· Fachbeitrag · Arbeitszeitgestaltung
Langfristige Ziele effizient erreichen
von Stéphane Etrillard, Management Institute SECS, Düsseldorf
| Viele Zielsetzungen scheitern weder an Bequemlichkeit noch an mangelndem Willen, sondern an einem ganz anderen Phänomen: Je größer der zeitliche Abstand zu einem Ereignis ist, umso weniger Bedeutung hat dieses Ereignis für uns. Folglich sinkt die Motivation, an langfristigen Zielen zu arbeiten. Diese werden viel zu oft zugunsten kurzfristiger - vermeintlich wichtigerer - Vorhaben leichtfertig aufgegeben. |
Die nächste Aufgabe ist nicht immer die wichtigste
Oft erscheint es bedeutender, eine naheliegende, aber eher unwichtige Aufgabe zu erledigen - wie zum Beispiel die Anschaffung einer neuen Kaffeemaschine für den Pausenraum -, als an einer langfristigen Strategie zu arbeiten und beispielsweise einen neuen/geänderten Hygieneplan zu entwickeln. Häufig wird erst im Nachhinein bemerkt, dass auch die Summe der vielen kleinen Ereignisse, denen wir Vorrang gewährt haben, den Verlust des einen langfristigen Ziels nicht aufwiegt. Nur ist es dann oft schon zu spät.
Stärkung des Durchhaltevermögens
Mitentscheidend für den Erfolg ist Ihr Durchhaltevermögen. Folgende Denkanstöße werden Ihnen helfen, vor allem die Aufgaben konsequenter anzupacken, deren Erledigung Ihnen zunächst wenig attraktiv erscheint.
- Führen Sie sich immer wieder die Vorteile des erreichten Ziels vor Augen, und schauen Sie nicht nur auf die akuten Ereignisse.
- Welche kurzfristigen Erfolge verleiten Sie möglicherweise dazu, langfristige Aufgaben abzubrechen? Haben Ihnen diese Erfolge im Vergleich zum Verlust des langfristigen Ziels nachhaltige Vorteile eingebracht?
- Unterteilen Sie große Projekte in kleine, überschaubare Teilstücke, um immer wieder erreichbare Nahziele zu haben und Zwischenerfolge feiern zu können.
- Verstehen Sie die Planung als Vorstufe zur tatsächlichen Aufgabe. Die eigentliche Arbeit muss jetzt erst noch getan werden.
- Sagen Sie sich selbst und anderen gegenüber auch einmal „Nein“, damit Ihnen nicht unaufhörlich kurzfristige Aufgaben in die Quere kommen.
- Fangen Sie immer pünktlich an und planen Sie realistisch.
Keine Chance den Zeitfressern!
Ein weiterer wichtiger Baustein des Zeitmanagements ist es, die sogenannten „Zeitfresser“ zu erkennen und zu beseitigen. Dabei handelt es sich häufig eher um Kleinigkeiten, die jedoch wichtige Zeitressourcen vernichten und in der Summe zu einem echten Problem anwachsen können. Überprüfen Sie anhand der Aufzählung auf der folgenden Seite, welche Zeitfresser Ihren Arbeitsfluss hemmen und dadurch Ihren Arbeitsalltag negativ beeinträchtigen.
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Mehr Effizienz im Arbeitsalltag
Der folgende Leitfaden hilft Ihnen, Zeitfresser auszuschalten, Ihre eigenen Aufgaben effizienter zu gestalten und so Ihre langfristigen Ziele zu erreichen:
- Ich bringe eine begonnene Aufgabe zu Ende, bevor ich die nächste bearbeite.
- Ich achte darauf, möglichst nicht mehrere Aufgaben parallel zu erledigen, sondern mich auf eine Tätigkeit vollständig zu konzentrieren.
- Unangenehme Aufgaben verschiebe ich nicht.
- Ich kann meinen Kolleginnen vertrauen und ihnen Aufgaben übergeben.
- Ich entscheide frühzeitig, welche Aufgaben ich delegiere.
- Umfangreiche Aufgaben werden mit klaren Zuständigkeiten und Zeitvorgaben an mehrere Kolleginnen verteilt.
- Ich achte auf eine funktionierende Kommunikation mit meinen Kolleginnen.
- Für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben lege ich Vorlagen - zum Beispiel Textbausteine - an, um Arbeitsergebnisse mehrfach nutzen zu können.
- Ich fasse Aufgaben gleicher Art zusammen.
