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27.07.2009 | Der Betriebsprüfer kommt

Digitale Betriebsprüfung gut vorbereiten

von Dipl.-Ing. Peter Rösch CMC/BDU, Haar bei München

Bereits 70 Prozent der Betriebsprüfungen (BP) in Deutschland erfolgen digital. Als Unternehmer müssen Sie hierfür die technischen und organisatorischen Voraussetzungen schaffen. Gelingt dies nicht, kann der Fiskus nach einer Neuregelung seit 2009 ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis zu 250.000 Euro verhängen (§ 146 Absatz 2b Abgabenordnung).  

Inhalte einer digitalen Prüfung

Bei der digitalen BP steht, neben den klassischen Prüfungshandlungen, die maschinelle betriebswirtschaftliche Analyse der Daten im Vordergrund. Der Prüfer will vergleichbare Möglichkeiten der Recherche und Auswertung erhalten, wie Sie sie als Unternehmer haben, insbesondere bezüglich der  

  • fortlaufenden Nummerierung der Ausgangsrechnungen
  • Prüfung von Bewirtungsbelegen gegen Sonn- und Feiertage
  • Ermittlung unzulässiger negativer Bestände in der Kasse
  • Prüfung der Mehrfachbeschäftigung von Mini-Jobbern.

 

Sie müssen dem Prüfer unverdichtete Ursprungsdaten bereitstellen. Das sind alle Buchungssätze Ihrer Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sowie steuerrelevante Daten, die in vorgelagerten Systemen erzeugt und nur verdichtet über Schnittstellen in die Buchhaltung weitergegeben werden (zum Beispiel Einzeldaten aus dem Kassensystem). Auch alle elektronisch archivierten (gescannten) Handelsbriefe und Belege zählen dazu. Diese müssen über einen Index (Querverweis) auf den zugehörigen Buchungssatz verweisen.  

Was ist elektronisch aufzubewahren?

Welche Dokumente und Daten Sie auf welche Art und Weise aufbewahren müssen, hat die Finanzverwaltung auch sieben Jahre nach Einführung der digitalen BP noch nicht geregelt. Folgende elektronische Aufbewahrungspflichten gelten:  

 

1. Im IT-System automatisch erzeugte oder weiterverarbeitete Buchungsdatensätze.