19.03.2020 · Arbeitsrecht

Praxismitarbeiter im Homeoffice: Was ist zu beachten?

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von RAin Heike Mareck, Externe Datenschutzbeauftragte, Dortmund, kanzlei-mareck.de

| In Zeiten der Corona-Krise ist Homeoffice ein großes Thema. Aber auch im „normalen“ Wirken einer Zahnarztpraxis kann sich dieses Thema stellen, z. B. wenn eine (Verwaltungs-)Mitarbeiterin schwanger wird und gern vor und früh nach der Geburt – z. B. direkt nach Ablauf der achtwöchigen Schutzfrist – im Homeoffice tätig sein möchte. Doch es stellen sich Hürden: Neben Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit sowie Mutterschutz-Fristen sind dabei insbesondere die Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit zu beachten. |

Grundsätzliches zum Homeoffice

Der Datenschutz und die Datensicherheit sind schon bei einem „normalen“ Homeoffice-Platz „nicht ohne“. Denn insbesondere in den Fällen, wo es um Daten geht, die unter Art. 9 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als besondere Kategorien fallen (z. B. Gesundheitsdaten) oder die einem Berufs- oder Amtsgeheimnis unterliegen, gibt es hohe Anforderungen an die Datensicherheit. Und das ist in Arzt- und Zahnarztpraxen leider immer der Fall.

Hier muss der Chef für ein ausreichendes technisches Sicherheitsniveau sorgen, ansonsten sollte man lieber die Finger davon lassen. Passiert etwa bei der Mitarbeiterin im Homeoffice ein technisches Versagen (z. B. Computer wird gehackt, Daten gehen verloren, Angehörige surfen auf demselben Computer und laden aus Versehen Schadsoftware), werden die Aufsichtsbehörden hart durchgreifen.

Wer stellt die IT-Ausrüstung – Mitarbeiterin oder Chef?

Zunächst stellt sich die Frage, wer die IT-Ausrüstung stellt: die Mitarbeiterin oder der Chef? Generell ist es immer besser, wenn die Hard- und Software durch den Praxisinhaber gestellt wird. Diese kann dann durch den IT-Dienstleister eingerichtet werden. Denn arbeitet die Mitarbeiterin mit ihrem eigenen PC und passiert hier etwas, können der Praxisinhaber und sein ITler das nur eingeschränkt kontrollieren – denn der PC steht ja im Privateigentum der Mitarbeiterin und kann nicht einfach „überprüft“ werden. Daher geht es im Folgenden nur um vom Praxisinhaber gestellte Hard- und Software.

Regelungen zum Homeoffice im Vorfeld

Bevor es mit dem Homeoffice losgeht, sollte geregelt sein, was und wie lange die Mitarbeiterin überhaupt arbeiten soll und was bei Beendigung gilt. Vorzugsweise wird zwischen Praxisinhaber und Mitarbeiterin dann eine Vereinbarung unterschrieben, aus der Dauer und Verteilung der Arbeitszeit ersichtlich sind und in der die Erfassung der Arbeitszeit geregelt wird. Die Mitarbeiterin sollte in jedem Fall zumindest eine Schulung über Datenschutz und -sicherheit mit Blick auf die Anforderungen des Telearbeitsplatzes absolviert haben.

„Offene Patientenunterlagen“ im Homeoffice – ein No-Go

Problematisch ist, wenn der Mitarbeiter die Unterlagen „offen“ zu Hause liegen lässt – nicht nur während einer kurzen Abwesenheit, sondern auch z. B. im Urlaub oder wenn Angehörige, Freunde, Bekannte die Unterlagen einsehen können. Es sollte deutlich geregelt werden, dass auch hier auf Datenschutz zu achten ist. Beispiel: Die Unterlagen sind in einem (stabilen) verschließbaren Schrank unterzubringen.

Checkliste / Datenschutz bei Homeoffice

Für die Mitarbeiterin

• Die Mitarbeiterin sollte im Homeoffice statt mit Klardaten besser mit Pseudonymen – z. B. Aktenzeichen – umgehen.

• Beim Einsatz von Papierakten ist besondere Vorsicht geboten: Denn diese enthalten meist Klarnamen und können nicht pseudonymisiert werden. Zudem ist bereits der Transport von der Praxis zum Einsatz beim Mitarbeiter und wieder zurück ein Sicherheitsrisiko. Hier ist der Praxisinhaber angehalten, besondere Sicherheitsmaßnahmen zu treffen – etwa das Unterbringen in einem verschließbaren Schrank.

• Es sollte explizit geregelt werden, dass und nach welcher Zeit der Arbeitsunterbrechung sich der Computer automatisch sperrt bzw. ob eine automatische Abwesenheitserkennung eingesetzt werden kann.

• Kann nicht ausgeschlossen werden, dass ein Dritter auf den Computer Zugriff hat, sollten die Mitarbeiter zur manuellen Sperrung verpflichtet werden.

• Wer als Mitarbeiter den Drucker nutzt, um Unterlagen für die Akte auszudrucken, benötigt einen datenschutzkonformen Aktenvernichter.

Für den Praxisinhaber

• Sprechen Sie zunächst mit Ihrem IT-Dienstleister. Er wird Ihnen sagen, welche Geräte für das Homeoffice geeignet und erforderlich sind.

• Da der Praxisinhaber die Verantwortung dafür trägt, dass die im Homeoffice verarbeiteten Daten sicher sind, ist ein Datenschutzkonzept zu erarbeiten.

• Um den IT-Sicherheitsanforderungen zu entsprechen, sollten die Daten zentral auf den Servern des Arbeitgebers gespeichert sein und der Mitarbeiter sich diese etwa per Terminal-Zugriff anzeigen lassen. Daten sollten nur in Ausnahmefällen lokal gespeichert werden.

• Es sollte ausdrücklich geregelt werden, dass es verboten ist, betriebliche Daten auf anderen Speichermedien, als vom Praxisinhaber schriftlich zugelassen, zu speichern.

• Es sollte klar geregelt sein, dass die private Nutzung der für den Heimarbeitsplatz bereitgestellten betrieblichen Geräte bzw. Zugangsmöglichkeiten (insbesondere Computer und Internetzugang) verboten ist.

• Um Datendiebstahl des Mitarbeiters zu vermeiden, ist eine schriftliche Dokumentation zu empfehlen. Das heißt, der Vorgesetzte sollte stets abzeichnen, welche Akten der im Homeoffice tätige Mitarbeiter „mitnimmt“, um zu wissen, woran er arbeitet und welche Akte gerade „aushäusig“ ist. Dies ist ein erheblicher Verwaltungsaufwand.

• Erfolgt die Mitnahme der „Akten“ durch mobile Speichermedien, sollten diese stets verschlüsselt sein.

• Es ist wichtig, dass die Tätigkeit im Rahmen des Homeoffice auch im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO aufgenommen wird.

Im Schadenfall: Wer haftet für was?

Die Arbeit der Mitarbeiterin im Homeoffice sowie der Weg vom Homeoffice zur Praxis sind versichert. Sie fallen unter den Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Aber: Fällt die Mitarbeiterin z. B. auf dem Weg zur Toilette oder zur Küche und verletzt sich, ist dies nicht von der gesetzlichen Unfallversicherung abgedeckt. Bereits 2016 kam das Bundessozialgericht zum Ergebnis, dass kein Wegeunfall vorliegt, wenn man beim Homeoffice einer eigenwirtschaftlichen Tätigkeit (hier: trinken) nachgeht und dabei ausrutscht (BSG 05.07.2016, B 2 U 5/15).

Hinsichtlich der Schäden an den eingesetzten Arbeitsgeräten des Praxisinhabers gelten die Regeln der Arbeitnehmerhaftung: Beschädigt der Mitarbeiter die Arbeitsmittel des Praxisinhabers, haftet er lediglich bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei mittlerer Fahrlässigkeit ggf. anteilig. Bei leichter Fahrlässigkeit trägt der Arbeitgeber den Schaden in voller Höhe.

PRAXISTIPP | In jedem Fall gehört in den Homeoffice-Arbeitsvertrag eine unverzügliche Anzeigepflicht für die Meldung von schadensrelevanten Informationen. Sollte hier eine datenschutzrechtlich relevante Datenpanne erfolgt sein, hat der Verantwortliche (also der Arbeitgeber) eine Meldefrist an die zuständige Aufsichtsbehörde von 72 Stunden zu beachten.

Was gilt beim Arbeitsschutz?

Die Anforderungen an den Arbeitsschutz im Homeoffice sind weitgehend identisch mit den Anforderungen in den Betriebsräumen des Praxisinhabers. Insbesondere sind Vorschriften der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) zu beachten, so § 2 Abs. 7 S. 1 (wenn ein Bildschirm vorliegt, dann handelt es sich um einen Telearbeitsplatz), § 3 (Gefährdungsbeurteilung bei erstmaliger Beurteilung), § 6 (Unterweisung der Beschäftigten) und Anhang 6 „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“. Auch muss der Arbeitgeber gemäß § 4 Abs. 1 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) Pflichtvorsorge für die Beschäftigten veranlassen, um arbeitsbedingte Erkrankungen einschließlich Berufskrankheiten frühzeitig zu erkennen und zu verhüten.

Der Praxisinhaber ist dafür verantwortlich, dass die Arbeitsschutzvorschriften eingehalten werden. Die Kontrolle hierüber kann er aber nur ausüben, wenn er in die privaten Räumlichkeiten des Mitarbeiters gelangt. Damit es zu keinem Verstoß gegen Art. 13 GG (Unverletzlichkeit der Wohnung) kommt, sollte es eine feste schriftliche Vereinbarung geben, die z. B. wie folgt aussehen kann:

Musterformulierung / Zutrittsrechte

Kontrolle des Homeoffice-Arbeitsplatzes

Der Mitarbeiter räumt den vom Arbeitgeber Beauftragten nach vorheriger Absprache zu folgenden Zwecken ein Zutrittsrecht zum Homeoffice-Arbeitsplatz seiner Wohnung ein:

• zur Kontrolle der Arbeitssicherheit;

• zur Kontrolle der Datensicherheit, insbesondere dem/der betrieblichen Datenschutzbeauftragten;

• zur Einrichtung, Wartung, Reparatur, Änderung, Abholung der vom Arbeitgeber bereitgestellten Arbeitsmittel;

• zu Kontrollzwecken im Rahmen der zugewiesenen gesetzlichen Aufgaben den zuständigen Behörden, beispielsweise der Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Zudem sollte das Zutrittsrecht auf den Homeoffice-Arbeitsplatz begrenzt und auf das unbedingt Erforderliche beschränkt sein. Auch sollte geregelt werden, wann der Zutritt (Werktage, Uhrzeiten) möglich sein soll.

Checkliste / Nutzungsvereinbarung Homeoffice

In der Vereinbarung sollten diese (Mindest-)Regelungen festgelegt werden:

• Welche Hard- und Software wird zur Verfügung gestellt (detaillierte Angaben)

• Umgang mit Daten (was ist erlaubt, was nicht, was passiert bei Störungen; Datenspeicherung; private Nutzung der zur Verfügung gestellten Geräte ist verboten; der Arbeitgeber darf jederzeit alle Unterlagen herausverlangen)

• Sicherheitsmaßnahmen im Homeoffice (Bildschirmsperrung; Schutz vor dem Zugriff durch Dritte)

• Sicherheitsmaßnahmen beim Transport und bei der Übertragung von Akten und Daten (Datenträgerverschlüsselung; Mitnahme der Akten nur mit schriftlicher Zustimmung des Arbeitgebers)

• Kontroll- und Zutrittsrechte zur Wohnung (siehe oben)

• Beendigung der Heimarbeitsplatz-Nutzung (Rückgabe der Geräte, der Unterlagen, Nennung der Passwörter, Duldung der Abholung, Einlass in die Wohnung)

• Hinweis auf rechtliche Folgen bei Verstößen

• Unverzügliche Meldung bei Verlust, Zerstörung, Hinweis auf Datenpanne

Besonderheit: schwangere Mitarbeiterin im Homeoffice

Das Mutterschutzgesetz (MuSchG) greift für alle Arbeitnehmerinnen. Und hier gilt, unabhängig von der Art der beruflichen Tätigkeit – also auch im Homeoffice: sechs Wochen vor dem Entbindungstermin besteht für alle schwangeren Arbeitnehmerinnen ein Beschäftigungsverbot (§§ 3 Abs. 1 S. 1, 3 Abs. 2 S. 1 MuSchG). Auch innerhalb der acht Wochen nach der Entbindung darf noch nicht gearbeitet werden. Diese Zeiten gelten rechtlich gesehen trotzdem als reguläre Arbeitszeiten, sodass während dieser Zeit auch Rentenansprüche gesammelt werden sowie Urlaubsansprüche entstehen.

Darüber hinaus bestehen gerade in einer Zahnarztpraxis während der Schwangerschaft selbst und während der Stillzeit mögliche weitere Beschäftigungsverbote, von denen das ärztliche Beschäftigungsverbot nach § 16 MuSchG in der Praxis wohl am bedeutendsten ist. Hier kann die – wie aufgezeigt – arbeits- und datenschutzrechtliche nicht unkomplizierte Homeoffice-Vereinbarung beiden Parteien weiterhelfen. Denn unzulässigen Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen – die Normen betreffen im Wesentlichen den Schutz vor gesundheitsgefährdenden Stoffen, Strahlungen, Gasen, Dämpfen, Erschütterungen und Lärm – wird die schwangere bzw. die stillende Frau deutlich eher im regulären Betrieb der Zahnarztpraxis als am Heimarbeitsplatz ausgesetzt sein.

FAZIT | Auch wenn Schwangeren oder jungen Müttern ein Homeoffice-Arbeitsplatz attraktiv erscheinen mag, ist der damit verbundene Aufwand insbesondere für den Praxisinhaber doch erheblich. Dieser sollte sich in jedem Fall rechtlichen Rat suchen, da die arbeits- und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für eine wirksame Homeoffice-Vereinbarung sehr komplex sind. Bei Fehlern oder Auslassungen können rasch Ansprüche der Aufsichtsbehörde für Datenschutz auf ihn zukommen. Darüber hinaus wäre dann der finanzielle und organisatorische Aufwand, der mit der Schaffung des Homeoffice-Arbeitsplatzes verbunden war, vergebens. Vor diesem Hintergrund stellt sich stets die Frage: Lohnt sich der Aufwand?

Quelle: Ausgabe 04 / 2020 | Seite 12 | ID 46407872