· Fachbeitrag · Sprechstundenorganisation
Die funktionierende Terminpraxis:Grundlagen und Planung
von Dr. Dr. med. Peter Schlüter, Reilingen, www.vital-arzt-praxis.de
| Für eine funktionierende Terminpraxis ist ein solides Zeitmanagement unerlässlich. Um ein solches Zeitmanagement in einer Praxis einzuführen, bedarf es einiger wichtiger Schritte und Voraussetzungen. Nutzen Sie die Grundlagen des Qualitätsmanagements und planen Sie Schritt für Schritt. Setzen Sie die Planungen um und beobachten Sie was geschieht. Dann nehmen Sie notwendige Erweiterungen und Korrekturen in Angriff. |
Zeitmanagement: Selbstverpflichtung zu mehr Disziplin
Haben Sie sich schon einmal gefragt, was Ihnen Zeit bedeutet und wie Sie mit Ihrer Zeit umgehen? Zeit ist unser wertvollstes Gut, wertvoller noch als Geld. Dennoch lassen wir sie an vielen Stellen des Tages einfach so zerrinnen, ohne uns darüber bewusst zu werden, dass diese Zeit unweigerlich verloren ist. Dabei haben wir alle nur begrenzt Zeit zur Verfügung. Es stellt sich also die Frage, ob und wie wir unsere Zeit sinnvoll nutzen.
In diesem Zusammenhang verwenden wir gerne den Begriff „Zeitmanagement“, um einen Vorgang zu beschreiben, den es eigentlich nicht gibt. Denn Zeit lässt sich nicht managen. Zeitmanagement setzt sich vielmehr aus Unternehmens-, Personal-, Kosten- und letztendlich Selbstmanagement zusammen. All dies zu vereinen, erfordert Disziplin. Disziplin bedeutet Verzicht auf ein gewisses Maß an Freiheit. Und gerade das ist es, was viele davor abschreckt, ein funktionierendes Zeitmanagement in der Praxis umzusetzen.
MERKE | Sie tragen selbst die Verantwortung dafür, ob Sie weiterhin wertvolle Zeit sinnlos verschwenden, während sich unerledigte Aufgaben anhäufen; ob Sie auf Freizeit, Wochenende und Urlaub zunehmend verzichten, nur um festzustellen, dass das Wesentliche wieder einmal nicht erledigt wurde. |
Wofür also lohnt es sich, eine funktionierende Terminpraxis einzuführen und auf ein gewisses Maß an Freiheit (vermeintlich) zu verzichten? Vor allem dafür, dass Sie über genügend Freizeit für Familie, Freunde und Hobbys, also einfach für all die positiven Aspekte des Lebens verfügen.
|
|
Das Konzept einer funktionierenden Terminsprechstunde
Worin liegt der Nutzen einer Terminplanung? Sie dient grundsätzlich zur Steuerung der Übereinstimmung von Angebot und Nachfrage. Damit sind im Rahmen der Arztpraxis die Patientenströme gemeint. Wie oft haben Sie in Ihrer Praxis die Situation, dass sich lange Warteschlangen an der Anmeldung bilden oder das Wartezimmer voll ist und sich die Wartezeit mittlerweile an die Zwei-Stunden-Grenze herangeschoben hat? In diesen Fällen ist die „Nachfrage“ in Form der Zahl der Patienten zu groß oder die zu lösenden gesundheitlichen Probleme der Patienten (ihre Erkrankungen) sind zu komplex, um in der zur Verfügung stehenden Zeit gelöst zu werden. Gleichzeitig ist das „Angebot“ (Personal, Räumlichkeiten, Geräte, Zeit) zu klein.
Was ist die Folge dieser Situationen? Patienten werden ungeduldig, missmutig und beginnen sich zu beschweren. Das wiederum hat Auswirkungen auf die Stimmung des Praxisteams, denn dies bekommt den Unmut der Patienten als erstes und oft auch als einziges zu spüren. Das reduziert die Arbeitsfreude, die Konzentration und erhöht damit auch die Fehlerquote.
MERKE | Primär sollte also dafür gesorgt werden, dass ein „Ungleichgewicht“ von Angebot und Nachfrage weitestgehend vermieden wird. Dies lässt sich mit einer differenzierten Zeitplanung für den Praxisalltag, also mit einer funktionierenden Terminsprechstunde erreichen. |
Warum eigentlich „Funktionierende Terminsprechstunder“?
Die Frage, ob in Praxen eine Terminsprechstunde installiert ist und danach gearbeitet wird, beantworten Praxismitarbeiter oft leichtfertig mit „Ja“. Schaut man jedoch genauer hin, sind Wartezeiten von 45 bis 90 Minuten keine Seltenheit. Die Ursache hierfür: Die Terminpraxis funktioniert nicht.
Funktionierende Terminpraxis: Was wollen Sie erreichen?
Wenn Sie eine funktionierende Terminsprechstunde haben wollen, sollten Sie sich zuvor überlegen, wie und in welchem Umfang sich diese speziell in Ihrer Praxis umsetzen lässt und welche Möglichkeiten der Veränderung bestehen. Fragen Sie sich zudem, welche Vorteile Sie sich für Ihr Team und letztendlich auch Ihre Patienten erhoffen. Das kann ein stressfreieres Arbeiten, mehr Freizeit oder ein pünktlicher Feierabend sein. Es kann aber auch um eine zufriedene Klientel, weniger Beschwerden und dadurch bessere Teamarbeit gehen.
MERKE | Diese Fragen sollten Sie sich zuallererst gemeinsam in Ihrem Team beantworten. Denn erst mit einer klaren Definition, welcher Nutzen Ihnen eine funktionierende Terminpraxis bringen soll - und das für alle Beteiligten - haben Sie die Grundlage für eine zielführende Umsetzung geschaffen. |
Lesen Sie in der nächsten Ausgabe von PPA, wie Sie als Team zu sinnvollen Zielen finden und diese gemeinsam umsetzen können.
