· Fachbeitrag · Steuern
So gestalten Sie Feiern und Ausflüge mit der Praxis steuer- und sozialabgabenfrei
| Zur Förderung des Praxisklimas, zum besseren Kennenlernen sowie als Dank für gute Arbeit sind Sommerfeste, Betriebsausflüge und Weihnachtsfeiern auch für viele Arztpraxen feste Programmpunkte im Jahr. Auch Fiskus und Sozialversicherung zeigen sich unter bestimmten Voraussetzungen großzügig und belassen derartige Zuwendungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Dieser Beitrag zeigt auf, wie Sie die Veranstaltung abgabenfrei gestalten und welche Fallstricke hierbei drohen. |
Steuerliche Regeln für Praxisveranstaltungen
Bei Betriebsveranstaltungen stellt sich stets die Frage, ob die Ausgaben beim mitfeiernden Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei sind oder ob steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vorliegt. Lohnsteuerprüfer des Finanzamts oder Sozialversicherungsprüfer werfen stets einen strengen Blick auf Betriebsausflüge, Jubiläums- und Weihnachtsfeiern. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat im Jahr 2005 in drei Urteilen wegweisende Spielregeln hierzu aufgestellt (Urteile vom 16.11.2005, Az: VI R 118/01,VI R 157/98, IV R 68/00). Wer sich daran hält, kann seine Mitarbeiter steuer- und abgabenfrei bewirten.
Zwei Veranstaltungen mit jeweils 110 Euro pro Mitarbeiter erlaubt
Das Finanzamt erlaubt höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr, bei denen die Kosten je tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer jeweils nicht mehr als 110 Euro betragen dürfen. Der Höchstbetrag von 110 Euro versteht sich einschließlich Umsatzsteuer, das heißt er beträgt netto 92,44 Euro! Hierbei handelt es sich um eine sogenannte Freigrenze. Werden die 110 Euro brutto nur um einen Cent überschritten, stellen die Ausgaben vom ersten Cent an - also nicht nur vom übersteigenden Betrag an - steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Zudem handelt es sich bei der 110-Euro-Grenze um eine durchschnittliche Obergrenze für alle Mitarbeiter. Wie viel jeder Einzelne tatsächlich isst oder trinkt, spielt bei der Ermittlung der Kosten je beteiligtem Mitarbeiter keine Rolle.
BEACHTEN SIE | Derzeit sind mehrere Verfahren beim BFH anhängig, in denen die Freigrenze als zwischenzeitlich unangemessen niedrig angesehen wird (Az: VI R 7/11 und IV R 79/10) |
Sind Angehörige mit von der Partie, wird genauso gerechnet. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Kosten des Ehegatten oder des Partners dem Arbeitnehmer zuzurechnen sind. Werden also fünf Mitarbeiter mit ihren Partnern eingeladen und die Kosten dafür belaufen sich auf 1.000 Euro, hat jeder Arbeitnehmer unterm Strich Ausgaben von 200 Euro verursacht. Die Betriebsveranstaltung ist für die Arbeitnehmer somit nicht mehr steuerfrei.
PRAXISHINWEIS | Um zu vermeiden, dass bei offensichtlicher Überschreitung der 110-Euro-Grenze bei der Betriebsfeier Lohnsteuern und Sozialabgaben anfallen, kann der Arzt mit seinen Arbeitnehmern vereinbaren, dass dieser alle Kosten über 110 Euro aus der Praxiskasse bezahlt. Eine solche im Voraus (!) getroffene Vereinbarung lohnt sich stets dann, wenn die 110 Euro nur knapp überschritten werden. |
In der Regel können Sie als Arbeitgeber für die Prüfung der steuerfreien Höchstgrenze bei der einzelnen Feier nach folgendem Berechnungsschema vorgehen:
- Erster Schritt: Addition der Aufwendungen für:
- 1. Speisen und Getränke;
- 2. Fahrtkosten, zum Beispiel mit dem Bus oder der Bahn bzw. für eine Erlebnisfahrt, gegebenfalls auch Übernachtungskosten;
- 3. Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen (nur, wenn die Theater- oder Sportveranstaltung Bestandteil eines Gesamtprogramms ist; ansonsten handelt es sich um ein Geschenk, siehe hierzu folgende Nr. 4);
- 4. Geschenke im Wert bis 40 Euro (Üblich ist auch die nachträgliche Überreichung der Geschenke an Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber eine deswegen gewährte Barzuwendung. Geschenke über 40 Euro sind stets steuer- und abgabenpflichtig.);
- 5. Aufwendungen für den äußeren Rahmen, zum Beispiel Saalmiete, Musik, Kegelbahn.
- Zweiter Schritt: Divison der Summe dieser Aufwendungen durch die Anzahl der Teilnehmer.
PRAXISHINWEIS | Sind die Kosten durch Musik, Saalmiete, Essen etc. bereits knapp an der 110-Euro-Grenze, sollten Geschenke nicht zur Betriebsfeier, sondern lieber vorher oder später verteilt werden. |
Zeitnahe Dokumentation der Kosten
Sie sollten alle angefallenen Kosten sowie die Teilnehmerzahl in einer Liste zeitnah dokumentieren, denn im Nachhinein lässt sich das Unterschreiten von 110 Euro möglicherweise nur noch schwer beweisen und eine Veranstaltung kann dann unverhofft teurer werden als ursprünglich geplant.
Was gilt bei nur einer oder drei Veranstaltungen?
Das Finanzamt akzeptiert zwar zwei steuer- und abgabenfreie Betriebsveranstaltungen. Wer jedoch nur einmal im Jahr mit seinen Mitarbeitern feiert, darf deswegen nicht 220 Euro pro Arbeitnehmer steuerfrei belassen. Die Freigrenze von 110 Euro gilt stets pro Betriebsveranstaltung. Wenn Sie sich an die 110- Euro-Grenze halten, darf der Ausflug allerdings auch über zwei Tage gehen.
Findet eine dritte Veranstaltung statt, gilt dies als „unüblich“ und eine der drei Veranstaltungen für den Arbeitnehmer ist stets steuerpflichtig. Der Arzt kann sich jedoch aussuchen, für welche der Veranstaltungen er die Steuerfreiheit wählt.
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Ein Arzt veranstaltet einen Betriebsausflug (Wert 80 Euro je Arbeitnehmer) und eine kleine Jubiläumsfeier mit Konzertbesuch (Wert 40 Euro je Arbeitnehmer). Zunächst wählt er die Steuer- und Abgabenfreiheit für diese beiden ersten Veranstaltungen. Im Dezember, in dem noch eine Weihnachtsfeier (Wert 90 Euro je Arbeitnehmer) stattfindet, entscheidet sich der Arzt dann dafür, den Betriebsausflug und die Weihnachtsfeier steuer- und abgabenfrei zu belassen. Als steuerpflichtiger Arbeitslohn wird dann nur die Jubiläumsfeier mit Konzertbesuch behandelt. |
Lohnsteuerliche Folgen bei Überschreiten der 110-Euro-Grenze
Übersteigen die Kosten für eine Betriebsveranstaltung je Arbeitnehmer die Grenze von 110 Euro, kann der Chef die Kosten dafür dennoch weiterhin in voller Höhe als gewinnmindernde Praxisausgabe verbuchen. Lohnsteuerlich besteht ein Wahlrecht:
- Entweder erfasst der Arbeitgeber die Kosten der Betriebsveranstaltung als Arbeitslohn und berechnet die Lohnsteuer individuell in der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers. In diesem Fall werden auch Sozialabgaben fällig. Diese Variante ist nicht empfehlenswert.
- Oder die Zuwendungen anlässlich der Veranstaltung werden nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) mit 25 Prozent pauschal besteuert. Bei dieser Variante fallen keine Sozialabgaben an.
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Ein Arzt lädt seine Mitarbeiter im Juni 2012 zu einem zweitägigen Ausflug nach München ein. Die Aufwendungen für die fünf Teilnehmer belaufen sich für Fahrt, Verpflegung, Unterbringung und die verschiedenen Veranstaltungsbesuche auf insgesamt 750 Euro. Die Höhe der Zuwendungen, die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen, beträgt 150 Euro. Die Betriebsveranstaltung ist damit insgesamt lohnsteuerpflichtig. Der Arzt kann die Lohnsteuerpauschalierung wählen und die Steuer mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent übernehmen. Ein Antrag beim Finanzamt ist hierfür nicht erforderlich. Im Rahmen der Lohnsteueranmeldung für den Monat Juni hat er als Arbeitgeber insoweit folgende pauschale Steuerabzugsbeträge dem Finanzamt anzumelden und abzuführen:
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Insgesamt fallen somit Pauschalsteuern in Höhe von 214,69 Euro - das heißt 42,93 Euro je Teilnehmer an. Bei einem unterstellten Bruttolohn von 1.500 Euro pro Monat würden hingegen bei der individuellen Lohnversteuerung rund 100 Euro an Steuern und Abgaben entstehen, wovon der Arzt als Arbeitgeber dann rund 30 Euro zu zahlen hätte. Dies unterstreicht, dass die Lohnsteuerpauschalierung oftmals günstiger ist.
Daran sollten Sie sonst noch denken
Damit die Abgabenfreiheit nicht in Gefahr gerät, sollten Sie folgende Punkte ebenfalls beachten:
Gleiches Recht für alle - auch aus steuerlichen Gründen!
Dass man keine einzelnen Mitarbeiter von Praxisveranstaltungen ausschließt, sollte selbstverständlich sein. Außerdem gehen dann die Steuervorteile verloren. Laden Sie also immer die gesamte Belegschaft ein. Ein Ausflug nur für die besten Mitarbeiter als Dank für hervorragende Leistung führt stets zur Steuer- und Abgabenpflicht, da es sich um einen geldwerten Vorteil handelt.
Ebenso wenig dürfen Sie eine bestimmte Gruppe des Teilnehmerkreises - zum Beispiel angestellte Ärzte - besonders bevorzugen. Spendieren Sie also allen das gleiche Essen und machen Sie auch bei besonders guten/wichtigen Mitarbeitern keine Ausnahme.
Im Übrigen gibt es auch Mitarbeiter, die keine Lust auf Betriebsausflüge haben. Sie müssen diese natürlich nicht zur Teilnahme anhalten, um die Steuerfreiheit nicht zu gefährden. Es reicht aus, dass allen Mitarbeitern die Veranstaltung offen steht.
Versicherungsschutz für alle Teilnehmer prüfen
Da es sich um eine Dienstveranstaltung handelt, gilt der gleiche Unfallversicherungsschutz wie an einem „normalen“ Arbeitstag. Unfälle auf der Fahrt sowie während der Veranstaltung werden von der zuständigen Berufsgenossenschaft gedeckt. Ausgeschlossen vom betrieblichen Schutz sind aber ehemalige oder freiberufliche Mitarbeiter wie zum Beispiel auf Honorarbasis tätige Abrechnungskräfte. Lesen Sie zum Thema Unfallversicherung auch die Ausgaben 6/2008 und 1/2010.
