07.12.2011 · Fachbeitrag · Betriebsausgaben

So behandeln Sie Geschenke an Kunden und Bewirtungen von Kunden steuerlich richtig

| Um neue Kunden zu gewinnen bzw. Bestandskunden zu halten, setzen Makler unter anderem auf Geschenke und Bewirtungen. Zwar sind die daraus resultierenden Kosten als Betriebsausgaben abzugsfähig. Dennoch scheitert der Betriebsausgabenabzug immer wieder daran, dass die steuerrechtlichen Vorgaben nicht eingehalten werden. Dies zeigt sich häufig erst bei Betriebsprüfungen oder wenn das Finanzamt im Einzelfall Belege anfordert. Dem sollen die folgenden Empfehlungen vorbeugen. |

Geschenke an Kunden

Bei Kundengeschenken sind zwei Formen zu unterscheiden: Werbe- und individuelle Geschenke. Gemeinsam ist beiden Geschenkformen, dass sie nicht in Zusammenhang mit einer Gegenleistung stehen, sonst wären es nämlich keine Geschenke. Für individuelle Geschenke gilt ein eingeschränkter Betriebsausgabenabzug, für Werbegeschenke nicht.

Werbegeschenke (Streuartikel)

Werbegeschenke oder Streuartikel sind regelmäßig Gegenstände von geringem Wert, meist mit einem Werbeaufdruck oder Logo versehen, die an nicht individualisierbare Empfänger abgegeben werden. Beispiele hierfür sind Baseballkappen, T-Shirts, Kalender und Kugelschreiber, die bei Veranstaltungen an Besucher verteilt werden. Mit der Abgabe solcher Artikel wird allein das Ziel verfolgt, das Maklerunternehmen oder ein bestimmtes Produkt bekannt zu machen. Daher setzt der Betriebsausgabenabzug weder das Einhalten von bestimmten Grenzen noch von Aufzeichnungspflichten voraus, wenn wegen der Art und des Werts des Geschenks davon auszugehen ist, dass die Freigrenze für Geschenke nicht überschritten wird.

Individuelle Geschenke

Für individuelle Geschenke gilt ein eingeschränkterBetriebsausgabenabzug (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Danach sind Anschaffungskosten für Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer sind, nur dann abzugsfähig, wenn die Kosten für Geschenke im Wirtschaftsjahr 35 Euro je Empfänger nicht übersteigen. Zudem müssen die Kosten für Geschenke einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).

Beispiel

Makler M verschenkt an seine Privatkunden Karten für eine Kabarettveranstaltung in Höhe von je 25 Euro. M kann den Betrag voll als Betriebsausgabe absetzen.

WICHTIG | Die Beschränkung auf 35 Euro gilt nicht, wenn der Empfänger ein Geschenk ausschließlich betrieblich nutzen kann. Der Wert des Geschenks stellt dann aber beim Empfänger eine Betriebseinnahme dar.

Praxishinweis |

Da Versicherungsmakler im Regelfall nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist der gesetzliche Höchstbetrag als Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer zu verstehen (R 9b Abs. 2 EStR; H 9b EStH). Zu den Anschaffungskosten für ein Geschenk gehören der Einkaufpreis, Anschaffungsnebenkosten wie Porto und Versand, Kosten für eine etwaige Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger und Kosten für die Geschenkverpackung. Wird das Geschenk an den Kunden versendet, werden die Kosten für Porto und Versandverpackung dagegen nicht auf die 35-Euro-Grenze angerechnet (R 4.10 Abs. 3 Satz 1 EStR).

Bei dem Höchstbetrag von 35 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Das bedeutet, dass der gesamte Betriebsausgabenabzug entfällt, wenn die Kosten für ein Geschenk oder sämtliche Geschenke an eine Person binnen eines Jahres höher als 35 Euro sind. Die Freigrenze gilt je Empfänger und Kalenderjahr: Deren Umgehung durch Geschenke an dem Empfänger nahestehende Personen - etwa die Ehefrau oder Kinder - ist problematisch, weil derartige Geschenke dem Empfänger zuzurechnen sind. Sind jedoch beide Ehegatten Versicherungsnehmer, gilt die Grenze für jeden Ehegatten.

Strenge Aufzeichnungspflichten

Sind diese Hürden überwunden, kann der Betriebsausgabenabzug dennoch scheitern, wenn die Aufzeichnungspflichten verletzt werden. Denn der Betriebsausgabenabzug setzt dreierlei voraus:

Alle Aufwendungen für Geschenke müssen auf einem Konto in der Buchhaltung erfasst werden (SKR 04: Konto 6610). Eine gesonderte Ablage der Belege genügt nicht. Dies gilt unabhängig davon, ob der Gewinn per Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt wird.

Keine anderen Betriebsausgaben dürfen auf dem Konto „Geschenke“ gebucht werden. Daher muss für Streuartikel ein anderes Konto, etwa „Werbekosten“, verwendet werden; entsprechendes gilt für Geschenke an Mitarbeiter. Allein offenbare Fehlbuchungen und versehentliche Mitbuchungen sind unschädlich.

Der Name des Empfängers muss entweder aus der Buchung selbst oder aus dem Buchungsbeleg ersichtlich sein.

Beispiel

Makler V erwirbt zu Beginn des Jahres mit einer Lieferung 36 Flaschen Cham-pagner, die er zu Geburtstagen oder Jubiläen an wichtige Geschäftskunden verschenkt. Er muss - etwa auf der Rückseite der Rechnung - die Namen aller 36 Empfänger einzeln auflisten (handschriftlich genügt). Nicht zwingend, jedoch im Betriebsprüfungsfall hilfreich, ist zusätzlich die Angabe des Datums und des Anlasses, zu dem V das Geschenk überreicht hat.

Stellt der Lieferant in diesem Fall eine Rechnung mit gesondertem Ausweis der Lieferkosten, fallen diese nicht unter die 35-Euro-Grenze, weil es sich nicht um einzeln zurechenbare Anschaffungsnebenkosten handelt.

Bewirtungsaufwendungen

Angemessene Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen wird. Zwecks Nachweis sind Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Bewirtung schriftlich festzuhalten. Bei Bewirtungen in Restaurants genügt die Vorlage der Rechnung unter Angabe von Anlass und Teilnehmer der Bewirtung (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Abgrenzung zu Aufmerksamkeiten

Bewirtung in diesem Sinne ist nicht nur diejenige in einem Restaurant, sondern auch die im Maklerbüro, sofern sie über Aufmerksamkeiten hinausgeht. Zu letzteren rechnen vor allem Kaffee, Tee, alkoholfreie Getränke und Gebäck; entsprechende Aufwendungen sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Sprengt die bürointerne Bewirtung diesen Rahmen - etwa ein kaltes Buffet anlässlich des Bürojubiläums -, sind die Kosten nur zu 70 Prozent abzugsfähig.

Bewirtete Personen und geschäftliche Veranlassung

Als bewirtete Personen kommen potenzielle und Bestandskunden in Betracht. Zudem können neben dem Makler als Einladendem auch Mitarbeiter an der Bewirtung teilnehmen. Die Abzugsbeschränkung für die Bewirtungskosten gilt dann auch für den Teil der Rechnung, der auf Makler und Mitarbeiter entfällt.

Praxishinweis |

Arbeitet der Ehegatte des Maklers nicht im Maklerunternehmen, sollte er nicht an Bewirtungen teilnehmen, weil dies eher für eine gesellschaftliche als für eine geschäftliche Veranlassung sprechen kann.

Nachweispflichten

Der Abzug der Bewirtungskosten setzt voraus, dass auf der Rechnung oder auf ergänzenden Belegen Ort und Tag der Bewirtung, die Namen der Teilnehmer und Anlass der Bewirtung aufgezeichnet werden. Im Einzelnen:

Angaben

Ort der Bewirtung: Im Regelfall ergibt sich der Ort aus der Rechnung des Restaurants. Wird die Bewirtung an einem anderen Ort durchgeführt, etwa im Maklerbüro oder in gemieteten Räumlichkeiten, muss dieser Ort benannt werden.

Tag der Bewirtung: Hierfür gilt das Gleiche wie für den Ort der Bewirtung. WICHTIG | Betriebsprüfer hinterfragen geschäftliche Bewirtungen an Wochenenden oder an Geburts- oder Hochzeitstagen des Bewirtenden oft kritisch.

Namen der Teilnehmer: Zu den Teilnemern gehört auch der bewirtende Makler, sofern die Rechnung mehr als 150 Euro ausmacht.

Anlass der Bewirtung: Der Anlass für die Bewirtung muss so konkret wie möglich benannt werden. Floskeln wie „Informationsgespräch“ oder „Arbeitsgespräch“ genügen nach ständiger Rechtsprechung nicht.

Aussagekräftiger sind dagegen Formulierungen wie „Finanzierung der Immobilie X der Eheleute Y“ oder „Konzept zur Altersvorsorge von Herrn Z“. Untermauern lässt sich der geschäftliche Anlass, wenn es anschließend zu einem Vertragsschluss kommt oder wenn in die Bestandsdaten des Kunden zumindest ein Besprechungs- oder Beratungsprotokoll aufgenommen wird.

Bei Restaurantrechnungen sind zudem folgende Besonderheiten zu beachten:

Die gesonderte Angabe des Tags und Orts der Bewirtung sind verzichtbar, wenn sich diese aus der Rechnung ergeben.

Die Rechnung muss den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts genügen. Das gilt auch dann, wenn der Makler nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Die Rechnung muss maschinell erstellt und registriert worden sein. Dies dient insbesondere der Kontrolle des Inhabers des Restaurants.

Die Rechnung muss Speisen und Getränke nach Art, Umfang und Preis einzeln ausweisen. Handschriftliche Quittungen werden nicht akzeptiert, ebenso wenig Rechnungen, die lediglich „Speisen und Getränke“ mit einem Gesamtpreis ausweisen.

Das Trinkgeld kann der Bewirtende handschriftlich auf der Rechnung vermerken und ebenso wie die Bewirtungskosten absetzen. Bei unüblich hohem Trinkgeld, das heißt mehr als zehn Prozent des Rechnungsbetrags, sollte das Servicepersonal das Trinkgeld namentlich quittieren. Dies hat für diese keine Folgen, weil deren Trinkgelder steuerfrei sind.

Der Bewirtende muss den Beleg eigenhändig unterschreiben.

Praxishinweis |

Aufgrund der Anforderung der Finanzverwaltung, detaillierte Restaurantrechnungen vorzulegen, wird ersichtlich, welche konkreten Speisen verzehrt wurden. Befindet sich darunter ein „Mickey-Mouse-Teller“ oder Ähnliches, spricht dies gegen die geschäftliche Veranlassung der Bewirtung. Ebenso muss darauf geachtet werden, dass zumindest die Zahl der gereichten Hauptgerichte sowie das Volumen der Getränke in Einklang mit der Zahl der Teilnehmer der Bewirtung stehen.

Die Nachweispflichten müssen zeitnah, das heißt spätestens im Rahmen der monatlichen Buchführung, erfüllt werden. Spätere Ergänzungen, insbesondere im Zuge eines Betriebsprüfung, sind unzulässig.