· Fachbeitrag · Verantwortungsbereiche
Beauftragte in der Arztpraxis
von Maria Petersen, Medienbüro Medizin (MbMed), Hamburg
| Die Aufgaben und Praxisabläufe für die MFA werden zunehmend komplexer. Das liegt zum einen an der Einführung eines verpflichtenden Qualitätsmanagements. Andererseits werden Arztpraxen immer größer, da sich Ärzte häufiger zusammenschließen. Um den geforderten Qualitätsstandard zu sichern, ist es heute unerlässlich, Verantwortungsbereiche und Kompetenzen aufzuteilen. In diesem ersten Teil der zweiteiligen Serie werden die Verantwortungsbereiche der QM-, Hygiene- und Datenschutzbeauftragten vorgestellt. Teil zwei gibt in Ausgabe 7/2012 einen Überblick über die Arbeitsschutz-, Medikamenten-, Geräte- und Laserschutzbeauftragten. |
Immer komplexer werdende Abläufe in Arztpraxen
Immer mehr Ärzte schließen sich zu Gemeinschaftspraxen oder zu Praxisgemeinschaften zusammen. Damit steigt der Organisations- und Koordinationsbedarf: Alle Arbeitsbereiche und Praxisabläufe sollen reibungslos funktionieren, die Patienten gut versorgt werden. Dabei ist wichtig, dass die Qualitätsanforderungen in verschiedenen Bereichen wie Hygiene, Mitarbeiter-, Daten- und Geräteschutz eingehalten werden. Auch eine Reihe gesetzlicher Anforderungen und Bestimmungen müssen die Mitarbeiter umsetzen. Nach den QM-Richtlinien werden daher heute wesentliche Verantwortungs-, Zuständigkeits- und Funktionsbereiche an entsprechend fachlich geschulte interne oder externe Personen abgegeben.
Am Anfang steht der Strukturplan
Zunächst gilt es, die wesentlichen Leistungs- und Aufgabenbereiche der Praxis zu definieren und in einem Strukturplan festzuhalten. Dies macht der Praxisinhaber. Im nächsten Schritt regelt er die personellen Zuständigkeiten. Viele Verantwortungsgebiete können Praxisinhaber an die Mitarbeiterinnen ihrer Praxen weitergeben, wenn diese durch eine fachliche Schulung entsprechend qualifiziert sind. Falls kein Mitarbeiter der Praxis die nötige Qualifikation erfüllt, können Praxisinhaber externe Beauftragte bestellen, die die rechtlichen Vorgaben umsetzen. Gängige Verantwortungsbereiche sind unter anderem: Qualitätsmanagement (QM), Hygiene, Datenschutz, Arbeitsschutz sowie die Bereiche Geräte und Medikamente. Innerhalb des QM werden Verantwortungsbereiche schriftlich festgehalten und finden sich in den jeweiligen Stellenbeschreibung, im Organigramm sowie im Arbeitsvertrag wieder.
BEACHTEN SIE | Verantwortung an Beauftragte zu übergeben, ist nicht nur sinnvoll, sondern für bestimmte Arbeitsbereiche sogar Pflicht. Dies gilt beispielsweise für die Strahlen- und die Laserschutzbeauftragte. |
Das nötige Grundwissen brauchen alle MFA
Auch wenn eine Person die Beauftragte ist, müssen alle die jeweiligen Vorschriften kennen, die die eigenen Arbeitsbereiche betreffen. So ist in der Praxis beispielsweise zwar nur die Brandschutzbeauftragte verantwortlich dafür, dass Wartungstermine des Feuerlöschers eingehalten werden, jedoch müssen alle Mitarbeiter über Maßnahmen im Notfall informiert sein und die Feuerlöscher bedienen können. Beauftragte verfügen im Gegensatz zu den anderen Mitarbeitern über mehr Hintergrund- und Spezialwissen, das sie sich zum Beispiel in Fortbildungen erworben haben. Sie kennen wichtige Verordnungen und gesetzliche Bestimmungen und sorgen dafür, dass diese in die Praxis umgesetzt werden. Sie sorgen auch dafür, dass alle Mitarbeiter die Vorschriften einhalten. Außerdem sind sie Mittler zwischen Praxisinhaber und dem Team. Die Beauftragten müssen sich regelmäßig weiterbilden, um ihr Wissen auf dem aktuellen Stand zu halten.
Qualitätsmanagementbeauftragte
In jeder Praxis ist eine Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) notwendig. Die QMB ist umfassend im Qualitätsmanagement geschult und sorgt dafür, dass die von der QM-Norm dargelegten Forderungen eingeführt, umgesetzt, eingehalten und weitergeführt werden. Sie erstellt und führt nach entsprechenden Arbeitsvorlagen ein QM-Handbuch, das an die Praxis angepasst ist. Die QMB sorgt dafür, dass die jeweiligen Listen und Arbeitsblätter kontinuierlich aktualisiert und erweitert werden und überprüft die grundsätzlichen Arbeitsabläufe in der Praxis. Falls erforderlich, leitet sie in Absprache mit dem Praxisinhaber Verbesserungen ein. Die QMB organisiert Team-Meetings und interne Fortbildungen und führt in diesem Zusammenhang auch Meeting-Protokolle, Unterschriften-Listen und Maßnahmenpläne. In einigen Fällen übernimmt sie die Meeting-Moderation. Nicht zuletzt überwacht die QMB wesentliche Termine und Deadlines, die mit dem QM-Management zu tun haben: Beispielsweise führt sie den jährlichen Schulungsplan und weiß, wann Mitarbeiter fortgebildet werden müssen.
QM ist Teamwork. Da die QMB über den nötigen Überblick verfügt, delegiert sie entsprechende QM-Aufgaben an ihre Kolleginnen. Dafür ist sie ihrer Funktion nach den Teamkolleginnen gegenüber weisungsbefugt. Außerdem fördert die QMB das Qualitätsbewusstsein der Teamkollegen, schult und unterweist die Mitarbeiter in Belangen des QM-Systems. In jeder Hinsicht untersteht die QMB dem Praxisinhaber und arbeitet in enger Ab- und Rücksprache mit ihm zusammen.
Daten sicher verwalten - Beauftragte für Datenschutz
Für den Datenschutz in der Arzt-Praxis besteht besonderes Anforderungsprofil, da mit sensiblen und hoch vertraulichen Daten und Informationen gearbeitet wird. Die Bestimmungen sind komplex und betreffen viele Bereiche: Empfang, Wartezimmer, Behandlungsraum, EDV und Praxisverwaltung. Datenschutz betrifft die Datenübermittlung, Aufbewahrungsfristen, Datenspeicherung und -löschung. Einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu benennen, ist für die Praxis nicht nur sinnvoll, sondern in Betrieben ab zehn Personen sogar Pflicht. In vielen Fällen übernehmen MFA diese Funktion. Sie werden hierfür entsprechend fachlich geschult und müssen an einer entsprechenden Fortbildung teilnehmen.
Alle notwendigen Richtlinien, Regeln und Gesetze im Zusammenhang mit dem Datenschutz sollen den Beauftragten bekannt sein. Datenschutzbeauftragte sind in der Praxis dafür zuständig, dass die wesentlichen Bestimmungen im QM-Handbuch schriftlich niedergelegt sind und ebenfalls an den Praxisalltag angepasst sind, beispielsweise in Form von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Das umfasst alle praxisspezifischen Arbeitsabläufe und Prozesse, in denen personenbezogene Daten aufgenommen und verarbeitet werden. Die Datenschutzbeauftragten sorgen dafür, dass die Datenschutzgesetze und Schweigepflichtvorschriften im Praxisalltag umgesetzt werden. Sie kontrollieren beispielsweise im EDV-Bereich den Passwort- und Virenschutz und die Datensicherung, überprüfen ob räumliche Mängel vorliegen wie beispielsweise hellhörige Behandlungszimmer. Bei Fehlern und Schwachstellen erstatten die Beauftragten den Praxisinhabern Bericht und erarbeiten in Absprache mit diesen Lösungen und Maßnahmenpläne. Des Weiteren übernehmen sie Mitarbeitereinweisungen und -schulungen.
Hygienebeauftragte
Hygienische Maßnahmen dienen sowohl dem Schutz der Patienten als auch der Mitarbeiter. Ziel des Hygienemanagements ist, Infektionsrisiken so gering wie möglich zu halten. Dies erfordert Qualitätsstandards, die durch eine Reihe von gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften gesichert werden sollen. Die Aufgabe der Hygienebeauftragten ist es, darauf zu achten, dass alle Hygienebestimmungen im Praxisalltag umgesetzt werden. Dafür gibt es in jeder Praxis einen Hygieneplan, der an die jeweiligen Gegebenheiten der Praxis angepasst ist und für alle Team-Mitarbeiter verbindlich ist. Er beinhaltet sowohl Arbeits- als auch Verfahrensanweisungen.
In sogenannten Hygienevisiten kontrolliert und überwacht die Hygienebeauftragte mit Hilfe von Checklisten die Einhaltung von Hygienestandards. Bei auffälligen Mängeln setzt die Beauftragte den Praxisinhaber darüber in Kenntnis und leitet in Absprache entsprechende Korrekturmaßnahmen ein. Zu ihrem Aufgabenbereich gehört es auch, ein Gefahrenstoffverzeichnis zu führen sowie regelmäßig Mitarbeiter zu schulen und die Auszubildenden im Gebiet der Hygiene anzuleiten. Zusätzlich kann die Mitarbeiterimpfung in diesen Bereich fallen. Die Hygienebeauftragte führt dann das Impfregister der Mitarbeiter und das Infektionsbuch gemäß Infektionsschutzgesetz. Nicht zuletzt weiß sie über die Regeln zur Schutz- und Dienstbekleidung Bescheid, verfügt über die notwendigen Kenntnisse der Problemstoffentsorgung und den Umgang mit Laborproben. Im Sinne des Qualitätsmanagements schreibt die Beauftragte jährlich einen Hygienebericht.
Vertreter benennen
Damit die Arbeitsabläufe in der Praxis auch im Krankheits- und Urlaubsfall reibungslos funktionieren, wird für jeden Bereich eine qualifizierte Vertreterin ernannt. Sie springt ein, wenn die erste Zuständige abwesend ist. Im Krankheitsfall der Medikamentenbeauftragten gewährleistet beispielsweise das Vertretersystem, dass eine Kollegin Arzneien bestellt und die Lagerungstemperatur kontrolliert.
