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01.08.2005 | Telefon- und Internet-Kosten

So versteuern Sie die Privatnutzung betrieblicher Kommunikationsmittel richtig

von Manfred Braunigger, Rechtsanwalt und Diplom-Finanzwirt, München

Geschäfte werden oft telefonisch oder per E-Mail abgewickelt oder angebahnt. Daher sind alle Aufwendungen Betriebsausgaben, die mit der Errichtung und dem Unterhalt eines betrieblich genutzten Telefons oder Internet-Zugangs im Zusammenhang stehen.

Regelmäßig werden diese Geräte auch privat genutzt. Diese anteiligen Aufwendungen dürfen den Gewinn nicht mindern. Oftmals ist die Privatnutzung jedoch nicht nachvollziehbar. Streitigkeiten vor allem mit Betriebsprüfern sind vorprogrammiert.

Der folgende Beitrag stellt Ihnen die Rechtslage dar und liefert Ihnen Argumentationshilfen gegenüber der Finanzverwaltung.

Telefon- und Internet-Anschluss in dem Maklerbüro

Zu den als Betriebsausgaben abzugsfähigen Telefonkosten gehören alle Aufwendungen, die mit der Einrichtung und dem Unterhalt eines Telefonanschlusses, Auto- und Mobiltelefons oder Internet-Zugangs anfallen. Darunter fallen:

  • Die Anschlussgebühren
  • Die Einrichtungs- und Installationskosten
  • Die Anschaffungskosten bzw. die Miet- oder Leasing-Gebühren sowie die Grund- und laufenden Gebühren für Provider

    Beachten Sie: Aufwendungen für Geräte, deren Anschaffungskosten über 475,60 Euro (inklusive Umsatzsteuer) liegen, können Sie nur anteilig verteilt über die Nutzungsdauer abschreiben (Abschreibung für Abnutzung; kurz: AfA).

    1. Telefonkosten für Festnetzanschluss

    Die Finanzverwaltung und Rechtsprechung gehen von einer nicht unerheblichen Privatnutzung aus, weil Telefone nach der Lebenserfahrung auch privat genutzt werden. Die Nutzung betrieblicher Gegenstände und Einrichtungen sowie die Inanspruchnahme betrieblicher Leistungen zu Privatzwecken führt zu Privatentnahmen. Diese Aufwendungen sind dem Gewinn wieder hinzuzurechnen.

    Die steuerlichen Mitwirkungspflichten des Maklers verlangen nachvollziehbare und überprüfbare Angaben bezüglich der Nutzungsentnahmen. Aufteilungsmaßstab ist das Verhältnis der betrieblich und privat geführten Telefonate. Ob und in welchem Umfang private Telefonate aus dem Maklerbüro vorgenommen werden, ist in der Praxis kaum darleg- und feststellbar. Denn nicht nur die ausgehenden, sondern auch die eingehenden Telefonate fließen in die Aufteilung der Grundgebühren ein.

    Verbindliche Richtwerte, wie diese etwa für die Privatnutzung von betrieblichen Pkw gesetzlich festgelegt sind, gibt es für die Nutzung von Telekommunikationsmitteln nicht. Auf Grund der Schwierigkeiten der Ermittlung und des Nachweises der unternehmerischen und privaten Nutzung reicht der Finanzverwaltung die Glaubhaftmachung des Aufteilungsmaßstabs.

    In der Praxis wird mit folgenden drei Methoden versucht, einen angemessenen Ansatz zu ermitteln:

  • Erfassung über einen repräsentativen Zeitraum:Sie erfassen alle ein- und ausgehenden Telefonate über einen repräsentativen Zeitraum, der mindestens drei Monate dauern sollte. Soweit vorhanden, können Sie auch die aufgeschlüsselten Verbindungsnachweise der Telefongesellschaften zum Nachweis heranziehen.

    Ihre Aufzeichnungen zur Glaubhaftmachung sollten Angaben

  • zum Tag,
  • zum Gesprächsteilnehmer,
  • zur Gesprächsdauer und
  • zu den ermittelten Gebühren enthalten .

    Das Finanzamt wird die daraus resultierenden Ergebnisse auch für die Folgezeit anerkennen, wenn sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern.

  • Schätzung:Sie können den prozentualen Anteil der Gesamtaufwendungen für Telekommunikationsmittelauch schätzen. Dabei können Sie beispielsweise die regelmäßig ermittelten Richtwerte des Statistischen Bundesamts über die durchschnittlichen Fernsprechausgaben privater Haushalte heranziehen.

    Beispiel

    Das Statistische Bundesamt ermittelt für einen Haushalt einen durchschnittlichen Verbrauch an Telefongebühren in Höhe von 800 Euro. Versicherungsmakler V hat jährlich Aufwendungen für seinen Privatanschluss in Höhe von 450 Euro.

    V muss damit rechnen, dass das Finanzamt von einer Privatnutzung des betrieblichen Anschlusses in größerem Umfang ausgehen wird.

    Liegen die privaten Aufwendungen dagegen wesentlich höher, als dies nach den Auswertungen des Statistischen Bundesamts für einen vergleichbaren Haushalt der Fall ist, kann V umgekehrt argumentieren, dass der betriebliche Anschluss allenfalls geringfügig für private Telefonate genutzt wird.

    Wichtig:Die Werte des Statistischen Bundesamts liefern nur Anhaltspunkte. Es kann im Einzelfall ein höherer oder auch niedrigerer Wert anzusetzen sein, je nach beruflicher Beanspruchung, Zahl der Familienmitglieder, Größe des Bekannten- und Freundeskreises, Größe des Ortsnetzes usw.

  • Pauschale Erfassung mit festen Monats-/Jahresbeträgen:Vor allem bei verhältnismäßig hoher Belastung mit Telefonkosten ist es am Zutreffendsten, die privaten Telefonkostenanteile mit festen Monats- oder Jahresbeträgen zu erfassen.

    Wichtig:Der Einzelne kann für einen Festnetzanschluss einen Privatanteil von 306 Euro pauschal pro Jahr ansetzen. Die Finanzverwaltung erkennt diese Pauschale grundsätzlich an. Ausnahmsweise erhöht sie diesen Wert, wenn Umstände bekannt sind, die eine über das übliche Maß hinausgehende private Benutzung des betrieblichen Telefonanschlusses vermuten lassen. Beispiele: Regelmäßige Telefonate mit Familien-angehörigen oder mit Kindern an einem anderen Ort oder im Ausland.

    2. Auto- und Mobiltelefone

    Die Aufwendungen für Auto- und Mobiltelefone müssen Sie gesondert erfassen. Die oben genannten Kriterien gelten auch für diese.

    Wichtig:Die Privatnutzung ist in diesen Fällen grundsätzlich mit mindestens 25 Prozent der Aufwendungen anzusetzen. Dieser Ansatz kann nach den Umständen des Einzelfalls aber auch wesentlich höher oder niedriger sein.

    3. Internet-Zugang und sonstige Online-Verbindungen

    Für die private Mitbenutzung des betrieblichen Online-Zugangs gelten die gleichen Grundsätze wie für Telefonaufwendungen. Der private Anteil ist regelmäßig im Wege einer Schätzung zu ermitteln.

    Unser Tipp:Führen Sie über einen repräsentativen Zeitraum Aufzeichnungen, mit denen Sie die anteilige betriebliche bzw. private Nutzung nachweisen können. Aufteilungsmaßstab ist dann der Zeitfaktor der Internet-Nutzung.

    4. Umsatzsteuerliche Behandlung der Privatnutzung

    Die Tätigkeit des Versicherungsmaklers ist von der Umsatzsteuer befreit. Entsprechend dürfen aus den Leistungen auch keine Vorsteuern gezogen werden. Folglich wird die nichtunternehmerische Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte auch nicht der Umsatzsteuer unterworfen.

    Private Telefon- und Internet-Anschlüsse

    Regelmäßig hat der Makler neben seinem Telefon- oder Internet-Anschluss im Maklerbüro auch einen in seiner Privatwohnung. Diesen nutzt er teilweise auch für berufliche Tätigkeiten. Die dabei anfallenden Aufwendungen sind Betriebsausgaben.

    Unser Tipp:Um den betrieblichen Anteil zutreffend schätzen zu können, sollten Sie auch hier Aufzeichnungen über einen Zeitraum von mindestens drei Monaten vornehmen und möglichst zusätzlich Einzelverbindungsnachweise aufbewahren. Weiter empfiehlt es sich, zusätzlich bei betrieblichen Gesprächen vom Privatanschluss den Anlass des Telefonats aufzuzeichnen. Der Aufteilungsmaßstab zwischen betrieblich und privat geführten Telefonaten kann bis zu einer wesentlichen Änderung der Verhältnisse beibehalten werden.

    Entsprechen sich die Privatnutzung der betrieblichen und die betriebliche Nutzung der privaten Anlagen in etwa, geht die Finanzverwaltung von einem Aufwandsausgleich aus. Der Ansatz eines Privatanteils bei betrieblichen Anschlüssen unterbleibt dann ebenso wie die Berücksichtigung von aus betrieblichem Anlass angefallenen Aufwendungen des Privatanschlusses.

    Wichtig: Die vorgestellten Grundsätze gelten auch für Mobiltelefone und für die Internet-Nutzung.

    Beispiel

    Versicherungsmakler V nutzt seinen privaten Telefon- und Internet-Anschluss am Abend und Wochenende teils zu betrieblichen, seine betrieblichen Anschlüsse teils zu privaten Zwecken.

    Solange kein grobes Missverhältnis zwischen privater Nutzung betrieblicher Anlagen und betrieblicher Nutzung privater Anlagen besteht, ist davon auszugehen, dass sich die Aufwendungen ausgleichen. Aufwendungen werden nicht angesetzt.

    Private Nutzung durch Arbeitnehmer

    In den Maklerbüros wird den Mitarbeitern regelmäßig gestattet, für berufliche Zwecke überlassene Telekommunikationsgeräte zumindest in geringem Umfang auch privat zu nutzen.

    Der Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Überlassung arbeitgebereigener Anschlüsse zu privaten Zwecken stellt einen Sachbezug und damit Arbeitslohn für den Arbeitnehmer dar.

    Frühere Regelung

    In der Vergangenheit musste der Arbeitgeber den Sachbezug der Lohnsteuer unterwerfen und diese an das Finanzamt abführen. Beim Arbeitnehmer wurde der Sachbezug im Rahmen seiner Einkommensteuer-Erklärung als Arbeitslohn berücksichtigt.

    Aktuelle Regelung

    Auf Grund einer Gesetzesänderung im Jahr 2000 wird der Sachbezug aus der privaten Nutzung von Telekommunikationsgeräten von der Steuer freigestellt. Darunter fallen nicht nur die Nutzung der Geräte, sondern auch die anfallenden Netz- und Provider-Gebühren - und die private Nutzung von Anschlüssen in der Wohnung des Mitarbeiters. Voraussetzung ist eine Nutzungsüberlassung durch den Arbeitgeber bzw. dass der Arbeitgeber Schuldner der Verbindungsentgelte ist.

    Ist dem Mitarbeiter gestattet, unentgeltlich private Telefongespräche etc. von einem betrieblichen Telefonanschluss zu führen, handelt es sich umsatzsteuerlich um eine unentgeltliche Wertabgabe, auf die Umsatzsteuer zu erheben ist. Weil Versicherungsmakler mit ihrer eigentlichen Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit sind, fällt auch für die unentgeltliche Nutzungsüberlassung keine solche an.

    Beispiel

    Versicherungsmakler V überlässt dem für ihn tätigen, nichtselbstständigen Außendienstmitarbeiter A Computer, Telefonanlage und ein Faxgerät, damit dieser auch von zu Hause aus arbeiten kann. Die überlassenen Gegenstände nutzt A teilweise auch privat.

    Weil A die Telekommunikationsmittel auch privat nutzt, liegt ein Sachbezug vor. Dieser ist aber von der Einkommensteuer befreit. V muss weder Lohnsteuer noch Umsatzsteuer abführen.

    Tipps für die Praxis

    Gerade der Ansatz von Privatanteilen bei den Kommunikationsaufwendungen führt regelmäßig zu Streitereien mit der Finanzverwaltung, die in keinem Verhältnis zur Höhe der Mehrsteuern stehen.

    Kann nachgewiesen bzw. glaubhaft gemacht werden, dass private Anschlüsse nicht nur ganz unwesentlich auch für betriebliche Zwecke genutzt werden, ist davon auszugehen, dass das Finanzamt auf den Ansatz eines Privatanteils völlig verzichtet. Ist dies nicht möglich, wird oftmals der Ansatz von Pauschalen akzeptiert, die in vielen Fällen den tatsächlichen Lebensverhältnissen entsprechen oder sogar günstiger sind.

    Nur im Ausnahmefall, also wenn weder ein Aufwandsausgleich noch die Schätzung eines akzeptablen Pauschalansatzes ausgehandelt werden kann, sollten Sie über einen Zeitraum von zumindest drei Monaten die tatsächliche Privatnutzung erfassen.

    Quelle: Ausgabe 08 / 2005 | Seite 11 | ID 98596