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10.01.2008 | Buchführung

Das darf jetzt in den Reißwolf

Nach dem Handels- und Steuerrecht müssen Sie Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Auf der folgenden Seite finden Sie einen Überblick darüber, welche Geschäftsunterlagen Sie seit dem 1. Januar 2008 vernichten können, weil die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten dürfen, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist.  

Wichtig: Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie in der Bilanz eine Rückstellung bilden. Für welche Kosten und in welcher Höhe dies geschehen muss, beantworten die Oberfinanzdirektionen der Länder. 

Unser Service: In der Mai-Ausgabe 2007 (Seiten 16 bis 18) haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie die Höhe der Rückstellung richtig ermitteln. Den Beitrag finden Sie unter „myIWW“ im „Online-Archiv“. 

Unterlagen 

aus dem Jahr und früher 

Abrechnungsunterlagen1) 

1997 

Abtretungserklärungen 

2001 

Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDVBuchführung 

1997 

Aktenvermerke 

2001 

Angebote 

2001 

Anhang z. Jahresabschluss2) 

1996 

Anlagevermögensbücher und karteien 

1997 

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 

2001 

Auftragsbestätigungen 

2001 

Ausgangsrechnungen 

1997 

Außendienstabrechnungen1) 

1997 

 

 

Bankbelege 

1997 

Bankbürgschaften 

2001 

Bauakten 

2001 

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 

1997 

Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen 

1997 

Bestellunterlagen 

2001 

Betriebsabrechnungsbögen  

1997 

Betriebskostenrechnung1) 

1997 

Betriebsprüfungsberichte 

2001 

Bewertungsunterlagen 

1997 

Bewirtungsunterlagen 

1997 

Bilanzen (Jahresbilanzen)2) 

1996 

Bilanzunterlagen2) 

1996 

Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme) 

1997 

Buchungsanweisungen 

1997 

Buchungsbelege 

1997 

 

 

COMVerfahren (ComputerOutput Microfilm) 

1997 

 

 

Darlehensunterlagen 

2001 

Datensicherungen 

1997 

Dauerauftragsunterlagen 

2001 

Debitorenlisten 

1997 

Depotauszüge 

1997 

 

 

Eigenbelege 

1997 

Eingangsrechnungen 

1997 

Einheitswertbescheide 

1997 

Essensmarkenabrechnungen1) 

1997 

 

 

Fahrtenbücher 

1997 

Fahrtkostenerstattungen1) 

1997 

Finanzberichte 

2001 

 

 

Gehaltslisten 

1997 

Geschäftsberichte 

1997 

Geschäftsbriefe 

2001 

Geschenknachweise 

2001 

Gewinn und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 

1997 

Grundbuchauszüge 

2001 

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 

1997 

Gutschriftsanzeigen 

1997 

 

 

Handelsbriefe 

2001 

Handelsbücher 

1997 

Handelsregisterauszüge 

2001 

Hauptabschlussübersicht 

1997 

 

 

Inventuren 

1997 

Investitionszulagenbelege 

2001 

 

 

 

 

Jahresabschlusserläuterungen2)  

1996 

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 

1997 

 

 

Kalkulationsunterlagen 

2001 

Kassenberichte, bücher 

1997 

Kassenzettel1) 

1997 

Kontenpläne und Konten planänderungen 

1997 

Kontenregister 

1997 

Kontoauszüge 

1997 

Kreditunterlagen 

1997 

 

 

Lageberichte2) 

1996 

Lieferscheine 

1997 

Lohnbelege (nach HGB) 

1997 

Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG) 

2001 

 

 

Magnetbänder mit Buchfunktion 

1997 

Mahnbescheide 

2001 

Mietunterlagen 

1997 

 

 

Nachnahmebelege 

2001 

Nebenbücher 

1997 

 

 

Organisationsunterlagen der EDVBuchführung 

1997 

 

 

Pachtunterlagen 

1997 

Postscheckbelege 

1997 

Preislisten 

2001 

Protokolle 

2001 

Provisionsabrechnungen1) 

1997 

Prozessakten 

2001 

 

 

Quittungen 

1997 

 

 

Rechnungen 

1997 

Reisekostenabrechnungen1) 

1997 

Repräs.aufwendungen 

1997 

Rentenversich.nachweise 

1997 

 

 

Sachkonten 

1997 

Saldenbestätigungen 

1997 

Schadensunterlagen 

2001 

Scheck und Wechselbelege 

2001 

Schriftwechsel 

2001 

Speicherbelegungsplan der EDVBuchführung 

1997 

Spendenbescheinigungen 

2001 

Steuerunterlagen 

1997 

 

 

Telefonkostennachweise1) 

1997 

 

 

Überstundenlisten 

2001 

 

 

Umsatzsteuervoranmeldungen 

1997 

 

 

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 

1997 

Verkaufsbücher 

1997 

Vermögensverzeichnis 

1997 

Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 

2001 

Versand und Fracht unterlagen 

2001 

Versicherungspolicen 

2001 

Verträge 

2001 

 

 

Wareneingangs und ausgangsbücher 

1997 

Wechsel 

2001 

 

 

Zahlungsanweisungen 

1997 

Zinsberechnungen 

2001 

Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 

1997 

 

 

Quelle: Ausgabe 01 / 2008 | Seite 4 | ID 116846