01.03.2007 | Vorsicht Falle!

Neue Angaben in geschäftlichen E-Mails

Gut versteckt im "Gesetz zur Einführung des elektronischen Handelsregisters und des Unternehmensregisters" hat der Gesetzgeber die Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails konkretisiert. Die neuen Vorschriften gelten seit 1. Januar 2007. Wer noch nicht gehandelt hat, sollte sofort aktiv werden! Lesen Sie nachfolgend, was Sie tun müssen.

Welche Angaben sind vorgeschrieben?

Für E-Mails gilt das Gleiche wie für Geschäftsbriefe: Die Agentur muss ihre Rechtsform bezeichnen. Sie darf dabei die gängigen Abkürzungen verwenden (zum Beispiel AG, GmbH, e. K.). Der Sitz der Agentur muss angegeben sein, ebenso das Registergericht und die Nummer, unter der Ihre Agentur oder Sie als Kaufmann im Handelsregister eingetragen sind. Auch hier reicht die Kurzform (zum Beispiel AG Leipzig, HRB 456).

Agentur-GmbH müssen alle Geschäftsführer bezeichnen und - falls es einen Aufsichtsratsrat gibt - dessen Vorsitzenden. Agentur-Aktiengesellschaften - was in der Praxis selten ist - müssen zusätzlich alle Vorstandsmitglieder und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats nennen. Notwendig sind die Familiennamen und mindestens ein ausgeschriebener Vorname.

Wer ist betroffen?

Die Pflichtangaben müssen machen: Aktiengesellschaften (§  80 Aktiengesetz), GmbH (§  35a GmbH-Gesetz), KG und OHG (§§  125a, 177a Handelsgesetzbuch (HGB), Genossenschaften (§  25a Genossenschaftsgesetz) und eingetragene Einzelkaufleute (§  37a HGB).

Sind alle E-Mails "Geschäftsbriefe"?

Die notwendigen Angaben müssen auf allen Geschäftsbriefen stehen. Darunter fällt jede geschäftliche Mitteilung, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist. Auf den Umfang der Mitteilung kommt es nicht an. Auch eine kurze Empfangsbestätigung kann ein Geschäftsbrief sein.

Überblick "Geschäftsbriefe"

Geschäftsbriefe sind:	Keine Geschäftsbriefe sind:
Angebote und Annahmen	Allgemeine Angebote
Bestätigungsschreiben	Rundschreiben an Kunden
Übersendung von Vertragsunterlagen	Werbeschreiben
	Postwurfsendungen
	Zeitungsanzeigen

Wo müssen die Pflichtangaben in der E-Mail platziert sein?

Oftmals befinden sich die Pflichtangaben im Anhang der E-Mail oder auf der Homepage. Das reicht nicht! Denn die Angaben müssen unmittelbar beim Lesen des Geschäftsbriefs sichtbar sein.