01.12.2007 | Praxisorganisation

So senken Sie die Kosten beim Praxisbedarf

Die Ausgaben für Praxismaterialien betragen laut KZBV-Jahrbuch etwa 8 bis 9 Prozent des Umsatzes. Die immer kleiner werdende Gewinnspanne zwingt die Praxisinhaber dazu, sich ernsthaft um Kostensenkungsmaßnahmen zu bemühen. Zum Praxisbedarf zählen alle Verbrauchsmaterialien für den Behandlungs- und Verwaltungsbereich (zum Beispiel Einmalhandschuhe, Nahtmaterial, Desinfektionsmittel, Briefmarken, Kugelschreiber und Büroklammern etc.).  

Die Ermittlung des Materialbedarfs

Sie zielt darauf ab, Materialien bedarfsgerecht einzukaufen. Es reicht nicht, erst mit der Bedarfsfeststellung zu beginnen, wenn das Material sich bereits dem Ende zuneigt oder schon aufgebraucht ist. Kleine Mengen können oft erst mit hohem Aufwand und hohen Preisen kurzfristig beschafft werden. Umgekehrt führen überhöhte Materialbestände zu zusätzlichen Kapitalbindungskosten. Außerdem fallen Lagerkosten für den dafür benötigten Platzbedarf an. Wird dieses große Materiallager nicht sorgfältigst verwaltet, müssen verderbliche Materialien bei Überlagerung vernichtet werden.  

Die Materialbedarfsplanung

Hier ist zunächst je benötigtem Artikel der Zeitpunkt festzustellen, ab wann eine Bestellung notwendig wird. Dies ist immer dann der Fall, wenn die „eiserne Reserve“ angebrochen wird. Um die Größe der „eisernen Reserve“ – die Mindestreservemenge – zu bestimmen, sind folgende Kennzahlen zu ermitteln:  

Materialverbrauch	Der Materialverbrauch ergibt sich aus dem Bestand am Anfang eines Monats abzüglich des Bestandes am Ende eines Monats.
Durchschnittlicher Lagerbestand	Zur Ermittlung des durchschnittlichen Lagerbestandes werden der Bestand am Anfang und am Ende des Monats addiert und durch 2 geteilt.
Lagerumschlagshäufigkeit	Sie errechnet sich aus dem Materialverbrauch geteilt durch den durchschnittlichen Lagerbestand.
Lagerzeit	Berechnung: 30 (ein Monat) geteilt durch den durchschnittlichen Lagerbestand.
Voraussichtliche Beschaffungs-dauer	Dies ist der Zeitraum zwischen Bestellung und Lieferung. Sie kann bei einem 20-Stunden-Lieferservice sehr kurz, bei eher selten benötigten Materialien aber mehrere Tage oder gar Wochen betragen.
Eiserne Reserve	Der die Bestellung auslösende Mindestbestand wird durch Multiplikation des Anfangsbestandes mit dem Verhältnis aus Beschaffungsdauer und Lagerzeit errechnet.

Für diese Schritte der Materialbedarfsplanung folgendes Beispiel: In der Praxis Dr. Mustermann soll die „eiserne Reserve“ für Rosenbohrer ermittelt werden. Dazu stellt er folgende Rechnung auf:  

Berechnungsbeispiel

Anfangsbestand: 30 Rosenbohrer   Endbestand: 6 Rosenbohrer	Materialverbrauch: 24 Rosenbohrer
Durchschnittlicher Lagerbestand	(30 + 24) : 2 = 27
Lagerumschlagshäufigkeit	24 : 27 = 0,9
Lagerzeit	30 : 0,9 = 33
Beschaffungsdauer	5 Tage
Eiserne Reserve	(30 x 5) : 33 = 4,6

Dr. Mustermann muss also eine „Eiserne Reserve“ von (aufgerundet) fünf Rosenbohrern auf Lager haben, um Engpässe zu vermeiden.  

Die Materialbestandsüberwachung