04.01.2011 | Neues zu E-Mail, Fax und Co.

Sichern Sie sich den Vorsteuerabzug aus elektronischen Eingangsrechnungen

von Diplom-Finanzwirt Rüdiger Weimann, Dozent, Lehrbeauf-tragter und freier Gutachter in Umsatzsteuerfragen, Dortmund

Die elektronisch übersandte Rechnung wird im Geschäftsleben zunehmend zum Standard. Doch Vorsicht: Viele dieser Rechnungen genügen nicht den gesetzlichen Vorgaben. Folge: Ihr Vorsteuerabzug ist in Gefahr. Lesen Sie daher nachfolgend, worauf Sie bei elektronischen Eingangsrechnungen unbedingt achten sollten.  

Anforderungen an eine elektronische Rechnung

Elektronisch übersandte Rechnungen sind insbesondere die an eine E-Mail angehängte Rechnung und die aus einem oder an einen Computer gefaxte Rechnung. Eine nur von Faxgerät zu Faxgerät übersandte Papierrechnung ist zwar elektronisch übermittelt worden, muss aber nicht die Kriterien einer elektronischen Rechnung erfüllen, auf die wir nachfolgend eingehen werden.  

Eingangsrechnungen per E-Mail

In der Praxis ist es üblich, zur Abrechnung eine (einfache) pdf-Datei des Rechnungsdokuments anzuhängen. Diese ist nicht fälschungssicher und genügt nicht für den Vorsteuerabzug!  

Das Problem: Wenn Sie die Rechnung mit einem Farbdrucker ausdrucken, erweckt sie den Eindruck einer Originalrechnung. Das heißt, Sie könnten die Vorsteuer erst einmal ziehen. Spätestens aber bei einer Betriebsprüfung müssen Sie aber damit rechnen, dass Ihnen der Prüfer den Vorsteuerabzug streicht und Strafzinsen berechnet.