22.01.2015 · Fachbeitrag · Wirtschaftliche Praxisführung

Materialeinkauf - die Kosten einfach senken

von Marie Reiter, MFA, Düsseldorf, www.deinberichtsheft.de

| Der Einkauf von Praxisbedarf, wie zum Beispiel Einmalhandschuhen, Verbandsmaterial, Kanülen oder Bürobedarf wirkt sich immer auf die Kosten und damit auf das betriebswirtschaftliche Ergebnis einer Arztpraxis aus. Nicht jeder MFA ist beim Materialeinkauf bewusst, dass sie damit den Gewinn der Praxis entscheidend beeinflussen kann. Worauf es dabei ankommt, fasst PPA zusammen. |

Der Lagerbestand

Hauptziel der Lagerhaltung ist die Vermeidung von Engpässen und die Sicherstellung eines reibungslosen Praxisablaufs. Dem entgegen steht die Wirtschaftlichkeit, denn eine umfangreichen Lagerung ist kostenintensiv. Somit ergeben sich je nach Lagersituation Vor- und Nachteile, die abgewogen werden müssen.

Vorteile umfangreicher Lagerhaltung

Nachteile umfangreicher Lagerhaltung

Eine umfangreiche Lagerhaltung ermöglicht es, größere Mengen an Praxisbedarf vorzuhalten und Lieferengpässe zu vermeiden.

Sie erlaubt die Bestellung größerer Mengen und die Erzielung entsprechender Mengenrabatte.

Durch das Bestellen größerer Vorräte wird weniger Zeitaufwand nötig und zusätzlich anfallende Versand- und Verpackungskosten werden eingespart.

Eine umfangreiche Lagerhaltung bedeutet eine höhere Kapitalbindung. Das heißt, dass dieses Geld für andere Anschaffungen (Praxisausstattung, Geldanlagen, Praxispersonal) nicht zur Verfügung steht.

Bei einem großen Lagerbestand ergeben sich höhere Lagerkosten, zum Beispiel durch

- Materialschwund infolge von unauffindbaren oder abgelaufenen bzw. verdorbenen Materialien

- höhere Energiekosten

- höhere und Wartungs- und Reinigungskosten.

Um also die gewünschten Einspareffekte zu erreichen, muss früh genug und vor allem richtig kalkuliert werden. Zunächst einmal gilt es, den durchschnittlichen Lagerbestand richtig zu kalkulieren. Nur so können zu hohe Lagerkosten und unnötige Einkäufe vermieden werden. Dabei gibt es drei mögliche Rechenformeln, abhängig davon, welchen Zeitraum man erfassen möchte.

Durchschnittlicher Lagerbestand

pro Quartal

Jahresanfangsbestand + 4 Quartalsbestände

Durchschnittlicher Lagerbestand

pro Monat

Jahresanfangsbestand + 12 Monatsbestände

Durchschnittlicher Lagerbestand

pro Jahr

Jahresanfangsbestand + Jahresendbestand

Beispielrechnung für den durchschnittlichen Lagebestand pro Quartal
Gesucht wird der durchschnittliche Bestand an Holzspateln in einer Allgemeinarztpraxis. Diese verzeichnet in ihrem Lager folgende Quartalsbestände: Jahresanfangsbestand: 244 Stück Ende des I. Quartals: 123 Stück Ende des II. Quartals: 201 Stück Ende des III. Quartals: 175 Stück Ende des IV. Quartals: 99 Stück
Durchschnittlicher Lagerbestand pro Quartal	=	244+123+201+175+99	=	168,4
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Für diese Praxis ergibt sich ein durchschnittlicher Lagerbestand von 168 Stück (abgerundet) Holzspateln pro Quartal. Mithilfe dieses Werts können nun die im Quartal benötigten Mengen vorausschauend bestellt werden.

Der optimale Bestellzeitpunkt

Außer dem durchschnittlichen Bedarf an Praxismaterial, ist für eine effiziente Lagerhaltung der optimale Bestellzeitpunkt von besonderer Bedeutung. Dieser wird beeinflusst durch drei Lagerbestandsgrößen.

Der Mindestbestand

Der Mindestbestand ist der sogenannte Sicherheitsbestand, der immer vorhanden sein muss (veraltet: „Eiserne Reserve“). Auf diese Reserve darf nur im Notfall zugegriffen werden. Der Mindestbestand deckt in erster Linie eventuelle Lieferengpässe bzw. Lieferverspätungen des Lieferanten ab.

Der Meldebestand

Der Meldebestand ist die Bestandsgröße, bei welcher nachbestellt werden muss. Dadurch wird sichergestellt, dass nicht auf den Mindestbestand zurückgegriffen wird.

Formel zur Berechnung des Meldebestands

Meldebestand = (Tagesverbrauch x Lieferzeit in Tagen) + Mindestbestand

Der Höchstbestand

Dieser gibt an, welche Mengen an Artikel höchstens eingelagert werden sollten, um eine hohe Kapitalbildung und zu hohe Lagerkosten zu vermeiden.

Beispielrechnung für den Meldebestand
In der Beispielpraxis soll der Meldebestand an Holzspateln ermittelt werden.
Verbrauch pro Tag:	2 Holzspatel
Lieferzeit des jeweiligen Lieferanten:	3 Tage
Meldebestand:	= (2 x 3) + 6 = 12
Der Meldebestand entspricht also 12 Holzspateln. Das heißt: Die zuständige MFA hat zum Zeitpunkt, an dem diese Menge erreicht ist, die Materialen nachzubestellen, um Engpässe zu vermeiden.

Angebote einholen und vergleichen

Um beim Materialeinkauf die gewünschten Einspareffekte zu erzielen, sollten Sie im Vorfeld Angebote einholen und diese miteinander vergleichen. Erstellen Sie dabei eine Anfrage, ähnlich der folgenden Formulierung.

Musterformulierung / Angebotsanfrage

„Sehr geehrte Frau Mustermann,

für unsere Praxis benötigen wir 672 Holzspatel. Bitte erstellen Sie uns ein entsprechendes Angebot mit folgenden Angaben:

Welche Preisvorstellungen, zu welchen Konditionen könnten Sie uns anbieten?

Wie lange würde die Lieferzeit betragen?

Welche entsprechenden Rabatte bzw. Skonti können Sie uns einräumen?“

Vielen Dank im Voraus.

Mit freundlichen Grüßen

(...)

Um die Angebote zu vergleichen und den richtigen „Bezugspreis“ (also den Preis, der letztlich für die Praxis entscheidend ist) zu ermitteln, gibt es geeignete Übersichtstabellen (siehe weiterführenden Hinweis).

Gesetzlich vorgeschrieben: Wareneingangskontrolle

Nachdem nun die bestellte Ware an die Praxis geliefert wurde, muss diese unverzüglich auf Beschaffenheit, Qualität und Menge überprüft werden. Wenn Mängel bestehen, sind diese nach § 377 Handelsgesetzbuch (HGB) dem Lieferanten unverzüglich mitzuteilen. Anderenfalls gilt die Ware als genehmigt.

PRAXISHINWEIS | Um fehlerhafte oder beschädigte Ware nicht behalten zu müssen, leiten Sie Ihr Team an, jede Lieferung noch am selben Tag vollständig zu kontrollieren! Gibt es Beanstandungen, können diese ohne Probleme gegen eine Gutschrift oder entsprechenden Ersatz beim Lieferanten reklamiert werden.

Weiterführender Hinweis