03.12.2010 | Die gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Der Rechenschaftsbericht des Vorstands: So wird das Ganze eine runde Sache!

von Dr. Thomas Röhr, Bad Gandersheim

Der Rechenschaftsbericht des Vorstands ist Kernpunkt jeder Mitgliederversammlung. Während der Umfang bei „kleinen Vereinen“ noch überschaubar ist, nimmt der Erstellungs- und Abstimmungsaufwand bei größeren Vereinen und Verbänden (mit zum Beispiel regionalen Untergliederungen) erheblich zu, weil der Rechenschaftsbericht dort mehrere Funktionen hat (unter anderem auch für die Außendarstellung der Organisation). Da die Arbeit in der Regel von der „Geschäftsführung“ nebenbei erledigt bzw. koordiniert werden muss, geben wir Ihnen nachfolgend Ratschläge, wie Sie Jahresberichte ohne Stress erstellen.  

Der Jahresbericht geht viele an

Prüfen Sie zunächst, wer in Ihrem Verein oder Verband von der Erstellung des Jahresberichts betroffen ist. Eine kleine Checkliste hilft Ihnen weiter.  

Checkliste: Mitwirkende Bereiche Jahresbericht

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Die Buchhaltung ist informiert, bis wann alle Eingaben und Buchungen für den Jahresabschluss/-bericht erfolgt sein müssen.
Im Controlling liegt ein Zeitplan vor, bis wann alle erforderlichen Auswertungen erfolgt sein müssen.
Einzelne Projektbereiche sind informiert, bis wann sie alle erforderlichen Informationen und Analysen erstellt haben sollten.
Öffentlichkeitsarbeiter bzw. Agentur wissen, ab wann sie mit allen Informationen rechnen können und wann ein vollständiger Jahresbericht gedruckt vorliegen soll.
Geschäftsführung, Vorstand, Beiräte, Aufsichtsräte und/oder Präsidien sind informiert, wann sie den Jahresbericht zur Freigabe erhalten werden.

 

Mit Buchhaltung und Controlling fängt alles an

Sobald der „Startschuss“ zur Vorbereitung des Jahresberichts erfolgt ist, sind Controlling und Buchhaltung gefordert. Eine generelle Forderung wie „bis zum 15.1.2010 sind alle Buchungen abgeschlossen“ ist leichter gestellt als umgesetzt. Unterstützen Sie Ihre Kollegen, indem Sie die folgenden Praxishinweise beachten.  

1. Programm-Updates oder Datenbank-Umstellungen zurückstellen

Vermeiden Sie Programm-Updates oder Datenbank-Umstellungen in der Jahresendphase. Das Risiko, dass der Jahresabschluss aufgrund von Verzögerungen, Problemen bei der Dateneinspielung oder Schwierigkeiten zum Beispiel bei der Server-Umstellung nicht rechtzeitig erstellt werden kann, ist einfach zu hoch.  

2. Datenbanken aufräumen