des Verlusts des Vorsteuerabzugs deutlich gesenkt. Ein Segen für Ihre Buchhaltungen. |

Im Grundsatz sind alle Rechnungen „gleich“

Eine Unterscheidung zwischen Papier- und elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich nicht mehr erforderlich. Beide sind umsatzsteuerlich gleich zu behandeln. Insbesondere haben sich die Anforderungen an Papierrechnungen nicht erhöht. Die Unterscheidung hat allerdings weiterhin Bedeutung für die Archivierung und das Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Durch ein beliebiges innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, müssen Sie nunmehr lediglich sicherstellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

 

Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung

Nach Ansicht des BMF ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ein Verfahren, das Sie als Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit Ihrer Zahlungsverpflichtung einsetzen. Ihre Buchhaltung muss also prüfen, ob

  • die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
  • der Rechnungsaussteller den behaupteten Zahlungsanspruch hat und
  • die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist.

 

PRAXISHINWEISE |  

  • Letztlich heißt das: Ihre Buchhaltung muss nur das machen, was sie bislang auch schon bei Papierrechnungen gemacht hat, um eine Rechnung auf ihre Richtigkeit hin zu überprüfen: Die Rechnung muss direkt nach Eingang einer elektronischen Rechnung durch Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und gegebenenfalls dem Lieferschein geprüft werden, ob sie inhaltlich in Ordnung ist.

  • Es müssen keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht, kann als geeignetes Kontrollverfahren gelten.
  • Der Begriff innerbetriebliches Kontrollverfahren bedeutet nicht, dass es sich um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss.
  • Auch in kleineren Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können innerbetriebliche Kontrollverfahren angewandt werden. In der einfachsten Form kann dies durch einen manuellen Abgleich der Rechnungen mit geschäftlichen Unterlagen (zum Beispiel Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg) geschehen.

Rechnungsprüfung dokumentieren

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen. Nach Auffassung des BMF ergibt sich daraus keine besondere Dokumentationspflicht. Allerdings sind Sie als Unternehmer nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nachzuweisen. Formell und materiell fehlerlose Eingangsrechnungen sind hier sicherlich unproblematisch.

 

Stellt sich aber - etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung - heraus, dass eine Rechnung fehlerhaft ist, müssen Sie zur Wahrung aller Rechte Ihre Gutgläubigkeit nachweisen: Sie müssen alles getan haben, was von einem sorgfältigen Kaufmann erwartet werden kann, und sollten dies auch dokumentieren.

 

PRAXISHINWEISE |

Für die Dokumentation selbst bieten sich unterschiedliche Vorgehensweisen an:

  • Die Anlage einer besonderen EDV-Datei „Rechnungsprüfung“ mit Prüfungsvermerken wie Datum der Rechnungsprüfung, prüfender Mitarbeiter, Rechnungsnummer und -datum, Beanstandungen und Ähnliches.
  • Ein handschriftlicher Prüfungsvermerk auf einem Ausdruck der elektronisch empfangenen und zuvor gespeicherten Rechnung. Gerade kleinere Unternehmen werden diesen Weg häufig gehen und den Prüfungsvermerk zusammen mit dem Kontierungsvermerk anbringen.
  • Da die Finanzverwaltung keine besondere Dokumentation fordert, sind wohl auch Generalanweisungen an die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung denkbar. Diese sagen dann für den Einzelfall zwar nichts darüber aus, ob eine bestimmte Rechnung auch tatsächlich vom zuständigen Mitarbeiter geprüft wurde, zeigen aber, dass Sie sich grundsätzlich darum bemüht haben.

 

BEACHTEN SIE | Die Finanzverwaltung fordert bislang, dass die Kontierung direkt auf dem Buchungsbeleg angebracht wird. Bei elektronischen Rechnungen ist dies technisch nicht machbar, weil der Originalzustand erhalten bleiben muss. Es besteht aber die Möglichkeit, an die Rechnung einen Datensatz anzuhängen, der die für die Buchung notwendigen Informationen enthält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann.

PRAXISHINWEIS | Bei Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur bzw. bei der Übermittlung im elektronischen Datenaustausch (EDI) gelten die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet (§ 14 Abs. 3 UStG). Wer diese beiden Verfahren, bei denen elektronische Rechnungen schon vor dem 1. Juli 2011 anerkannt wurden, freiwillig anwendet, spart sich das innerbetriebliche Kontrollverfahren.

Fließender Übergang zur Prüfung des Vorsteuerabzugs

Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Die Abziehbarkeit der Vorsteuer ist darüber hinaus davon abhängig, dass die Eingangsrechnung alle Pflichtangaben enthält (§§ 14, 14a UStG) und diese grundsätzlich richtig sind (Abschnitt 15.2 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 Umsatzsteuer-Anwendungserlass [UStAE]).

 

Eine Prüfung der Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistenden oder der Rechnungsnummer ist nicht notwendig. Sie müssen nur auf einer Rechnung angegeben und dürfen nicht erkennbar falsch sein (A 15.2 Abs. 3 Sätze 3 f. UStAE).

 

PRAXISHINWEISE |  

  • Nach Auffassung des BMF rechtfertigt eine inhaltlich richtige Rechnung die Annahme, dass bei der Übermittlung die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts nicht beeinträchtigt wurden. Bei inhaltlich richtiger Rechnung ist damit davon auszugehen, dass die Rechnung nicht gefälscht oder verfälscht oder auf andere Weise verändert wurde und der erbrachten Leistung entspricht.
  • Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens nach Auffassung des BMF in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.

Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich

„Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln“ (§ 14 Abs. 1 S. 6 UStG). Das heißt: Sie haben weiterhin Anspruch auf eine Papierrechnung. Sie haben aber das Recht, die elektronische Abrechnung durch eine formfreie Zustimmung zu akzeptieren.

 

  • So können Sie beispielsweise in einer Rahmenvereinbarung mit Ihren Geschäftspartnern im Vorhinein mündlich, auf Papier oder elektronisch festlegen, sämtliche Rechnungen elektronisch zu übermitteln.
  • Die Zustimmung kann auch im Nachhinein konkludent erteilt werden, indem ein Geschäftspartner die elektronischen Rechnungen des anderen ohne Widerspruch hinnimmt.
  • Sie können Ihre Zustimmung auch wieder zurücknehmen - allerdings nur für die Zukunft.

 

PRAXISHINWEIS | Eine wesentliche Erleichterung bringt die Neuregelung für per Fax übermittelte Rechnungen. Die Übermittlung von Standard- zu Standard-Faxgerät oder von einem Computer-Telefax/Fax-Server an ein Standard-Faxgerät gilt zukünftig als Papierrechnung. Bislang galt dies nur, wenn auch der Rechnungsaussteller ein Standard-Faxgerät verwendet hat; es sei denn, er hatte das Fax qualifiziert digital signiert. Da der Rechnungsempfänger dies nicht sicher kontrollieren konnte, wurde Fax-Rechnungen häufig widersprochen. Jetzt können (und müssen) Sie Faxrechnungen ohne besondere Prüfung akzeptieren, wenn sie auf einem Standard-Faxgerät eingegangen sind.

Widerspruch gegen Erhalt elektronischer Rechnungen

Man kann es nicht leugnen: Elektronische Rechnungen bergen nach wie vor gewisse Risiken und führen zwangsläufig zu erhöhtem Prüfungsaufwand. Um sich Letzteren zu ersparen, wollen manche Unternehmen elektronische Rechnungen auch weiterhin nicht anerkennen. In diesem Fall sollte der Rechnungsaussteller wie folgt informiert werden:

 

MUSTERSCHREIBEN / Widerspruch gegen elektronische Rechnungen

Sehr geehrte Damen und Herren,

haben Sie Dank für Ihre Warensendung.

Formulierungsvorschlag bei Eingangsrechnung via Telefax

Die uns hierzu von Ihnen per Telefax übersandte Abrechnung vermögen wir allerdings nicht als Rechnung anzuerkennen, da wir selbst nicht mit einem Standard-Faxgerät arbeiten.

Formulierungsvorschlag bei Eingangsrechnung via E-Mail

Die uns hierzu von Ihnen via E-Mail übersandte Abrechnung vermögen wir aufgrund des damit verbundenen Prüfungsaufwands und der Risiken und Unsicherheiten allerdings nicht als Rechnung anzuerkennen.

Unter Hinweis auf § 14 Abs. 1 S. 7 Alt. 2 UStG bitten wir daher um Übersendung einer Papierrechnung auf dem Postweg. Sollten wir diese nicht zeitnah von Ihnen erhalten, werden wir Ihre Forderung bei Fälligkeit netto begleichen.

Mit freundlichen Grüßen

 

PRAXISHINWEISE |

  • Bei guter Geschäftsbeziehung sollte vom Einfordern einer Papierrechnung abgesehen werden - insbesondere dann, wenn man davon ausgehen darf, dass der Rechnungsaussteller das „elektronische Prozedere“ beherrscht und der Vorsteueranspruch damit ungefährdet ist.
  • Zivilrechtlich haben Sie als Rechnungsempfänger ein Zurückbehaltungsrecht lediglich hinsichtlich der Umsatzsteuer. Nur Letztere ist risikobehaftet. Sie müssen daher die Rechnung bei Fälligkeit netto begleichen.
 

Aufbewahrung (Archivierung) von Rechnungen

Hinsichtlich der Form und Dauer der Aufbewahrung von Rechnungen gibt es keine Änderungen. Sie müssen Papier- und elektronische Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Während des gesamten Zeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG).

 

Elektronische Rechnungen sind zwingend elektronisch aufzubewahren. Eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist für steuerliche Zwecke unzulässig, weil dadurch das Recht der Finanzbehörde auf Datenzugriff konterkariert würde (§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung). Speichern müssen Sie auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt, also zum Beispiel auf einer nur einmal beschreibbaren Daten-DVD oder Daten-CD.

 

PRAXISHINWEISE |

  • Erhalten Sie eine Rechnung als PDF-Anhang zu einer E-Mail, müssen Sie nicht nur die PDF, sondern auch die E-Mail elektronisch aufbewahren.
  • Wollen Sie vermeiden, dass ein Betriebsprüfer in das E-Mail-Programm selbst „hineinprüft“ und damit den gesamten E-Mail-Verkehr sehen kann, müssen Sie die Daten zeitnah trennen und gesondert archivieren.

Bei Papierrechnungen haben Sie die Wahl, ob Sie diese in Papierform oder als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahren. Beim Einscannen von Papierrechnungen sind die Ausführungen unter Abschnitt VII Buchst. b) Nr. 1 der „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ zu beachten.

 

Die Verletzung der Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG).

 

Der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG bleibt hiervon zwar unberührt. Sie tragen jedoch als Unternehmer nach allgemeinen Grundsätzen die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen. Sind Unterlagen für den Vorsteuerabzug unvollständig oder nicht vorhanden, kann das Finanzamt die abziehbare Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise anerkennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen (Abschnitt 15.11 Abs. 5 ff. UStAE).

 

BEACHTEN SIE | Um keine Einbußen zu erleiden, hat der Gesetzgeber im Gegenzug zur vereinfachten elektronischen Rechnungsstellung die Umsatzsteuerkontrolle in § 27b Abs. 2 UStG ergänzt: Im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau kann der durchführende Amtsträger nunmehr auch verlangen, elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronische Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 S. 8 UStG einzusehen. Soweit erforderlich darf er in diesem Fall sogar die hierfür eingesetzten Datenverarbeitungssysteme nutzen.

 

Checklisten für Ihre Buchhaltung

Die folgenden Checklisten zeigen die Konsequenzen, die sich aus der Neuregelung für Ihre Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ergeben.

CHECKLISTE / Konsequenzen für die Debitorenbuchhaltung

  • Für die elektronische Rechnungsstellung ist kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben. Der Rechnungsaussteller kann frei entscheiden, wie er Rechnungen übermittelt. In Betracht kommen insbesondere die Übermittlung
    • als bloße E-Mail,
    • als E-Mail mit Word-, sonstigem Text- oder PDF-Anhang,
    • im EDI-Verfahren,
    • über Computer-Fax oder über einen Fax-Server (ein Standard-Fax gilt jetzt als Papierrechnung, insoweit sind hier keine Besonderheiten zu beachten),
    • per Web-Download,
    • via DE-Mail oder E-Post
  • Eine (qualifizierte elektronische) Signatur ist nicht mehr vorgeschrieben, gleichwohl aber möglich.
  • Das innerbetriebliche Kontrollverfahren muss insbesondere gewährleisten, dass es zu keiner Steuerschuld nach § 14c UStG (unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis) kommt.
  • Die Ausgangsrechnung (an Kunden versandter Datensatz) ist zu archivieren.
  • Widerspricht der Rechnungsempfänger einer elektronischen Rechnung, ist eine Papierrechnung zu übersenden.

CHECKLISTE /  Konsequenzen für die Kreditorenbuchhaltung

  • Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren muss gewährleisten, dass die Eingangsrechnung mit der behaupteten Zahlungsverpflichtung abgeglichen wird.
  • Die Prüfungshandlungen sollten dokumentiert werden.
  • Bei inhaltlich richtiger Rechnung ist davon auszugehen, dass die Rechnung nicht gefälscht oder verfälscht oder auf andere Weise verändert wurde und der erbrachten Leistung entspricht. In der Praxis werden sich hier die Durchführung des (neuen) Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs in weiten Teilen überschneiden.
  • Nach wie vor sind die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs zu prüfen. Ist der Nachweis erbracht, dass diese gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.
  • Einer elektronischen Rechnung kann widersprochen werden. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass der Nettobetrag fristgerecht gezahlt wird.
  • Eine Rechnung, die als Standard-Fax eingeht, ist keine elektronische Rechnung. Sie gilt als Papierrechnung und berechtigt nicht zum Widerspruch!
  • Die Eingangsrechnung - der vom leistenden Unternehmer übersandte Datensatz - ist zu archivieren.

WICHTIG | Beide Checklisten finden Sie auch zum Download in „myIWW“ (www.iww.de) in „Online-Service/Downloads“ in der Rubrik „Checklisten/Arbeitshilfen“ unter der Überschrift „Steuern“.

Quelle: Ausgabe 02 / 2012 | Seite 7 | ID 30736670