01.11.2007 | Führung von Personalakten

So lösen Sie das Problem „Sensible Daten in Personalakten“

von Rainer Hoffmann, Fachanwalt für Arbeitsrecht, St. Ingbert

Die ordnungsgemäße Führung von Personalakten im Autohaus ist nicht einfach. Richtig schwierig wird es, wenn sensible Daten in der Akte abgelegt werden sollen.  

Begriff „Personalakte“

Das Dilemma mit der Personalakte beginnt bereits damit, dass der Begriff nicht gesetzlich definiert ist. Im Allgemeinen versteht man da-runter eine Sammlung aller Urkunden und Vorgänge, die persönliche und dienstliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.  

Schutz vor Zugriff und Einsichtnahme im allgemeinen ...

Der Arbeitgeber muss die Personalakten vor dem Zugriff und der Einsichtnahme Dritter schützen. Das heißt, er darf sie nur einem begrenzten Kreis von Mitarbeitern zugänglich machen, die auf die Daten zugreifen müssen, um die berechtigten Interessen des Arbeitgebers erfüllen zu können.  

... und bei besonders sensiblen Daten