· Fachbeitrag · Arbeitszeitgestaltung
Zehn goldene Regeln für mehr Zeitsouveränität
von Stéphane Etrillard, Management Institute SECS, Düsseldorf
| In der Hektik des Praxisalltags scheint es oft, als käme alles auf einmal zusammen. Die Unterlagen für Patientin Müller müssen fertig werden, während Patient Meier anruft und dringend einen Termin vereinbaren will. Gleichzeitig steht Patient Schulze neben Ihnen und wartet auf sein Rezept. Schließlich haben Sie gerade noch Zeit, das Allernotwendigste halbwegs in den Griff zu bekommen. Wer hier sein Zeitmanagement nicht optimiert, riskiert gesundheitliche Belastungen. |
Schritt für Schritt zu einem guten Zeitmanagement
Der erste Schritt zu mehr Zeitsouveränität lautet: Übernehmen Sie die Verantwortung für sich und das eigene Handeln, anstatt anderen die Schuld zu geben. Machen Sie sich bewusst, dass es auch in Ihrer Zuständigkeit liegt, Ihre Zeiteinteilung, Ihr Arbeitspensum und sich selbst zu organisieren. Dabei helfen Ihnen die zehn „goldenen“ Regeln für ein gutes Zeitmanagement:
- Regel Nr. 1: Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf!
- Regel Nr. 2: Ordnen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien:
- unerledigt (noch zu bearbeiten)
- erledigt (Ablage)
- Pending (Wiedervorlage)
- Müll (vertikale Ablage)
- Regel Nr. 3: Sortieren Sie die unerledigten Aufgaben nach Prioritäten:
- Priorität A: wichtig und dringend
- Priorität B: wichtig, aber nicht dringend
- Priorität C: dringend, aber nicht wichtig
- ohne Priorität (Müll): weder wichtig noch dringend
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- Oder bestimmen Sie die Prioritäten anhand folgender Fragen:
- Was muss getan werden? = Aufgaben mit der Priorität A
- Was soll getan werden? = Aufgaben mit der Priorität B
- Was kann getan werden? = Aufgaben mit der Priorität C
- Regel Nr. 4: Den Stapel „Pending“ - die „schwebenden“ Aufgaben - können Sie in vier Bereiche unterteilen:
- innerhalb einer Woche zu erledigen
- innerhalb von zwei Wochen zu erledigen
- innerhalb eines Monats zu erledigen
- innerhalb von drei Monaten zu erledigen
- Regel Nr. 5: Reservieren Sie sich Phasen, in denen Sie wichtige Aufgaben mit der Priorität A ungestört erledigen können. Erklären Sie auch Ihren Kolleginnen, warum Sie in dieser Zeit nicht gestört werden möchten.
- Regel Nr. 6: Genießen Sie das gute Gefühl, einen strukturierten Arbeitstag vor sich zu haben. Erkennen Sie selbst an, dass Sie einen wichtigen Schritt erfolgreich absolviert haben.
- Regel Nr. 7: Ziehen Sie regelmäßig Bilanz, damit Sie den Überblick behalten und Ihre Planung auf ihreWirksamkeit überprüfen können. Wenn Sie hinter Ihrer Planung zurück sind, gehen die unerledigten Aufgaben in die Planung des nächstenTages oder der nächstenWoche ein.
- RegelNr. 8: Bleiben Sie bei der Planung flexibel, um auf Unvorhergesehenes oder veränderte Prioritäten reagieren zu können. Planen Sie Pufferzeiten ein.
- Regel Nr. 9: Suchen Sie gezielt nach Störfaktoren und Zeitfressern, damit Sie etwas dagegen unternehmen können.
- Regel Nr. 10: Um Ihre Arbeit effektiv erledigen zu können, brauchen Sie nicht nur genug Zeit, sondern auch ausreichend Energie. Denken Sie deshalb daran, auch Ihre Energiereserven regelmäßig wieder aufzutanken.
Souverän mit der eigenen Zeit umgehen
Alle To-do-Listen und Terminpläne können noch so ausgefeilt und durchdacht sein. Ohne ein professionelles Zeitmanagement sind wie völlig wertlos und schwächen Ihre Zeitsouveränität. Souverän mit der zur Verfügung stehenden Zeit umzugehen, heißt vor allem, sich nicht von Zeitdruck beherrschen zu lassen.
PRAXISHINWEIS | Gerade die Dringlichkeit von Aufgaben und Verpflichtungen verleitet manche Menschen dazu, die eigenen Grenzen zu überschreiten - denn Dringlichkeit vermittelt das Gefühl von etwas Bedeutungsvollem. Überlegen Sie immer zweimal, welche Bedeutung dringende Aufgaben haben und ob sie es wert sind, einen gut strukturierten Ablauf durcheinander zu wirbeln. |
Von entscheidender Bedeutung für den Erfolg Ihrer Zeitplanung ist es, langfristige Aufgaben effizient anzugehen, bei deren Erledigung Durchhaltevermögen zu beweisen und Störfaktoren und Zeitfresser auszuschalten. Wie das gelingt, lesen Sie in der nächsten Ausgabe von PPA.
