Teamsitzungen: Alles eine Sache der Planung!

| Bereits seit 2006 sind Arztpraxen gesetzlich dazu verpflichtet, Qualitätsmanagement (QM) zu betreiben. Ein zentrales und nicht zu unterschätzendes Werkzeug für erfolgreiches QM ist die regelmäßig einzuplanende Teamsitzung. Probleme im Praxisablauf können hier teamintern und zeitnah besprochen werden. Problematisch wird es nur, wenn dieser Termin aufgrund nachlässiger Planung für das Team zur unliebsamen Routine wird. PPA fasst deshalb für Sie zusammen, wie Sie Ihre nächste Teamsitzung zum willkommenen Pflichttermin machen! |

Teamsitzungen sind verpflichtend im QM

Wo auch immer etwas anders oder besser werden soll, ist der Einsatz aller Beteiligten gefragt. Das gilt genauso für die Einführung von regelmäßigen Teamsitzungen. Grundsätzlich sollte deshalb die Praxisleitung jedem Mitarbeiter deutlich machen, dass im Rahmen von QM regelmäßige Teamsitzungen Pflicht sind und dem Interesse des gesamten Teams dienen. Denn diese Zusammenkünfte bieten die Möglichkeit, sich mit dem eigenen Tun auseinanderzusetzen und an der Entscheidungsfindung in der Praxis teilzuhaben.

Wichtig ist es dabei, gemeinsam praxisinterne Ziele festzulegen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte die Praxisleitung diese Zielsetzung dokumentieren lassen und in geeigneter Form an alle Mitarbeiter weitergeben. Dienlich ist hier sicher ein Leitfaden zum Thema Teamsitzung, der jederzeit von jedem Praxismitglied eingesehen werden kann.

Organisation der Teamsitzung

Organisation und Durchführung der Teamsitzung sind Aufgaben der Qualitäts-Management-Beauftragten (QMB). Zunächst einmal sollte sie sich zusammen mit der Praxisleitung darum bemühen, einen Termin zu finden, an dem möglichst alle Teammitglieder anwesend sein können. Eine gute Stunde ist dabei als zeitlicher Rahmen vollkommen ausreichend.

Anschließend gilt es, eine möglichst detaillierte Tagesordnung mit den wirklich wichtigen Punkten zu erstellen -kleine Probleme lassen sich auch zwischendurch klären und erfordern keine Teamsitzung. Die Tagesordnung sollte nicht zu viele Punkte enthalten, da sonst der Zeitrahmen überschritten wird. Gerade Kolleginnen, die extra für die Teamsitzung wieder in die Praxis kommen und Kinder zu versorgen haben, gibt man so Planungssicherheit.

Der zeitliche Rahmen muss jedoch trotz allem realistisch eingeschätzt werden! Stehen wichtige Themen oder Entscheidungen auf der Tagesordnung, sollte man lieber mehr Zeit anberaumen. Eine im Vorfeld erstellte Tagesordung könnte zum Beispiel so aussehen:

• Einführung, Moderator und Protokollführer festlegen (5 Minuten): Sinnvoll ist es, dass Moderation und Protokollführung regelmäßig wechseln, damit sich alle gleichermaßen verantwortlich fühlen.

• QMB-Bericht (10 Minuten): Die QMB gibt in einem kurzen Bericht Neuigkeiten und anstehende Termine bekannt, wie etwa Audittermine, Praxis- und Sicherheitsbegehungen, Fortbildungs- und Schulungstermine.

• Besprechung der Punkte aus der Tagesordnung (30 Minuten): Gibt es ein gut geführtes Ideen- und Fehlerbuch, ergeben sich hieraus die aktuellen Tagespunkte, wie zum Beispiel neue Gesetze und Abrechnungsrichtlinien, Umgang mit neuer Software, Änderungen in Schulungsplänen oder Beschwerden von Patienten.

• Urlaubsbesprechung und sonstige Termine (10 Minuten): Gerade in einer großen Praxis ist dies immer wieder ein Punkt, bei dem Redebedarf besteht. Hierbei kommt es auf ein gutes Miteinander an, damit alle zufrieden sind und individuelle Wünsche berücksichtigt werden können.

• Wichtige Mitteilungen durch die Praxisleitung (10 Minuten): Diese Zeit sollte allein der Praxisleitung gehören. Sie hat hier die Möglichkeit, wichtige Informationen, etwa von der KV, über Neueinstellungen, neue Auszubildende oder Neuanschaffungen bekannt zu geben.

Ergebnisse dokumentieren

Es empfiehlt sich, ein Sitzungsprotokoll zu führen, in dem alle Themen und Beschlüsse vermerkt werden. Auch ein Ideen- und Fehlerbuch, das kontinuierlich in der Praxis geführt wird, trägt dazu bei, nichts Wichtiges zu vergessen. Weiter sollte es eine Regelung dazu geben, wie Teammitglieder, die nicht anwesend sein konnten, über Maßnahmen und Neuigkeiten informiert werden (zum Beispiel durch einen Aushang im Aufenthaltsraum).