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· Vereinsorganisation

Vereinsvorstand – Haftungsvermeidung durch Ressortverantwortung und -verteilung

von Rechtsanwalt Michael Röcken, Bonn

| Der Vorstand eines Vereins ist verantwortlich für die Geschäftsführung im Verein. Werden Aufgaben nicht oder nicht ausreichend erledigt, kann der Vorstand dafür haften. Wegen des Grundsatzes der Gesamtverantwortung haften alle Vorstandsmitglieder gemeinsam – unabhängig vom Verursacher. Vorstände, die diese „Sippenhaftung“ vermeiden wollen, sollten dazu ein Instrument nutzen: Die Ressortverantwortung bzw. -aufteilung. |

Die Grundsätze zur Vorstandshaftung

Der Vorstand kann gegenüber dem Verein (Innenhaftung) und gegenüber Dritten („Außenhaftung“) haften. Das jedoch nur, wenn er einen Schaden zu verantworten hat. Ob überhaupt und in welchem Maße gehaftet wird, richtet sich nach dem Grad der Pflichtverletzung. Nach der gesetzlichen Regelung (§ 276 BGB) besteht eine Haftung nur im Fall von Vorsatz oder Fahrlässigkeit.

 

Bei der Fahrlässigkeit unterscheidet das Gesetz zwischen der einfachen und der groben Fahrlässigkeit. Fahrlässig handelt, wer die im Verkehr erforderliche Sorgfalt außer Acht lässt (§ 276 Abs. 2 BGB). Grob fahrlässig ist ein Handeln, bei dem die erforderliche Sorgfalt nach den gesamten Umständen in ungewöhnlich hohem Maße verletzt worden ist und bei dem dasjenige unbeachtet geblieben ist, was jedem hätte einleuchten müssen.

 

PRAXISHINWEISE |

  • Ein Vorstand, der ehrenamtlich tätig ist oder eine Vergütung von maximal 500 Euro im Jahr erhält, wird bei nur einfacher Fahrlässigkeit von der Inanspruchnahme durch den Verein freigestellt (§ 31a BGB).
  • Darüber hinaus kann der Vorstand von seinem Verein eine Haftungsfreistellung verlangen, wenn er bei einem Außenstehenden weder vorsätzlich noch grob fahrlässig einen Schaden verursacht hat und auf Schadenersatz in Anspruch genommen wird (§ 31a Abs. 2 BGB).

Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, sind diese gemeinsam für die Aufgabenerfüllung verantwortlich und haften in einem Schadensfall gesamtschuldnerisch. Eine gesamtschuldnerische Haftung bedeutet, dass jedes Vorstandsmitglied unabhängig von seinem Verschulden in voller Höhe in Anspruch genommen werden kann.

Empfehlungen zur Haftungsvermeidung

Um eine Haftung zu vermeiden, ist es zunächst erforderlich, dass sich der Vorstand einen Überblick verschafft, welche Aufgaben er zu erfüllen hat. Dann muss überprüft werden, ob der Vorstand ausreichend besetzt ist.

 

Aufgaben des Vereins analysieren

Welche Aufgaben der Vorstand konkret zu erfüllen hat, ergibt sich aus der Eigenart des Vereins. So wird ein Sportverein andere Aufgaben haben als ein Verein aus dem Tierzuchtbereich.

 

Neben allgemeinen Aufgaben, wie der Sorgfaltspflicht und der Buchführungspflicht, ergeben sich weitere Aufgaben aus dem Steuerrecht und aus dem Zivilrecht. Steuerrechtlich hat der Vorstand für den Verein beispielsweise die Steuererklärungen abzugeben, fällige Steuern zu zahlen und eine geordnete Buchführung zu erstellen.

 

Aus dem Zivilrecht ergeben sich zahlreiche weitere Verpflichtungen, wie beispielsweise Verkehrssicherungspflichten für die Vereinsanlagen oder die Insolvenzantragspflicht. Beschäftigt der Verein Arbeitnehmer, hat der Vorstand für den Verein außerdem Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuern abzuführen. Darüber hinaus ergeben sich Pflichten aus dem Arbeitsrecht.

 

Größe des Vorstands sollte auf Aufgabenvielfalt abgestimmt sein

Wichtig ist, dass sich der Vorstand einen genauen Überblick über die Aufgabenbereiche des Vereins verschafft. Darauf sollte dann die Zusammensetzung des Vorstands fußen.

 

PRAXISHINWEIS | Das Gesetz gibt nicht vor, dass ein Verein eine bestimmte Anzahl von Vorstandsmitgliedern haben muss. Der Verein ist bei der Zusammensetzung frei. Da es immer schwieriger wird, Vereinsmitglieder zu finden, die sich im Vorstand engagieren möchten, sollte der Vorstand so viele Mitglieder wie nötig und so wenig wie möglich haben. Es ist auch nicht erforderlich, dass alle Vorstandsmitglieder vertretungsberechtigt sind. Ein Teil des Vorstands kann also auch zu einem „erweiterten Vorstand“ oder „Gesamtvorstand“ gehören.

  • Beispiel

Ein Verein mit einer größeren Anzahl von Jugendlichen und einem Vereinsheim führt regelmäßig Wanderungen durch. Hier bietet es sich an, neben dem Vorsitzenden, einen Stellvertreter sowie einen Kassierer für den finanziellen Bereich in der Satzung vorzusehen. Während sich der stellvertretende Vorsitzende auch um das Vereinsheim (Technik, Instandhaltung) kümmert, kann sowohl für den Jugendbereich als auch für die Verwaltung des Vereinsheims ein Beisitzer bestimmt werden. Die Satzung würde dann im Punkt „Vorstand“ wie folgt lauten.

§ … Vorstand des Vereins
  • (1) Der Vorstand i. S. d. § 26 BGB besteht aus
    • dem Vorsitzenden und
    • dem stellvertretenden Vorsitzenden.
  • Die Mitglieder des Vorstands sind jeweils einzelvertretungsberechtigt.
  • (2) Der Gesamtvorstand wird aus dem Vorstand und folgenden Ämtern gebildet:
    • Kassierer,
    • Jugendwart und
    • Wanderwart.

(3) …

Ziele und Nutzen der Aufgabenverteilung

Ist der Vorstand auf die Verhältnisse des Vereins zugeschnitten, können im nächsten Schritt die Aufgaben verteilt werden.

 

Dass Aufgabenbereiche Vorstandsmitgliedern konkret zugeordnet werden, ist nicht nur aus Gründen der Haftungsvermeidung sinnvoll. Es hat auch Beweiskraft für andere Bereiche, wie eine Entscheidung des Landessozialgerichts Saarland (Urteil vom 25.5.2011, Az. L 2 U 30/10) zeigt. Im konkreten Fall hatte die Berufsgenossenschaft, bei der das Vorstandsmitglied eines Sport- und Kulturvereins freiwillig versichert war, bestritten, dass ein Unfall bei einer Wanderung im Rahmen der Vorstandstätigkeit passiert war. Anhand der vorliegenden Aufgabenverteilung konnte das Vorstandsmitglied nachweisen, dass es sowohl für die Organisation als auch für die Durchführung der Wanderung vor Ort zuständig war. Die Versicherung musste zahlen.

 

Die Form der Ressort- und Aufgabenverteilung

Sie können Ressorts zwar auch mündlich wirksam aufteilen. Wir raten Ihnen aber dringend dazu, die Ressortaufteilung schriftlich niederzulegen, um im Streitfall den Nachweis führen zu können.

 

Die Ressortverteilung kann entweder in der Satzung oder in der Geschäftsordnung des Vorstands erfolgen. Wir empfehlen Ihnen, das in der Geschäftsordnung des Vorstands zu regeln. Der Vorteil ist die flexible Handhabung. Denn der Vorstand kann Änderungen selbst vornehmen. Weil es sich bei der Geschäftsordnung um eine Vereinsordnung handelt, ist aber eine Ermächtigungsgrundlage in der Satzung erforderlich. Diese sowie eine Muster-Ressortaufteilung kann wie folgt aussehen.

 

Wichtig | Die Regelungen beziehen sich lediglich auf die Ressortaufteilung. Im konkreten Fall kann eine weitaus differenziertere Aufgabenverteilung erforderlich sein. Außer Acht bleiben auch andere organisatorische Fragen der Vorstandsarbeit, wie zum Beispiel der Ablauf von Sitzungen.

 

Mustersatzung / Geschäftsordnung des Vorstands zur Ressortaufteilung

§ … Vorstand des Vereins

(…)

(4) Der Vorstand kann sich eine Geschäftsordnung geben.

Anmerkung der Redaktion: In einer Geschäftsordnung können neben der Ressortaufteilung weitere Bereiche für den Vorstand geregelt werden, zum Beispiel die Formalien einer Vorstandssitzung (VB, Ausgabe 10/2008, Seite 14 im Archiv).

Geschäftsordnung für den Vorstand

(e…)

§ … Ressortaufteilung

1. Allgemeines

Der Vorstand des Vereins besteht aus dem Vorsitzendem, dem stellvertretenden Vorsitzenden, dem Schatzmeister und dem Schriftführer (§ … der Satzung). Neben der allgemeinen Vertretung des Vereins im Sinne von § 26 BGB werden die durch den Verein zu erledigenden Aufgaben wie folgt verteilt.

  • a) Vorsitzender
  • Der Vorsitzende des Vereins beruft und leitet die Mitgliederversammlung und die Vorstandssitzung. Er ist weiter für die Repräsentation des Vereins zuständig.

  • b) Stellvertretender Vorsitzender
  • Der stellvertretende Vorsitzende vertritt den Vorsitzenden im Verhinderungsfall. Er ist verantwortlich für die Betreuung der Homepage des Vereins, insbesondere des Forums. Der stellvertretende Vorsitzende moderiert die Mailingliste des Vereins XYZ.

  • c) Schriftführer
  • Der Schriftführer ist für sämtliche Korrespondenz des Vereins verantwortlich; insbesondere den E-Mail-Verkehr. Während seiner Amtszeit verwaltet er das Vereins-Postfach info@musterverein.de. Er ist darüber hinaus für die Protokollführung während der Mitgliederversammlung und den Vorstandssitzungen verantwortlich.

  • d) Kassierer
  • Der Kassierer ist verantwortlich für den finanziellen Bereich des Vereins. Er verwaltet die Mittel und ist für die Buchführung zuständig. Für die Barkasse hat er ein Kassenbuch zu führen. Er erstellt zu Jahresanfang die Budgetplanung und den Jahresabschluss des vorangegangen Jahres. Der Kassierer ist für die Erstellung der Steuererklärungen und für die ordnungsgemäße Abführung der anfallenden Steuern zuständig. Er wird für seinen Bereich bei den zuständigen Stellen (Bank, Finanzamt) als Ansprechpartner benannt.

  • 2. Vertretungsregelungen

Alle Mitglieder des Vorstands sind verpflichtet, bei einer längeren Abwesenheit für eine vorstandsinterne Vertretung zu sorgen.

  • 3. Berichtspflichten

Auf den Vorstandssitzungen haben die Mitglieder des Vorstands über ihr Ressort Bericht zu erstatten. Erforderliche Unterlagen sind vorzulegen. Alle Mitglieder des Vorstands sind verpflichtet, sich über die weiteren Ressorts zu informieren. Der Geschäftsführungsbericht auf der Mitgliederversammlung wird durch den Vorsitzenden erstattet. Die Mitglieder des Vorstands haben den Bericht für ihren Bereich vorzubereiten.

Auswirkungen auf die Haftung

Die Aufteilung der Aufgabenbereiche in einzelne Ressorts führt dazu, dass das jeweilige Vorstandsmitglied für sein Ressort allein zuständig ist. Grundsätzlich haftet dann nur dieses Mitglied für Verfehlungen in seinem Bereich.

 

Wichtig | Die anderen Vorstandsmitglieder haben im Fall der Ressortaufteilung dann nur noch eine Überwachungspflicht. Sie müssen sich einen Überblick über die anderen Bereiche verschaffen und gegebenenfalls einschreiten, wenn es dort zu Unregelmäßigkeiten gekommen ist. Gerade der Finanzbereich muss durch alle Vorstandsmitglieder überwacht werden. Wird der Verein zahlungsunfähig oder tritt eine Überschuldung ein, sind die Vorstandsmitglieder in der Pflicht, die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens zu beantragen (§ 42 BGB). Diese Verantwortung kann auch durch eine Ressortverteilung nicht auf ein einzelnes Vorstandsmitglied delegiert werden.

  • Beispiel

Bemerkt der Schriftführer, dass immer wieder Mahnungen und Zahlungserinnerungen für den Verein eingehen, muss er den Kassierer ansprechen und sich nach der finanziellen Lage des Vereins erkundigen. Ergeben sich Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten in einem Ressort, müssen die übrigen Vorstandsmitglieder intensiver kontrollieren.

Quelle: Ausgabe 05 / 2012 | Seite 12 | ID 33346230