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27.07.2009 |Der Betriebsprüfer kommt

Digitale Betriebsprüfung gut vorbereiten

von Dipl.-Ing. Peter Rösch CMC/BDU, Haar bei München

Bereits 70 Prozent der Betriebsprüfungen (BP) in Deutschland erfolgen digital. Als Unternehmer müssen Sie hierfür die technischen und organisatorischen Voraussetzungen schaffen. Gelingt dies nicht, kann der Fiskus nach einer Neuregelung seit 2009 ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis zu 250.000 Euro verhängen (§ 146 Absatz 2b Abgabenordnung). 

Inhalte einer digitalen Prüfung

Bei der digitalen BP steht, neben den klassischen Prüfungshandlungen, die maschinelle betriebswirtschaftliche Analyse der Daten im Vordergrund. Der Prüfer will vergleichbare Möglichkeiten der Recherche und Auswertung erhalten, wie Sie sie als Unternehmer haben, insbesondere bezüglich der 

  • fortlaufenden Nummerierung der Ausgangsrechnungen
  • Prüfung von Bewirtungsbelegen gegen Sonn- und Feiertage
  • Ermittlung unzulässiger negativer Bestände in der Kasse
  • Prüfung der Mehrfachbeschäftigung von Mini-Jobbern.

 

Sie müssen dem Prüfer unverdichtete Ursprungsdaten bereitstellen. Das sind alle Buchungssätze Ihrer Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sowie steuerrelevante Daten, die in vorgelagerten Systemen erzeugt und nur verdichtet über Schnittstellen in die Buchhaltung weitergegeben werden (zum Beispiel Einzeldaten aus dem Kassensystem). Auch alle elektronisch archivierten (gescannten) Handelsbriefe und Belege zählen dazu. Diese müssen über einen Index (Querverweis) auf den zugehörigen Buchungssatz verweisen. 

Was ist elektronisch aufzubewahren?

Welche Dokumente und Daten Sie auf welche Art und Weise aufbewahren müssen, hat die Finanzverwaltung auch sieben Jahre nach Einführung der digitalen BP noch nicht geregelt. Folgende elektronische Aufbewahrungspflichten gelten:  

 

1. Im IT-System automatisch erzeugte oder weiterverarbeitete Buchungsdatensätze.

 

2. Elektronisch eingegangene bzw. versandte Handelsbriefe (Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge, Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Reklamationen, Schriftverkehr zur Anbahnung/Abwicklung eines Geschäfts etc.).

 

3. Auswertungen aus vorhandenen Daten- und Buchungssätzen, die zur internen Verrechnung oder Bewertung von Lieferungen und Leistungen herangezogen werden.

 

Besonderheiten bei Handelsbriefen

Handelsbriefe, die Sie als elektronische Dokumente (E-Mail, Fax) erhalten oder versenden, beinhalten überwiegend Text. Es handelt sich um „nichtcodierte Informationen“. Die Rechtsprechung verlangt, dass diese digital aufbewahrt werden, damit weiterführende Informationen (zum Beispiel Übermittlungsdetails) sichtbar gemacht werden können. Die elektronisch archivierten Dokumente müssen nicht zusätzlich ausgedruckt aufbewahrt werden.  

 

Beachten Sie: Da unter Handelsbriefe auch jede Bestätigung von Konditionen - zum Beispiel Änderung eines Rabatts - zählt, sind alle E-Mails zu archivieren, die in Bezug zu einem Auftrag stehen.  

 

Besonderheiten bei elektronischen Eingangsrechnungen

Bei elektronisch signierten Dokumenten, wie zum Beispiel einer elektronischen Rechnung mit qualifizierter Signatur, die Sie zum Vorsteuerabzug benötigen, muss auch die Überprüfung der Signatur im Originaldatenformat aufbewahrt werden.  

Formen der Aufbewahrung

Für steuerrelevante Daten und Dokumente gibt es im Hinblick auf die digitale BP unterschiedliche Pflichten zur Form der Aufbewahrung:  

 

  • Aufbewahrung als Papierdokument: Belege und Urkunden (Zolldokumente, Buchungsanweisungen, Kassenbelege), die als Papier eingehen und archiviert werden, können immer als Papier vorgelegt werden. Urkunden und Jahresabschlüsse müssen sogar im Original vorgelegt werden.

 

  • Bildliche Speicherung: Die bildliche Speicherung von Belegen (Scannen) kann digital als tiff- oder pdf-Datei erfolgen und/oder optisch (Mikrofiche). Bei der bildlichen Speicherung müssen Sie die Belege dem Prüfer auch elektronisch vorlegen und die Verknüpfung des Belegs zum Buchungssatz über einen eindeutigen Index zugänglich machen. Aus dem Buchungssatz der Finanzbuchhaltung müssen Sie zum Beispiel auf das gescannte Bild der zugehörigen Eingangsrechnung klicken können.

 

Beachten Sie: Originalunterlagen oder -belege können nach einer digitalen Archivierung vernichtet werden, sofern sie nicht verpflichtend im Original aufbewahrt werden müssen, wie zum Beispiel oben genannte Urkunden und Jahresabschlüsse.

 

  • Aufbewahrung im Originalformat: Alle Daten und Dokumente sind in dem „Originalformat“ vorzulegen, mit dem sie in den hausinternen Programmen zur Verfügung stehen. Daten und Dateien, die zur Bearbeitung oder Prüfung erst aus einem speziellen Ursprungsformat lesbar gemacht werden müssen, sind zusätzlich im dann erzeugten Originalformat vorzulegen.

 

Beispiele
  • Eine signierte und verschlüsselte Eingangsrechnung ist nicht lesbar. Sie muss somit entschlüsselt werden, damit sie lesbar ist und im selbst erzeugten Originalformat aufbewahrt werden, damit der steuerliche Nachweis geführt werden kann.
  • Werden Daten zur Verringerung des Datenvolumens ausgelagert (Buchführung, Warenwirtschaft), sind diese zur Wiedereinspielung im unveränderten Originalformat aufzubewahren.

 

  • Aufbewahrung im Ursprungsformat: Daten und Dateien sind zusätzlich zum Originalformat im digitalen Ursprungsformat vorzulegen, wenn sie nur mit spezieller Software lesbar bzw. auswertbar gemacht werden können. Das ist der Fall bei
  • Daten im eigenen Buchführungssystem, die nur mit der hausinternen Software auswertbar sind
  • Daten aus eigenen Vorsystemen
  • digitalen Texten oder Tabellenkalkulationen
  • eingehenden Daten und Dokumenten von fremden Dritten.

 

  • Aufbewahrung im Exportformat: Alle elektronisch aufbewahrten Daten und Dateien sind im Zuge der Datenüberlassung (per Datenträger) an den Prüfer in vorgegebenen Formaten bereitzustellen, damit eine betriebswirtschaftliche Auswertung durch die Prüfprogramme der Finanzbehörden (WinIDEA) erfolgen kann.

 

Wichtig: Für alle elektronisch archivierten Daten muss sichergestellt sein, dass sie unabhängig vom Speicherort und -medium gegen Ändern, Löschen und Vernichten geschützt sind. 

 

Beachten Sie: In „myIWW“ (www.iww.de) im Online-Service finden Sie unter „Checklisten/Arbeitshilfen“ - Stichwort „Steuern“ eine Übersicht, welche Daten und Dokumente in welcher Form für die digitale Betriebsprüfung bereitgestellt werden müssen.  

Vorbereiten der digitalen Betriebsprüfung

Betriebsprüfungen haben geringe Vorlaufzeiten. Legen Sie deshalb bereits im laufenden Geschäft fest,  

  • welche Daten, Dokumente und E-Mails steuerrelevant sind,
  • wie und von wem sie gekennzeichnet werden und
  • wie sie aufbewahrt werden.

 

Unser Tipp: Legen Sie die entsprechenden Geschäftsprozesse schriftlich fest. Ein Muster für eine Geschäftsprozessbeschreibung „Eingangsrechnung“ finden Sie in „myIWW“ (www.iww.de) im Online-Service unter „Checklisten/Arbeitshilfen“ - Stichwort „Unternehmensführung“. 

 

Verfahrensanweisung

Stellen Sie zur Vorbereitung von (digitalen) Betriebsprüfungen gemeinsam mit Ihrem Steuerberater eine Verfahrensanweisung zur elektronischen Archivierung und Betriebsprüfung auf. Sie sollte folgende Elemente aufweisen:  

 

Elemente der Verfahrensanweisung

1. Definition der Ziele und Inhalte.

 

2. Tabelle als steuerrelevant eingestufter Daten, E-Mails und Dokumente.

 

3. Beschreibung der Geschäftsprozesse mit Zuordnung der steuerrelvanten Daten, E-Mails und Dokumente, der Medien (Papier, Scan, Datensatz etc.), in denen sie vorkommen und wie damit verfahren wird.

 

4. Beschreibung der eingesetzten Anwendungsprogramme (Software und Archivsysteme mit Hinweis, dass Daten hierin nicht verändert oder gelöscht werden können).

 

5. Darstellung (Systemskizze) der IT-Infrastruktur (Server, Netzwerk, Datensicherung etc.) und Beschreibung der Maßnahmen zur Datensicherung und Archivierung.

 

6. Darstellung der Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

 

7. Beschreibung der Umsetzung der drei Zugriffsformen des Betriebsprüfers (siehe unten) inklusive Abgrenzung, dass nur prüfungsrelevante Daten, E-Mails und Dokumente im Zugriff sind.

 

8. Verweis auf weitere Organisationsanweisungen (Qualitätsmanagement, Kontierungshandbuch, Internes Kontrollsystem für das Rechnungswesen oder IT-Systembeschreibung bei Autohäusern mit Wirtschaftsprüfertestat).

 

9. Verweis auf die allgemeine „Organisationsanweisung Betriebsprüfung“, in der die Grundsätze der Vorbereitung einer Betriebsprüfung festgelegt sind:

 

  • Welche Organisationsanweisungen und Verfahrensbeschreibungen gelten?
  • Welcher Prüfungsablauf wird vorgeschlagen?
  • Wer nimmt an einer Betriebsprüfung teil?
  • Welche Auskünfte werden erteilt?
  • Welche Schritte werden wie dokumentiert?
  • Was ist das Verhalten in Ausnahmensituationen?

 

Datenzugriff für den Prüfer

Alle elektronischen Daten/Dokumente müssen Sie in unveränderter Form und Inhalt bereitstellen, das heißt, die Daten müssen nach Erstellung durch das IT-System gegen Änderung geschützt sein. Dies leisten alle Buchhaltungssysteme, sofern sie entsprechend den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ arbeiten.  

 

Dem Prüfer müssen drei verschiedene Arten von Datenzugriff ermöglicht werden,  

  • Z1: Unmittelbarer Zugriff direkt am IT-System durch den Prüfer.
  • Z2: Mittelbarer Zugriff als Auswertungen durch einen Mitarbeiter auf Weisung des Prüfers.
  • Z3: Datenüberlassung per Datenträger zur Prüfung durch den Prüfer mit Prüfsoftware WinIDEA. Die Daten müssen aber nicht vor Prüfungsbeginn bereitgestellt werden.

 

Wichtig: Richten Sie die Zugriffsformen so ein, dass nur die steuerrelevanten Daten bereitgestellt werden. Beschränken Sie sie insbesondere auf die relevanten Wirtschaftsjahre. Auch beim mittelbaren Zugriff durch einen Mitarbeiter (Z2), sollte dieser das mit den gleichen Zugriffsrechten wie der Prüfer machen, damit der Prüfer beim „über die Schulter schauen“ nicht etwas sieht, was er nicht sehen soll. 

 

Der Prüfer kann - ohne vorherige Festlegung - mit den drei Zugriffsformen (auch kombiniert) auf Ihre digitalen Daten zugreifen. Entscheidet sich der Prüfer für die Datenüberlassung nach Z3 und Sie haben ein umfangreiches Archiv gescannter Dokumente, fragen Sie ihn, ob es ausreicht, wenn er die reinen Buchungsdaten bekommt und die gescannten Belege direkt über Z1 oder Z2 ansieht.  

 

Beachten Sie: Dokumente, die im Original als Papier vorliegen, brauchen Sie nur in Papierform vorlegen. Ist ein solches Dokument auch gescannt als „Bild“ in elektronischen Archiven aufbewahrt, kann der Prüfer allerdings den Zugriff nach Z1, Z2 oder Z3 verlangen.  

Fazit

Das A und O einer erfolgreichen digitalen Betriebsprüfung ist neben der guten Vorbereitung die Kommunikation mit dem Prüfer. Stellen Sie eine Verfahrensanweisung für die elektronische Archivierung und Betriebsprüfung auf und sprechen Sie diese mit dem Prüfer durch. Dann erkennt er Ihren guten Willen und sieht hoffentlich wohlwollend über Schwachstellen Ihrer Prüfungsvorbereitung hinweg. 

 

 

Quelle: Ausgabe 08 / 2009 | Seite 11 | ID 128657