24.08.2015 · Fachbeitrag · Prozessoptimierung

Checklisten entlasten den Kopf

von Rolf Leicher, Kommunikationstraining, Heidelberg

| Für die Qualitätssicherung in der Arztpraxis sind Checklisten heute unerlässlich. Sie erleichtern vor allem immer wiederkehrende Arbeitsabläufe in der Praxis (zum Beispiel die Bestellung von Praxismaterial) und sorgen dafür, dass kein Handgriff vergessen wird. Manche dieser Dokumente werden auch als Anforderungsprofil für Stellenausschreibungen genutzt. Welche Vorteile Checklisten noch haben und wie Sie sie für jeden Arbeitsablauf selbst anfertigen können, zeigt der folgende Beitrag. |

Vorteile von Checklisten

Kritiker haben oft zu wenig Erfahrung mit Checklisten oder wenden sie falsch an. Richtig eingesetzt, haben die Listen folgende Vorteile:

Checklisten...

…beschleunigen die Arbeitsabläufe: Routinevorgänge müssen nicht immer wieder neu durchdacht werden, der Kontrollaufwand wird reduziert.

... bieten ein Maximum an Sicherheit: Es wird nichts vergessen.

…vereinfachen die Informationsweitergabe: Sie können Tätigkeiten leichter delegieren und auch neue MFA oder Azubis schneller einarbeiten.

…helfen bei der persönlichen Arbeitsvorbereitung und bei der Selbstkontrolle.

…schaffen Übersicht bei Arbeitsabläufen.

…dienen der Steuerung von Entscheidungsprozessen.

So entwerfen Sie Ihre Checkliste

Nach dem folgenden Muster können Sie für jeden Arbeitsablauf in IhrerPraxis eine Checkliste erstellen.

Wählen Sie eine wiederkehrende Tätigkeit aus

Wählen Sie eine Tätigkeit aus, die in Ihrer Praxis immer wiederkehrt (zum Beispiel die Bestellung von Material). Wenn Sie bisher noch wenig Erfahrung mit Checklisten haben, sollten Sie sich zunächst als Probelauf nur einen Arbeitsprozess vornehmen und diese Checkliste (inklusive Aktualisierungen!) zunächst konsequent nutzen, bevor Sie weitere Arbeitsabläufe neu strukturieren.

Zerlegen Sie den Gesamtablauf in einzelne Arbeitsschritte

Einzelne Arbeitsschritte einer Tätigkeit werden notiert und mit einem Markierungspunkt versehen (Kästchen oder Kreis). Wenn das Kästchen größer ist, kann das Erledigungsdatum dort notiert werden. Denn auch Terminangaben gehören in eine Checkliste.

Bringen Sie die Arbeitsschritte in eine logische Reihenfolge

Achten Sie bei der Reihenfolge auf Arbeitsschritte, die voneinander abhängen und auf Prioritäten und versehen Sie sie mit Terminen.

Gestaltung der Checkliste

Damit die Checkliste benutzerfreundlich bleibt und jeder im Team sie akzeptiert und nutzt, sollten Sie bei der Gestaltung Folgendes beachten:

Checklisten sollten vom Umfang her nicht länger als eine DIN A4 Seite sein und sich nur auf das Wesentliche beschränken.

Lassen Sie ausreichend Leerzeilen für Text-Ergänzungen.

Setzen Sie für eine ansprechende Aufmachung Fettdruck, Kursivschrift verschiedene Schriftgrößen oder sogar Farben wohldosiert ein.

Kennzeichnen Sie die Checkliste mit Ihrem Praxislogo.

Versehen Sie die Fußzeile mit dem Datum des Entwurfs, den Aktualisierungsnummern und den Änderungsdaten.

Freigabe, Probelauf und Archivierung

Erst, wenn der Praxischef die Checkliste freigegeben hat, können Sie einen Probelauf starten. Wenn Sie das Dokument auch online nutzen, achten Sie darauf, dass nur bestimmte Personen (Praxischef, QM-Beauftragte) Schreibzugriff haben, damit niemand die Vorlage versehentlich ändert oder löscht.

Aktualisierung und Überarbeitung

Jede Liste muss regelmäßig ergänzt, erweitert und aktualisiert werden. So erkennen Sie auch Rationalisierungspotenziale und können Arbeitsschritte zusammenlegen, vereinfachen oder weglassen. Das spart Zeit und Geld.

Checkliste / „Checklisten“
1. Aufgaben sind in einzelne Arbeitsschritte gegliedert	☐
2. Für jeden Arbeitsschritt ist ein Punkt vorgesehen	☐
3. Es gibt eine chronologische Reihenfolge	☐
4. Erledigungstermine sind vorgegeben	☐
5. Beteiligte Personen nutzen die Checkliste	☐
6. Texte sind in Schlagworten formuliert	☐
7. Die Liste wird regelmäßig aktualisiert	☐
8. Punkte mit besonderer Bedeutung sind in Farbe markiert	☐