21.10.2015 · Fachbeitrag · Personalplanung

So gelingt die Urlaubsplanung in der Arztpraxis

von PTA Birgit Hallmann, Neustadt

| Die jährliche Urlaubsplanung ist in jeder Arztpraxis ein wiederkehrendes und wichtiges Thema. Wenn die Urlaubsplanung nicht transparent und gerecht geregelt ist, kommt es immer wieder zu Konflikten zwischen den Mitarbeitern und zum Kampf um die „besten“ Urlaubszeiten und Urlaubstage. Mit einer vorausschauenden und kollegialen Urlaubsplanung können Sie derartige Auseinandersetzungen weitgehend vermeiden. |

Zuständigkeit für die Urlaubsplanung

Die Urlaubsplanung kann entweder durch den Praxischef erfolgen oder an eine bestimmte MFA delegiert werden. Die Übertragung auf eine MFA hat neben der zeitlichen Entlastung des Arztes den Vorteil, dass spontane Urlaubswünsche auch dann sofort genehmigt werden können, wenn der Arzt vorübergehend nicht anwesend ist.

Mindestbesetzung festlegen

Die Urlaubsplanung sollte einerseits den Urlaubswünschen aller Teammitglieder entsprechen, andererseits muss sie sicherstellen, dass der Praxisbetrieb auch in der Urlaubszeit reibungslos weiterläuft. Legen Sie daher zunächst die Mitarbeiterzahl fest, die durchgehend bzw. zu bestimmten Zeiten mindestens anwesend sein muss (inklusive anfallende Sprechstunden und Notdienste am Wochenende). Stellen Sie einen Plan auf, aus dem die jeweilige Mindestbesetzung ersichtlich ist. Besprechen Sie diesen Plan im Team, damit klar ist, dass ein nicht berücksichtigter Urlaubswunsch keine Gleichgültigkeit oder böse Absicht, sondern im Interesse der Praxis und der Arbeitsplätze ist.

Beispiel: Mindestbesetzungsplan
Uhrzeiten	Montag	Dienstag	Mittwoch	Donnerstag	Freitag	Samstag
08:00 - 12:30
12:30 - 14:30
14:30 - 20:00

Ablauf der Urlaubsplanung

Den größten Teil des Urlaubs sollten Sie so früh wie möglich planen. Dazu ist es sinnvoll, dass jeder im Team möglichst zum Jahresende seine Urlaubswünsche entweder auf einen Urlaubszettel schreibt oder in einen Urlaubsplan einträgt. Sie müssen nicht zwingend den gesamten Urlaub eintragen, damit noch etwas Spielraum für spontane Urlaubstage verbleibt. Den fertigen Übersichtsplan mit den Urlaubswünschen des gesamten Teams sollten alle einsehen können.

Überschneidungen bei der Urlaubsplanung

Im Idealfall regeln Sie im Team die Urlaubszeiten unter sich, ohne dass der Praxischef eingreifen muss. Häufig kommt es aber in den Sommermonaten und in der Zeit vor bzw. nach Feiertagen zu Überschneidungen bei den Urlaubswünschen. Der Praxischef kann in diesem Fall versuchen, in Einzelgesprächen mit den betreffenden MFA einen Kompromiss zu finden. Bei zahlreichen oder größeren Überschneidungen empfiehlt sich eher eine gemeinsame Besprechung des gesamten Teams mit dem Arzt.

PRAXISHINWEIS | Im gemeinsamen Gespräch ist die Kompromissbereitschaft der Teammitglieder in der Regel am größten und Überschneidungen lassen sich in vielen Fällen durch einen Tausch von Urlaubszeiten oder durch Überstunden beseitigen bzw. ausgleichen.

Nur wenn Sie sich im Team überhaupt nicht auf eine einvernehmliche Lösung einigen können, muss der Arzt entscheiden, welche MFA im Einzelfall Vorrang hat. Entscheidungskriterien können sein:

Schulpflichtige Kinder

Lebensalter

Betriebszugehörigkeit

Erholungsbedürftigkeit bzw. die Frage, wie lange der letzte Urlaub zurückliegt

Anhand dieser Kriterien wird die Entscheidung transparent und ist leicht nachzuvollziehen. So weiß diejenige von Ihnen, die bei der Urlaubsplanung zurückstecken muss, dass Ihr Chef objektiv und nicht willkürlich oder nach persönlicher Sympathie entschieden hat.

Vertretungsregelungen für die Urlaubszeit

Bei der Urlaubsplanung sollten Sie prüfen, ob und in welcher Form die abwesende MFA eine Urlaubsvertretung in ihr Aufgabengebiet einweisen muss und wie bzw. wann sie das Aufgabengebiet an die Vertretung übergibt. (Dies sollte nicht erst am Vorabend des ersten Urlaubstags geschehen.) In einigen Fällen müssen Sie außerdem klären, ob die Vertretung Tätigkeiten aus ihrem regulären Aufgabengebiet reduzieren muss, um die abwesende MFA effizient vertreten zu können.

Brückentage

Brückentage sind als Urlaubstage immer besonders begehrt. Daher sollten Sie sie gerecht im Team verteilen und nicht nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Ein Blick in den Urlaubsplan des zurückliegenden Jahres zeigt, wer im Vorjahr an welchen Brückentagen frei hatte und wer gerechterweise in diesem Jahr Vorrang haben sollte. Sie können im Team Brückentage auch jährlich gleichmäßig oder in alphabetischer Reihenfolge verteilen - sofern Sie nicht untereinander eine andere einvernehmliche Lösung finden.

Urlaubsregeln aufstellen

In vielen Arztpraxen hat es sich bewährt, gemeinsam mit den Mitarbeitern Urlaubsregeln aufzustellen. Darin können auch Einzelfragen und typische Streitpunkte entschieden werden, zum Beispiel

ob es Obergrenzen für den Sommerurlaub gibt,

in welchem Umfang Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern Vorrang bei der Urlaubsplanung haben und

ob ein Rotationsprinzip sinnvoll ist, das heißt, ob Mitarbeiter, die in einem Jahr keinen Urlaub zu ihrem Wunschtermin bekommen haben, im Folgejahr bevorzugt behandelt werden sollten.

Sie können auch festlegen, Urlaubstage mit Überstunden zu kombinieren, um den Urlaub zu verlängern. So wäre es zum Beispiel möglich, eine volle Woche Urlaub durch vier reguläre Urlaubstage und einen Tag Überstundenabbau zu erreichen. Auch die Frage, ob reguläre Urlaubswünsche bei Überschneidungen Vorrang vor dem Abbau von Überstunden haben, können Sie hier klären.

Checkliste / Urlaubsplanung
Zuständigkeit bestimmen (Praxisleitung, eine bestimmte MFA, MFA untereinander)	❒
Planungszeitraum festlegen	❒
Kriterien für die Vorgehensweise bei Überschneidungen festlegen: Welche Mitarbeiter sollen in diesem Fall Vorrang haben?	❒
Kriterien für die gerechte Verteilung von Brückentagen vereinbaren	❒
Vertretungen für die Urlaubszeiten einrichten	❒
Voraussetzungen für nachträgliche Änderungen einer bereits vereinbarten Urlaubsplanung definieren	❒
(Optional:) Detaillierte Urlaubsregeln in einer gemeinsamen Mitarbeiterbesprechung erarbeiten, um zukünftige Diskussionen und Auseinandersetzungen um Urlaubstage zu vermeiden	❒