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·Fachbeitrag ·Agenturführung

Vorsorge, Notfallplan und Hinterbliebenenschutz - Risikomanagement in der Agentur

von Manfred Sack, e.K., Brilon

| Ein schwerer Unfall oder eine schwere Krankheit kann jeden treffen. Viele Agenturinhaber haben für diesen existenzbedrohenden Notfall nicht vorgesorgt. Lesen Sie, warum Sie einen Notfall-Ordner brauchen und was in diesem enthalten sein muss. Erfahren Sie außerdem, wie Sie dieses Wissen auch im Kontakt mit Ihren Kunden nutzen können. |

Notfall-Ordner ist existenziell wichtig

Unter Notfall-Ordner ist nicht (nur) gemeint, dass Sie Passwörter Ihrer Mitarbeiter und die Datensicherungen an zwei Stellen außerhalb des Büros deponieren oder die Anmeldedaten für Banking, Steuern sowie Zweitschlüssel außerhalb des Büros hinterlegen. Das sichert zwar bei Brand, Blitzschlag, Stromausfall oder Diebstahl, aber nicht für den Fall, dass Sie ausfallen. Aber gerade dafür muss Ihre Agentur gewappnet sein. Denn es muss ja weitergehen. Kunden müssen weiter betreut werden und Versicherungsverträge abgeschlossen werden können.

 

Fehlen Notfallregelungen, ist das sowohl für Ihre Agentur und Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Familie eine existenzielle Bedrohung.

Verantwortung für Ihre Agentur und Mitarbeiter

Fallen Sie für einige Zeit aus, stellen sich unter anderem folgende Fragen:

 

  • Wer kümmert sich um das operative Geschäft in der Agentur?
  • Wer kommt an die Daten, wenn das PC-Passwort für bestimmte Bereiche nur Ihnen bekannt ist?
  • Wer zahlt die Löhne der Mitarbeiter und die Miete für die Geschäftsräume?
  • Wer haftet für anteilig zurückzuzahlende Provisionen während der Stornohaftungszeit (Stichwort: Provisionsnachhaftung)?
  • Was passiert mit dem Kunden- und dem Vertragsbestand?

 

Unternehmerische Vorsorgevollmacht

Die Lösung des Problems liegt in einer unternehmerischen Vorsorgevollmacht. Sie hat das Ziel, die Handlungsfähigkeit der Agentur zu erhalten, indem Sie einen Dritter zu Ihrem Stellvertreter bestimmen.

 

Inhalte der Vollmacht

In der Vollmacht sollten geregelt sein

  • der Umfang der Befugnisse (Rechts-, Bankgeschäfte etc.),
  • gegebenenfalls die Befugnis, Untervollmachten zu erteilen und
  • die Geltungsdauer der Vollmacht und
  • die Widerrufsmöglichkeit aus wichtigen Gründen.

 

PRAXISHINWEIS |  

  • Wählen Sie als Stellvertreter eine Person, die die Qualifikation nach §34d GewO erfüllt und die die Abläufe der Agentur bestens kennt. So wird die Betreuung der Kunden sichergestellt.
  • Klären Sie mit Ihrem Versicherer, wie er sich verhält, wenn Sie für längere Zeit wegen Unfall oder Krankheit ausfallen. Gibt es einen Plan B?
 

Verantwortung für Ihre Familie

Als Agenturinhaber haben Sie aber nicht nur eine Verantwortung als Unternehmer Ihren Geschäftspartnern und Kunden gegenüber, sondern auch als Privatmann gegenüber Ihrer Familie und Ihren Verwandten.

 

Patientenverfügung und (Vorsorge-)Vollmacht

Im Ernstfall sollte Ihre Familie eine Patientenverfügung vorlegen können, damit die Ärzte Ihre Wünsche hinsichtlich Ihrer medizinischen Behandlung berücksichtigen können. Dreh- und Angelpunkt ist die Frage, ob Sie lebensverlängernde und -erhaltende Maßnahmen wollen.

 

Ebenso wichtig ist eine (Vorsorge-)Vollmacht. Sobald Sie keine eigenen Entscheidungen mehr vornehmen können, ist der Bevollmächtigte berechtigt, finanzielle und rechtsgeschäftliche Entscheidungen in Ihrem Namen zu fällen.

 

Wichtig | Die Patientenverfügung und (Vorsorge-)Vollmacht sollten griffbereit sein. Denn die Ärzte dürfen sich nach einer Patientenverfügung nur richten, wenn sie ihnen in schriftlicher Form und unterschrieben vorliegt. Und auch eine Vollmacht muss immer vorgelegt werden.

 

PRAXISHINWEIS | Einige Banken akzeptieren ausschließlich notariell beurkundete Kontovollmachten oder solche, die im Beisein eines Mitarbeiters auf ihren eigenen Vordrucken erteilt worden sind. Um im Ernstfall zu vermeiden, dass die Bank das Konto sperrt, sollte im Vorfeld geklärt werden, welche Form der Kontovollmacht eine Bank akzeptiert.

 

Regelung für den Erbfall

Regeln Sie Ihr Erbe und die Versorgung Ihrer Angehörigen im Erbfall. Die gebräuchlichsten Formen sind das eigenhändige und das öffentliche Testament sowie der Erbvertrag.

 

Haben Sie keine Verfügungen von Todes wegen getroffen, gilt die gesetzliche Erbfolge. Das führt in den meisten Fällen zu Erbengemeinschaften. Probleme sind vorprogrammiert.

 

Absicherung der Familie

Analysieren Sie kritisch Ihre persönliche Situation und die Ihrer Angehörigen für den Fall, dass Ihnen etwas passiert. Reicht Ihre bestehende Versorgung aus? Die Leistungen der Pflegeversicherung werden oft überschätzt. Häufig bestehen Versorgungslücken.

Notfall-Ordner

Bündeln Sie alle wichtigen Dokumente und alle Informationen in einem Notfall-Ordner. So hat Ihre Familie im Notfall alles parat.

 

Checkliste / Notfall-Ordner

Persönliche Daten

☐ Familienstammbuch

☐ Kontaktdaten von Angehörigen und engen Freunden

☐ ...

Persönliche Vertragsunterlagen

☐ Versicherungsverträge

☐ Mietverträge

☐ Kreditverträge

☐ ...

Persönliche Dokumente zur privaten Vorsorge und Absicherung

☐ Versicherungen (Vertreter-Versorgungswerk, Renten-/Lebensversicherung, Unfallversicherung, Bauspar-

vertrag etc.)

☐ Krankenversicherung

☐ Rentenbescheide

☐ Versorgungszusagen

☐ ...

Medizinische Dokumente

☐ Patientenverfügung

☐ Krankenakten

☐ Organ- oder Gewebespendeausweis

☐ Angaben zur Medikamenteneinnahme

☐ ...

Persönliche rechtliche Dokumente

☐ Letztwillige Verfügungen

  • (eigenhändiges und öffentliches Testament, Erbvertrag etc.).
  • Nennung des Aufbewahrungsorts für letztwillige Verfügungen: Notar, Amtsgericht, Bank (Schließfach), Angehöriger oder Vertrauensperson

☐ Ehevertrag

☐ Bankenvollmacht,

☐ Vorsorge- und Betreuungsvollmacht,

☐ Bestattungsverfügung

☐ Sorgerechtsverfügung

☐ ...

Persönliche Abonnements (zum Beispiel Zeitungen und Zeitschriften) und Mitgliedschaften (zum Beispiel

Vereine und Verbände)

Berufliche Unterlagen

☐ Notfallfahrplan mit Checkliste und Anweisungen für Stellvertreter

☐ Agenturvertrag

☐ Gesellschaftsverträge, Geschäftsführerverträge

☐ Policen der Berufshaftpflichtversicherung

☐ Mitgliedschaftsunterlagen (BVK, Hausverein, IHK etc.)

☐ Personalakten und sonstige Unterlagen bezüglich der Mitarbeiter in der Agentur (zum Beispiel

Versorgungszusagen, Direktversicherungen)

☐ Mietverträge über Räume

☐ Einzugsermächtigungen/Daueraufträge der Agentur

☐ Kreditverträge der Agentur

☐ Leasing-, Wartungsverträge.

☐ Dauerbezugsverträge (wie zum Beispiel Handyvertrag, Telefon, Fachliteratur)

☐ Sachversicherungsverträge

☐ Sonstige Verträge und berufliche Unterlagen

☐ Passwörter für Computer, Netzwerk und Programme

☐ Kontozugangsdaten

☐ Datensicherung

☐ Zweitschlüssel

☐ ...

 

Sensibilisieren Sie Ihre Kunden

Haben Sie sich während der Recherche in eigener Sache zum Vorsorge- und Notfall-Experten gemacht, nutzen Sie dieses Wissen auch für Ihre Kunden. Sie werden beeindruckt sein, welche Möglichkeiten es Ihnen im Hinblick auf Kundenbindung und -akquise bietet.

 

Bauen Sie ein Experten-Netzwerk auf

Bauen Sie ein Netzwerk auf mit Unternehmen, die in diesem Bereich tätig sind. Dazu zählen Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Seniorenbeiräte, Pflegedienstleister, Bestatter und Organisationen wie das Deutsche Rote Kreuz und die Caritas. In Zusammenarbeit mit diesen Institutionen können Sie eine Vortragsreihe zu den verschiedenen Teilbereichen der Themen Vorsorge und Notfallplanung veranstalten und über „Versorgungslücken“, „Betreuungs- und Sorgerechtsverfügung“, „Elternunterhalt“ und weitere Einzelbereiche der Thematik referieren.

 

PRAXISHINWEIS | Kündigen Sie diese Vorträge bei der örtlichen Zeitung an. So bekommen Sie eine erhöhte Aufmerksamkeit und mit Sicherheit mehr Zuhörer. Sport- und Heimatvereine, Berufsverbände und Netzwerke, in denen Sie Mitglied sind, haben mit Sicherheit auch Interesse an Informationsveranstaltungen zu einzelnen Themen.

 

Versorgungslücken bei Kunden finden und ansprechen

Nehmen Sie sich Zeit für ausführliche Gespräche mit den Kunden. Zeigen Sie Ihren Kunden die Vorteile auf, die es mit sich bringt, vorgesorgt zu haben. Fragen Sie nach den Familienangehörigen Ihrer Kunden, um sie mit ins Boot zu holen. Bauen Sie dabei Vertrauen und Nähe auf. Ihre Kunden werden Ihnen Anerkennung und Wertschätzung für Ihr Engagement entgegenbringen.

 

Weiterführender Hinweis

  • „Notfallordner für Versicherungsmakler und Versicherungsvertreter“ mit Registerblättern und Handbuch mit Checklisten und Formularen für den Notfall, Preis: 39,90 Euro, weitere Informationen auf www.notfall-ordner.de
Quelle: Ausgabe 07 / 2015 | Seite 15 | ID 43391973