Methoden zum Fehlermanagement: Die SWOT-Analyse


| „Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.“ So lautet Murphys Gesetz. Potenzielle Fehlerquellen gibt es viele in Arztpraxen und demnach geht manchmal auch unweigerlich etwas schief. Mit verschiedenen Methoden aus dem Qualitätsmanagement (QM) lassen sich jedoch mögliche Fehlerquellen identifizieren. In PPA 2/2013 haben wir zum Einstieg das Ishikawa-Modell erläutert. Dieses Mal stellen wir Ihnen die SWOT-Analyse vor. |


Definierte Prozesse und Ziele erleichtern die Arbeit


Die SWOT-Analyse (das englische Initialwort für Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) ist ein Instrument des strategischen Managements und Grundlage vieler Marketingstrategien. In den 1960er Jahren wurde dieses Werkzeug zur Entscheidungshilfe an der Harvard Business School entwickelt. Unternehmen jedes Wirtschaftszweigs können mit dieser Methode ihr externes Umfeld auf Chancen und Risiken prüfen und intern analysieren, welche Stärken und Schwächen sie haben. Unternehmen müssen dann entscheiden, welche dieser Stärken sie nutzen wollen, um welche Chancen zu realisieren.


In Arztpraxen sind für viele Prozesse, Vorgehensweisen und Ziele definiert, zum Beispiel wie genau etwa die Neupatientenaufnahme erfolgt und wie lange der Vorgang dauern sollte. Besonders für neue Mitarbeiter sind diese konkreten Angaben zur Orientierung sehr hilfreich. Ob die Vorgaben auch tatsächlich eingehalten werden, können beispielsweise leitende MFA durch den Ist-Zustand mit Hilfe der SWOT-Analyse ermitteln und schriftlich festhalten. Diese Prüfung dient der Praxis als Spiegel und deckt mögliche Fehlerquellen auf. Anschließend können die Teammitglieder besprechen, welche Veränderungen in Relation zu den Zielvorstellungen erreicht werden sollen und ob diese realistisch umsetzbar sind.


Systematisch analysieren - intern und extern


Wenn Sie in der Praxis dieses Instrument einsetzen wollen, beginnen Sie damit, das Thema der Analyse genau zu formulieren. SWOT-Analysen müssen sich immer auf ein konkretes Ziel beziehen, sonst sind die Fragen zum Unternehmen und seinem Umfeld kaum eindeutig zu beantworten. Schauen Sie sich dann die internen und externen Faktoren an. In der externen Analyse wird die Unternehmensumwelt untersucht. Die Chancen bzw. Risiken kommen von außen und ergeben sich aus Veränderungen im Markt, in der technologischen, sozialen oder ökologischen Umwelt. So kann beispielsweise der Wechsel eines Lieferanten die Ursache für neue fehlerhafte Abläufe sein. Die interne Analyse bezieht sich auf Ihre Praxis selbst: Hier schauen Sie sich Ihre Stärken bzw. Schwächen ganz genau an. Eine interne Schwäche kann beispielsweise mangelnde Kommunikation sein, wodurch es in Abläufen zu Fehlern kommt.


Nun werden die Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren so miteinander kombiniert, dass die Stärken und die Chancen möglichst optimal genutzt und die Schwächen und die Gefahren auf ein Mindestmaß reduziert werden können. Dazu wird mit folgenden Kombinationen gearbeitet:


• SO = Stärke-Chancen-Kombination: Wie können wir unsere Stärken so nutzen, dass sich die Chancenrealisierung erhöht?
 

• ST = Stärke-Risiken-Kombination: Wie können wir vorhandene Stärken einsetzen, um den Eintritt bestimmter Risiken abzuwenden?
 

• WO = Schwäche-Chancen-Kombination: Wo können aus Schwächen Chancen entstehen? Wie können wir Schwächen zu Stärken entwickeln?


• WT = Schwäche-Risiken-Kombination: Wo befinden sich unsere Schwächen, und wie können wir uns vor möglichem Schaden schützen?


Visualisieren Sie die Gegenüberstellung der Stärken und Schwächen mit den Chancen und Risiken in einer SWOT-Matrix:


Auf diese Art und Weise erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, wo Ihre Praxis bereits richtig gut ist, wo es Optimierungsbedarf gibt, welche Chancen sich nutzen lassen, aber auch welche Risiken mit in die zukünftige Planung einzubeziehen sind. Die Kombinationen bilden die Grundlage für die Entwicklung passender Strategien und die Einleitung notwendiger Maßnahmen. Wie dies aussehen kann, sollen folgende Beispiele verdeutlichen:i


Abschließend legen Sie einen Termin fest, bis wann die beschlossenen Maßnahmen umgesetzt sein sollen und prüfen dann erneut, ob der angestrebte Soll-Zustand erreicht ist.


Häufige Fehler bei der Anwendung der SWOT-Analyse


Im Zusammenhang mit der SWOT-Analyse gibt es grundsätzlich fünf Fehler, die immer wieder gemacht werden:


• Führen Sie eine SWOT-Analyse nicht ohne vorher definiertes Ziel durch. 
Halten Sie es zu abstrakt, lassen sich kaum Antworten auf die interne und externe Analyse finden.


• Definieren Sie für alle einen verbindlichen Soll-Zustand, ansonsten streben Mitarbeiter unterschiedliche Soll-Zustände an, die nicht zum gewünschten Ergebnis führen oder im schlimmsten Fall neue Fehler verursachen.


• Halten Sie die interne und externe Analyse strikt auseinander. Manchmal werden die externen Chancen mit internen Stärken verwechselt.


• Verwechseln Sie die Analyse nicht mit potenziellen Strategien. Die SWOT-Analyse beschreibt Zustände, Strategien hingegen sind Aktionen. Um diesen Fehler zu vermeiden, denken Sie bei Chancen an „günstige Bedingungen“ und bei Risiken an „ungünstige Bedingungen“.


• Nehmen Sie bei der eigentlichen Analyse keine Priorisierung vor. Es lassen sich daraus keine konkreten Maßnahmen ableiten. Daher sollten zu diesem Zeitpunkt weder Maßnahmen beschlossen noch umgesetzt werden.


Weiterführende Hinweise


• Wie Teams aus Fehlern lernen - PPA 02/2013, Seite 17 -


• Methoden zum Fehlermanagement: das Ishikawa-Diagramm - PPA 03/2013, Seite 18 -