28.10.2013 · Fachbeitrag · Neue Mitarbeiter

Worauf es bei der Personalsuche ankommt

von Yvonne Schuck, Medienbüro Medizin (MbMed), Hamburg

| Angesichts des allgegenwärtigen Fachkräftemangels gewinnt das Thema Personalsuche in der Arztpraxis zunehmend an Bedeutung. Auch wenn die endgültige Personalentscheidung beim Praxischef liegt, können Sie als MFA dabei wertvolle Hilfe leisten. Viele Praxischefs delegieren die Personalsuche gern an erfahrene Mitarbeiterinnen. Der folgende Artikel zeigt, worauf Sie bei der Personalsuche achten sollten und wie Sie als MFA den Praxischef effizient unterstützen. |

Stellenausschreibung: Wen suchen Sie?

Je präziser Sie die zu besetzende Stelle im Vorfeld definieren, desto genauer können Sie Ihre Stellenanzeige formulieren. Setzen Sie ein schriftliches Anforderungsprofil auf, das Ihnen später hilft, die eingehenden Bewerbungen zu beurteilen.

Um die Akzeptanz einer neuen Kraft zu steigern, holen Sie das Team mit ins Boot. Nutzen Sie dafür die Teambesprechung, in der alle Kolleginnen ihre Vorstellungen äußern. So vervollständigen Sie das Anforderungsprofil und binden das Team in die Personalsuche ein.

Checkliste Stellenanzeige

Die Stellenanzeige nennt die genauen Aufgaben der neuen Mitarbeiterin.

Die Anzeige enthält Angaben zu den geforderten Qualifikationen, etwa bestimmten Zusatzqualifikationen, Berufserfahrung, etc.

Es ist angegeben, in welcher Form Sie die Bewerbungsunterlagen wünschen, etwa per E-Mail als PDF oder schriftlich per Post, etc.

Vor der Veröffentlichung der Anzeige haben Sie verschiedene Kanäle berücksichtigt: Zeitungen, Zeitschriften, fachspezifische Stellenbörsen im Internet, Social Media-Kanäle, etc.

Bewerbungsunterlagen: Darauf sollten Sie achten

Sobald die ersten Bewerbungen in der Praxis eintreffen, senden Sie den Bewerbern möglichst zeitnah eine Eingangsbestätigung. Bitten Sie darin um Verständnis dafür, dass Sie zunächst die eingegangenen Bewerbungen sichten und sich dann wieder melden. So wissen die Bewerber, dass ihre Unterlagen bei Ihnen angekommen sind und werden nicht ständig bei Ihnen nach dem aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses fragen.

Im nächsten Schritt überprüfen Sie, ob die Bewerbungsunterlagen vollständig sind und treffen eine Vorauswahl. Nur die Bewerbungen, die zu der Stelle auch wirklich passen, leiten Sie an den Praxischef weiter. Hier zahlt sich eine genaue Stellenbeschreibung aus, mit deren Hilfe Sie die Bewerbungen überprüfen können.

Checkliste für die Vorauswahl der Bewerbungen

Die Unterlagen sind sauber und vollständig: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige in der Stellenanzeige verlangten Dokumente sind vorhanden.

Die Bewerbung zeigt, dass die Bewerberin die geforderten Qualifikationen und Voraussetzungen mitbringt.

Das Anschreiben ist auf die Praxis zugeschnitten. Die Bewerberin hat sich die Mühe gemacht, sich über die Praxis zu informieren und die Bewerbung passend zusammenzustellen.

Die Bewerberin erfüllt weitere Kriterien aus der Stellenausschreibung. Sie kann beispielsweise zum angegebenen Zeitpunkt in der Praxis anfangen.

Vorstellungsgespräch: Lernen Sie die Bewerberin kennen

Nach der Vorauswahl laden Sie die infrage kommenden Bewerberinnen zum Vorstellungsgespräch ein. Viele Praxischefs delegieren die Einladung wie auch das erste Gespräch gern an erfahrene MFA. Sie können per Telefon oder per E-Mail zum Gespräch einladen. Entscheiden Sie sich für das Telefon, können Sie sich bereits in einem kurzen Gespräch einen ersten Eindruck verschaffen: Wie reagieren die Angerufenen? Haben sie eine angenehme Telefonstimme? Freuen sie sich über die Einladung? Machen Sie zu Ihren Eindrücken Notizen, die Sie dann später bei der Entscheidung heranziehen können.

Im Vorstellungsgespräch ist es besonders wichtig, dass die Bewerber die weitaus größeren Redeanteile haben. Da die Bewerber häufig unsicher sind, ist es ein guter Einstieg, wenn Sie sie dazu auffordern, ihren bisherigen beruflichen Werdegang zu schildern. Mit diesem sind die Bewerber bestens vertraut und entspannen sich meist. Wortkarge Bewerber können Sie mit offenen Fragen (Wie? Was? Warum?) zum Sprechen anregen. Wenn etwas im Lebenslauf oder in den Zeugnissen Ihr Interesse weckt oder Fragen aufwirft, ist nun Gelegenheit dies anzusprechen. Nehmen Sie die Bewerbungsunterlagen mit ins Gespräch und machen Sie sich darauf Notizen. Um Bewerber besser vergleichen zu können, hilft es, immer ähnliche Fragen zu stellen.

Checkliste nach dem Vorstellungsgespräch

Der äußere Rahmen: Bewerber waren passend gekleidet, sind pünktlich erschienen, haben sich der Situation angemessen verhalten, etc.

Notizen zu den Antworten der Bewerberin auf fachliche Fragen

Gedankenstützen zu den Eindrücken während des Gesprächs. War die Bewerberin sympathisch, aufgeweckt, selbstbewusst, etc.

Weitere Vorgehensweise: Zusage, Absage, zum Probearbeiten einladen

Gegenseitiges Kennenlernen beim Probearbeiten

Ein Weg, mögliche neue Mitarbeiter ein wenig besser kennenzulernen, ist das Probearbeiten. Dabei laden Sie sie für ein oder zwei Tage in die Praxis ein. So lernen nicht nur Sie und die Kolleginnen die Bewerber kennen, auch umgekehrt können sich potenzielle neue Kollegen ein Bild von Ihnen machen. Schließlich müssen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit beide Seiten zueinander passen und sich füreinander entscheiden. Probearbeiten ist für die Praxis zwar aufwendig, aber im Vergleich zu einer falschen Personalentscheidung immer noch die bessere Alternative.

Checkliste nach dem Probearbeiten

Die Bewerberin ist pünktlich, passend gekleidet und gut vorbereitet erschienen.

Die Bewerberin hat die ihr übertragenen Aufgaben zuverlässig und zufriedenstellend erledigt.

Die Bewerberin hat sich Patienten und Praxis-Team gegenüber freundlich und zuvorkommend verhalten.

Praxischef und Team haben einen positiven Eindruck von der Bewerberin.

Die Entscheidung: Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl

Sollten Sie zu dem Ergebnis kommen, dass niemand Sie überzeugt, schalten Sie lieber eine neue Anzeige statt sich für eine „Verlegenheitslösung“ zu entscheiden. Schließlich investieren Sie während der Einarbeitungszeit viel Energie in neue Mitarbeiter. Sehen Sie es nicht als Niederlage oder Versagen, wenn am Ende der Personalsuche keine Einstellung folgt. Vielmehr zeigt es, wie gewissenhaft Sie bei der Auswahl vorgegangen sind. Für den langfristigen Praxiserfolg ist ein solches Vorgehen unerlässlich.