· Fachbeitrag · Sprechstundenorganisation
Die funktionierende Terminpraxis:In der Teambesprechung die Weichen stellen
von Dr. Dr. med. Peter Schlüter, Reilingen, www.vital-arzt-praxis.de
| Strukturiert durchgeführte Teambesprechungen sind grundsätzliche Voraussetzungen für eine funktionierende Teamarbeit. Hier werden Probleme, Schwierigkeiten, aber auch Verbesserungen und weitere Schritte zur Umsetzung gemeinsamer Ziele angesprochen und diskutiert. Im Zusammenhang mit der Einführung einer funktionierenden Terminpraxis dienen die Teambesprechungen der abschließenden Festlegung der gemeinsamen Ziele, wie auch der durchzuführenden Aktionen. |
Teambesprechungen sollten hohen Stellenwert genießen
Gut strukturierte Teambesprechungen sind typische Zeichen für Spitzenteams, die sich der Realisierung gemeinsamer Praxisziele jederzeit verpflichtet fühlen. Voraussetzung hierfür ist die Identifikation mit dem „Unternehmen Arztpraxis“ und seinen Absichten. Qualitativ hervorragende Ergebnisse können nur dann erreicht werden, wenn mit Hilfe des Praxisteams ein individuelles Praxisprofil geschaffen werden kann und eine qualifizierte Mitarbeiterführung dieses ermöglicht. Eines der wirksamsten Motivationsinstrumente ist die umfassende Information der Praxismitarbeiterinnen. Wesentlich ist daher eine regelmäßige interne Kommunikation unter Einbindung des gesamten Praxisteams. In diesem Zusammenhang sollte unterschieden werden zwischen:
- täglichen kurzen Briefings vor Beginn der Sprechstunde, welche die Forderung nach weitergehender Information der Praxismitarbeiter unterstützen,
- und der regelmäßig stattfindenden Teambesprechung.
Ganz besonders wichtig ist die effektive Vorbereitung der Teambesprechungen. Nehmen Sie sich hierzu die folgenden Eckpunkte zu Herzen.
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Regelmäßig | 14-tägig oder monatlich |
Zeitpunkt | Störungsfreie Besprechung (nicht während des laufenden Praxisbetriebs) |
Zeitbegrenzung | Festlegung auf < 1 Stunde; die Besprechungsleitung ist verantwortlich für konsequente Einhaltung des Zeitplans |
Verhaltensregeln | Vor jeder Teamkonferenz Bekanntgabe der „Spielregeln“ |
Tagungsort | Personalraum, Warte- oder Arztzimmer |
Hilfsmittel | Flip-Chart, Filzstifte, Protokollheft etc. |
Themenbegrenzung | Abstimmung über die Themen vorab; pro Sitzung höchstens zwei bis drei Tagesordnungspunkte |
Protokollführung | Wechselnd im Team; Beschlüsse werden im Protokoll festgehalten; sind für alle einsehbar und bindend! |
Die Arbeit endet nicht mit der Teambesprechung
Die folgenden Maßnahmen sollten begleitend zur Teambesprechung durchgeführt werden, um vorab Probleme zu bestimmen und beschlossene Maßnahmen für eine zielführende Umsetzung aufzubereiten.
Fragen und Probleme mit Vorschlagslisten sammeln
Ein zentrales Hilfsmittel ist die Vorschlagsliste. Zu einem bestimmten Thema - für uns „Die funktionierende Terminpraxis“ - werden von jedem Teammitglied bis zu zehn Vorschläge für aufzugreifende Probleme schriftlich formuliert. Diese Vorschläge werden gesammelt und in der nächsten Teambesprechung sondiert und diskutiert. Dafür gelten ein paar wichtige Grundsätze: Es gibt grundsätzlich keine „blöden“ oder gänzlich abwegigen Vorschläge. Oft verstecken sich hinter fast unmöglichen Gedanken optimale Lösungen. Alle Vorschläge werden daher gleichermaßen ernsthaft diskutiert.
Durch Aktionslisten die Problemlösung vorantreiben
Die zuvor gesammelten Vorschläge werden mittels Aktionslisten von den Teammitgliedern in der Zeit bis zur nächsten Teambesprechung ausgearbeitet. Jede Aktionsliste sollte dabei konkrete Aufgabenstellung enthalten - zum Thema „Die funktionierende Terminpraxis“ könnten diese wie folgt lauten:
- Wie können wir unsere Sprechzeiten kundenorientiert anbieten?
- Welche Statistiken helfen uns bei der Planung unserer Terminpraxis weiter?
- Wie groß ist der Zeitbedarf unserer verschiedenen Leistungen? (EKG, Sonographie, Blutentnahme, OP-Gespräch, Patientenberatung etc.)
- Macht die Einführung einer Telefonsprechstunde für unsere Praxis Sinn?
- Wie viele Arzt-Patienten-Kontakte haben wir pro Tag und Woche, mit denen wir keine Umsätze machen?
- Was können wir unternehmen, um diese Termine zu reduzieren?
Beschlossene Maßnahmen in einen Aktionsplan übernehmen
Gewöhnen Sie sich an, mit einem Aktions- oder Maßnahmenplan zu arbeiten. Das ist wichtig für die spätere Auswertung. Legen Sie dazu den Aktionsplan als Tabelle mit den folgenden Spalten an:
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1. Die Aufgabe (Was ist zu tun?) | 2. Der Zeitraum für die Aufgabe (Wann soll das Ziel erreicht werden?) | 3. Die Verantwortlichkeiten (Wer hat es zu tun?) | 4. Die Priorität (Prio 1 = sofort; Prio 2 = in zwei Wochen; Prio 3 = in diesem Monat) | 5. Das anvisierte Enddatum (Wann haben wir das Ergebnis?) | |
1. | Telefonsprechstunde einrichten | in zwei bis drei Wochen | Fr. Müller | Prio 2 | 1. Februar |
2. | ... | ... | ... | ... | ... |
... | ... | ... | ... | ... | ... |
Lesen Sie in der nächsten Ausgabe von PPA, warum auf dem Weg zur erfolgreichen Terminpraxis eine ehrliche Analyse der „Ist-Situation“ unerlässlich ist.
