VB VereinsBrief
Steuern • Recht • Management im Verein

Ausgabe 07/2006, Seite 13

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01.07.2006 | Praxis-Informationen zu einem wichtigen Thema

Die Kassenprüfung im Verein

Viele Vereinssatzungen sehen Kassenprüfungen und das Amt des Kassenprüfers vor. Meist fehlen aber Vorgaben, wie die Prüfung konkret durchgeführt werden soll. Die Folge sind Ratlosigkeit bei den bestellten Prüfern über Art und Umfang ihres Prüfauftrags. Lernen Sie daher nachfolgend die rechtlichen Grundlagen kennen und erfahren Sie, wie Sie den Auftrag so gestalten, dass die Kassenprüfung dem Verein und den mit der Prüfung befassten Funktionären bestmögliche Ergebnisse bringt. 

Die rechtlichen Grundlagen

Eine gesetzliche Grundlage für die Kassenprüfung bzw. für das Amt des Kassenprüfers gibt es nicht. Die rechtliche Grundlage für die Kassenprüfung kann sich deshalb nur ergeben aus  

  • der Satzung,
  • einer mehrjährigen Praxis oder
  • einem Beschluss der Mitgliederversammlung.

 

Ein Verein kann auf die Kassenprüfung grundsätzlich auch verzichten, wenn solche Vorgaben fehlen. 

 

Kassenprüfung und Rechenschaftsbericht

In aller Regel steht die Kassenprüfung in Zusammenhang mit dem Rechenschaftsbericht des Vorstands gegenüber der Mitgliederversammlung. Da diese kaum in der Lage sein wird, die vorgelegten Zahlen im Detail zu überprüfen, übernimmt der Kassenprüfer diese Funktion. Die Mitgliederversammlung delegiert an ihn also ihren Prüfungsanspruch.  

 

Der Prüfungsumfang

Fehlen konkrete Regelungen zur Durchführung der Prüfung, gehören zum üblichen Prüfungsumfang 

  • die Kassenführung, insbesondere die Bestandsprüfung,
  • die Überprüfung, ob die Mittel wirtschaftlich verwendet wurden,
  • Aussagen dazu, ob die Ausgaben sachlich gerechtfertigt, rechnerisch richtig und korrekt belegt sind,
  • die Überprüfung von Abweichungen zu den festgelegten Budgets, falls ein Haushaltsplan besteht.

 

Die Kassenprüfung geht also in aller Regel deutlich über eine Prüfung der Barkasse hinaus. Nur in kleinen Vereinen wird sie sich darauf beschränken, dass der Prüfer kontrolliert, ob die Ausgabe- und Einnahmebelege mit dem Kassenbestand übereinstimmen. 

 

Die Kassenprüfer erstatten der Mitgliederversammlung Bericht. Ob dies mündlich oder schriftlich geschieht, ergibt sich aus der Satzung oder aus der vereinsüblichen Praxis. Der Prüfbericht ist Grundlage für die Entlastung des Vorstands. 

 

Stellung zum Vorstand des Vereins

Der Kassenprüfer muss unabhängig und unbefangen sein. Da es sich um ein Organ zur Kontrolle des Vorstands handelt, darf er nicht dem Vorstand im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), also dem geschäftsführenden Vorstand, angehören. Er kann aber Mitglied des erweiterten Vorstands oder eines anderen Vereinsorgans sein. Der Kassenprüfer muss kein Vereinsmitglied sein. Ein Ausnahme gilt nur, wenn die Satzung eine Mitgliedschaft zwingend vorsieht.  

Die Haftung des Kassenprüfers

Der Kassenprüfer haftet gegenüber dem Verein nur in absoluten Ausnahmefällen. In erster Linie richten sich Regressansprüche des Vereins gegen den Vorstand. Selbst in die Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt wird der Kassenprüfer in der Regel nicht einbezogen. Eine Inanspruchnahme des Kassenprüfers durch den Verein kann aber in Frage kommen, wenn 

  • er zur Verschleierung von finanziellen Unregelmäßigkeiten/Unterschla-gungen beiträgt oder wahrheitswidrige Angaben im Prüfbericht macht,
  • seinem Prüfauftrag grob fahrlässig nicht nachkommt und dadurch den Verein schädigt.

Die Prüfkriterien

Die Prüfung muss sich nicht zwingend an steuer- oder handelsrechtlichen Kriterien orientieren. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) nach dem Handelsgesetzbuch sind aber eine sinnvolle Richtlinie. Sie beinhalten Folgendes: 

 

Prüfung auf Vollständigkeit

Zu prüfen ist, ob alle Einnahmen und Ausgaben sowie Vermögensgegenstände vollständig erfasst sind. Eine solche Prüfung kann nur stichprobenartig erfolgen. Bei der Vermögensaufstellung sollten entsprechende Verzeichnisse vorgelegt werden.  

 

Prüfung auf sachliche Zuordnung

Die Prüfung auf sachliche Zuordnung betrifft zunächst die Kontierung, also die Zusammenfassung der Belege nach Art der Geschäftsvorfälle. Zumindest eine minimale Unterscheidung der Arten von Einnahmen und Ausgaben sollte vorgenommen werden. Die Saldierung von Einnahmen und Ausgaben bzw. Vermögen und Schulden ist unzulässig. Sie dürfen nicht verrechnet, sondern müssen getrennt erfasst werden. 

 

Bei gemeinnützigen Vereinen müssen Einnahmen und Ausgaben nach den steuerlichen Bereichen getrennt erfasst werden. Auch hier ist eine Saldierung nicht gestattet.  

 

Zeitliche Zuordnung

Hier geht es insbesondere darum, Perioden korrekt abzugrenzen, also Geschäftsvorfälle dem richtigen Kalender- oder Wirtschaftsjahr zuzuordnen. Bei nicht bilanzierenden Vereinen gilt dabei das Zu- bzw. Abfluss-Prinzip. Bei bilanzierenden Vereinen ist dagegen in der Regel der Zeitpunkt der Entstehung einer Forderung oder Verbindlichkeit ausschlaggebend. 

 

Wirtschaftliche Mittelverwendung

Hier wird in der Regel nicht geprüft, ob die für Leistungen bezahlten Beträge angemessen waren. Allerdings sollte geprüft werden, ob 

  • gewährte Skonti genutzt wurden,
  • nicht durch verspätete Zahlung zusätzliche Kosten entstanden (Mahn- und Inkassogebühren),
  • ausstehende Zahlungen (zum Beispiel Mitgliedsbeiträge) in angemessener Weise eingetrieben wurden.

Die Unterlagen für die Kassenprüfung

Natürlich muss der Kassenprüfer Einsicht in alle Unterlagen bekommen, die mit der Buchhaltung des Vereins zusammenhängen. Waren Unterlagen nicht zugänglich oder verweigert der Vorstand (Schatzmeister) die Herausgabe, sollte dies im Prüfbericht vermerkt werden. 

 

Bücher, Journale, Kassenbücher

Die buchhalterischen Aufzeichnungen des Vereins werden in der Regel Ausgangspunkt der Prüfung sein, weil sich hier summarisch Einnahmen und Ausgaben nach sachlichen Kriterien gegliedert ablesen lassen. Es kann sich hier um einfache Kassenbücher handeln oder um Kontenblätter, die heute in aller Regel EDV-basiert erstellt werden. Auch eine Einsichtnahme in die benutzte EDV ist denkbar, dürfte aber bei vollständigem Vorliegen der Kontenblätter nicht erforderlich sein. 

 

Belege

Eine Einsicht in die Belegordner ist unerlässlich. Die Prüfung aller Belege kann nur dann verlangt werden, wenn wenige Buchhaltungsfälle vorliegen. Ansonsten wird stichprobenartig geprüft. Einzelne Belege (vor allem mit höheren Beträgen) werden über das gesamte Geschäftsjahr hinweg nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Die Stichproben werden dabei einerseits von den Büchern (Journale, Kontenblätter, Kassenbücher) ausgehen und durch Heranziehen des Belegs die korrekte Erfassung überprüfen. Andererseits können aus den Belegordnern Belege ausgewählt und da-raufhin kontrolliert werden, inwieweit sie in den Büchern erfasst sind. 

 

Unterlagen für Gehaltsabrechnung

Beschäftigt der Verein Mitarbeiter, muss er Unterlagen für die Lohnabrechnung führen. Dazu gehören neben den Lohnabrechnungen selbst vor allem Beitragsnachweise an die Krankenkassen, Anmeldungen für Lohnsteuer und Sozialversicherung, auch für geringfügig Beschäftigte. 

 

Die Lohnbuchhaltung ist wegen der vielen Einzelregelungen eine recht komplexe Angelegenheit. Eine Detailprüfung wird daher in der Regel nicht möglich sein. Es können aber die Unterlagen für einzelne Monate und Mitarbeiter überprüft werden. 

 

Anlagenverzeichnis

Mindestens für die Ermittlung der Abschreibung für Abnutzung sollte ein Bestandsverzeichnis geführt werden, das alle langlebigen Wirtschaftsgüter mit einem Anschaffungspreis von über 410 Euro umfasst. Auch wenn es keine steuerliche Veranlassung dafür gibt, gehört ein Anlageverzeichnis zum Rechenschaftsbericht des Vorstands. Bei bilanzierenden Vereinen ist es unerlässlich, entsprechende Sachanlagekonten zu führen. 

Der Prüfbericht

In seinem Prüfbericht bestätigt der Kassenprüfer den Rechenschaftsbericht des Vorstands bzw. weist auf Fehler/Mängel hin. In der Regel wird er dem Vorstand den Prüfbericht rechtzeitig vor der Mitgliederversammlung zuleiten, ihn mit dem Vorstand besprechen und die Ergebnisse erläutern. Dies ist besonders dann wichtig, wenn wesentliche Mängel festgestellt wurden, die der Mitgliederversammlung mitgeteilt werden müssen. Dabei wird sich der Vorstand natürlich nicht immer dem Urteil des Kassenprüfers anschließen. Hier zählt diplomatisches Geschick.  

 

Erläuterung in der Mitgliederversammlung

In der Mitgliederversammlung wird der Kassenprüfer in einem entsprechenden Tagesordnungspunkt den Prüfbericht kommentieren und eine Empfehlung zur Entlassung des Vorstands aussprechen. Die Darstellung wird dabei einen zusammenfassenden Charakter haben. Außerdem ist Verständlichkeit oberstes Gebot. Denn Mitglieder sind in der Regel keine Buchführungsexperten.  

 

Empfehlungen bei groben Missständen

Es ist die Aufgabe des Kassenprüfers, Missstände in der Geschäftsführung des Vorstands aufzudecken. Dabei sollte er die Situation aber nicht unnötig verschärfen. Es empfiehlt sich deshalb, 

  • den Vorstand über festgestellte kritische Tatbestände (oder Verdachtsmomente) vor der Mitgliederversammlung zu informieren,
  • ihm die Möglichkeit zur Schadensregulierung zu geben bzw. ihm Zeit zu lassen, Vorgaben für die Behebung von Misständen zu entwickeln,
  • dem Vorstand dabei entsprechende Vorschläge zu machen.

 

Zu bedenken ist dabei, dass es hier nicht nur um die Frage einer In-Haftungnahme des Vorstands geht, sondern dass bei bestimmten Tatbeständen (Mittelfehlverwendung) dem Verein der Entzug der Gemeinnützigkeit droht. Der Kassenprüfer soll also den Vorstand nicht gegen die Mitgliederversammlung ausspielen, sondern die Interessen des Vereins wahren. 

 

In der Regel wird der Kassenprüfer empfehlen, den Vorstand zu entlasten. Ist der Prüfer der Ansicht, dass die Entlastung verweigert werden muss, kann diese auf eine spätere Mitgliederversammlung verschoben werden. Auch eine Teilentlastung für bestimmte Geschäftsbereiche ist möglich. Ebenso kann nur einzelnen Vorstandsmitgliedern die Entlastung verweigert werden. Das setzt voraus, dass es klare Zuständigkeitsbereiche gibt und die Fehler einem bestimmten Bereich zugeordnet werden können. 

Muster-Bericht zur Kassenprüfung

Nachfolgend unterbreiten wir Ihnen einen Vorschlag, wie ein Bericht zur Kassenprüfung aussehen könnte. Das Muster finden Sie zum Download und zur individuellen Bearbeitung auch in unserem Online-Service für Abonnenten (www.iww.de) unter der Rubrik „Arbeitshilfen“. 

 

Muster für Kassenprüfungsbericht

 

Protokoll der Kassenprüfung zum Jahresabschluss für das Jahr ... 

Für den Verein ... wurden die Unterzeichner am ... zu Kassenprüfern nach § .. der Satzung bestellt. 

 

1. Zur Prüfung lagen folgende Unterlagen vor (evtl. streichen oder ergänzen)

Die vollständigen Kontoauszüge für die nachstehenden Bankkonten des Vereins mit allen 

zugehörigen Überweisungs-, Einzahlungs- und Auszahlungsbelegen:

 

Konto-Nr. ... 

Name der Bank ..., BLZ ... 

Auszüge Nr.: vom ... bis ... 

Konto-Nr. ... 

Name der Bank ..., BLZ ... 

Auszüge Nr.: vom ... bis ... 

 

Das Kassenbuch für den Zeitraum von ... bis ... und die zugehörigen Belege. 

Die Buchführung des Vereins für das o.g, Jahr erfolgte in folgender Form. Buchführung mit  

Summen- und Saldenliste, entsprechend dem Journal
EDV-Buchführung, eingesetzte Software:
Summen- und Saldenliste/Abschlussbuchungen
Anlagenverzeichnis

Die entsprechenden Buchungsunterlagen wurden zur Verfügung gestellt. 

Der Jahresabschluss wurde über eine Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung festgestellt. 

Die Bilanz und der Bericht der Steuerberatungsgesellschaft ... lagen vor. 

Die Kassenberichte/Finanzstatus der Abteilungen ... lagen vor. 

Sonstige eingesehene Unterlagen: (auflisten) 

 

2. Die Unterlagen wurden von den Kassenprüfern in der Zeit vom ... bis ... eingesehen, in Stichproben geprüft und mit den vorgelegten Ergebnissen des Jahresberichts des Vorstandes verglichen. 

 

3. Ergebnis der Prüfung: 

Die auch im Jahresbericht aufgeführten Geldbestände (Konten/Barkasse) stimmten mit den 

Salden der eingesehenen Kontoauszüge überein. Das Aktivvermögen des Vereins wurde zutreffend dargestellt und erfasst.

Es ergeben sich keine Beanstandungen. 

Die Belege konnten zugeordnet werden, die Einnahmen und Ausgaben wurden ordnungsge- 

mäß und in zutreffender Höhe verbucht.

Es ergeben sich Beanstandungen in folgendem Umfang: (auflisten) 

 

4. Es wird vorgeschlagen, dem Vorstand wie folgt Entlastung zu erteilen: 

in uneingeschränktem Umfang 

in eingeschränktem Umfang wegen (Begründung) 

Teilentlastung für alle Vorstandsmitglieder mit Ausnahme von Herrn/Frau ... (Begründung) 

Eine Entlastung wegen der Prüfungsfeststellungen nicht zu erteilen, der Vorstand wurde hier 

über bereits am (Datum) vorab informiert.

 

5. Ergänzende Hinweise/Änderungsvorschläge: (auflisten) 

Name und Anschrift der Kassenprüfer 

.................................................................................................... 

Ort, DatumUnterschriften 

 

Quelle: Ausgabe 07 / 2006 | Seite 13 | ID 91262