26.11.2012 · Fachbeitrag · Sprechstundenorganisation

Die funktionierende Terminpraxis:Ziele setzen im Team

von Dr. Dr. med. Peter Schlüter, Reilingen, www.vital-arzt-praxis.de

| Für ein solides Zeitmanagement in der funktionierenden Terminpraxis ist eine strategische Zielsetzung unerlässlich. Dabei ist es durchaus sinnvoll, das gesamte Team in den Prozess der Zielfindung einzubeziehen. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die gesetzen Ziele für sinnvoll erachten und im Praxisalltag umsetzen. |

Terminpraxis - was wollen wir erreichen?

Zeitplanung heißt Ziele setzen. Dabei sind Ziele als Zukunftsvorstellungen und somit Ausdruck persönlicher Bedürfnisse und wirtschaftlicher Interessen zu verstehen. Da diese innerhalb eines Teams stark voneinander abweichen können, erfüllt die gemeinsame Zielfindung eine wichtige Funktion: Sie bündelt und konkretisiert die bisherigen Überlegungen aller Mitarbeiter zu bestehenden Problemen und trägt zu einer Konsensbildung bei. In einem ersten Schritt sollte daher ermittelt werden, welche Ziele Ihr Team überhaupt erreichen will. Hierzu füllen alle Teammitglieder zunächst einen Arbeitsbogen aus.

Zielfindung: Fragen, die jeder für sich vorab beantworten muss

Was wollen wir mit der Terminpraxis erreichen?

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Wo liegen die Vorteile der Terminpraxis (für uns und für den Kunden)?

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Wie genau soll unser Terminplan aussehen?

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Welche Möglichkeiten der Veränderung bestehen?

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Welche Öffnungszeiten / Sprechstundenzeiten bieten wir an?

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Welche „Stoßzeiten“ sind bekannt oder könnten vermieden werden?

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PRAXISHINWEIS | Unter dem Leitsatz „Ziele dürfen ehrgeizig sein, müssen jedoch realistisch bleiben“ sollte jeder Mitarbeiter seine Zielvorschläge so konkret wie möglich formulieren. n„Wir sollten eine Terminpraxis haben“ oder „Wir möchten in Zukunft pünktlich die Sprechstunde beenden“ geben nur eine Richtung vor, sind aber für eine spätere Validierung nicht brauchbar. Die folgenden Zielvorschläge sind hingegen geeignet, da sie einen konkreten Zeitpunkt benennen, an dem ein messbarer Fortschritt erwartet wird:

„Wir erarbeiten ab morgen die Grundlagen für unsere Erhebungsstatistiken und stellen diese in einer Woche fertig.“

„Wir beginnen alle ab sofort pünktlich mit der Sprechstunde.“

„Am 1. Februar 2013 liegen unsere maximalen Wartezeiten bei 30 Minuten.“

Die Zielfindung muss für alle transparent bleiben

Die ausgefüllten Arbeitsbögen dienen als Grundlage für die spätere Zielformulierung. Deren Auswertung sollte die Praxisleitung gemeinsam mit einer Vertreterin des Teams - zum Beispiel der leitenden MFA oder der QM-Beauftragten - übernehmen. Dabei ist es notwendig und hilfreich, das Team regelmäßig auch über kleinste Zwischenergebnisse zu informieren und gemeinsam zu entscheiden, welche Ziele vorrangig bearbeitet werden sollen.

Auswertung: So bestimmen Sie die lohnendsten Ziele

1. Sammeln Sie alle Ziele mit Bezug auf Ihr Zeitmanagement (zum Beipiel: „Wir arbeiten nach festgelegten Kernsprechzeiten“; „Wir legen bis in vier Wochen gemeinsam den Zeitbedarf für alle unsere Tätigkeiten in der Praxis fest“; „Wir erstellen bis zum 1. Juli 2013 unsere Patienteninformation“).

2. Treffen Sie sich in den nächsten 10 Tagen regelmäßig, um diese Liste zu korrigieren, bis Sie sich über Ihre wichtigsten Ziele, die Sie wirklich erreichen wollen im Klaren sind.

3. Schreiben Sie auf, warum Sie diese Ziele erreichen wollen und worin Ihre Vorteile bestehen, wenn Sie diese Ziele erreicht haben werden.

4. Ordnen Sie die Ziele nach dem Grad der Schwierigkeit. Das heißt: Schreiben Sie an die erste Stelle das Ziel, von dem Sie meinen, dass es sich am leichtesten verwirklichen lässt und an die letzte Stelle das Ziel, von dem Sie glauben, dass es für Sie am schwierigsten sein wird, es zu verwirklichen.

5. Beschränken Sie sich auf die ersten zehn Ziele.

6. Erstellen Sie einen genauen Plan, wie Sie diese Ziele erreichen wollen.

7. Erstellen Sie eine Liste von Teilschritten oder Teilzielen, die auf dem Weg zu diesen Zielen durchlaufen werden müssen.

8. Erstellen Sie sich einen genauen Zeitplan, wann Sie die einzelnen Schritte beginnen wollen, bis wann die einzelnen Schritte erledigt sein werden und bis wann Sie Ihr großes Ziel erreicht haben wollen.