· Fachbeitrag · Arbeitsorganisation
To-do-Liste: Der unentbehrliche Helfer
von Angelika Schreiber, Hockenheim
| Fast jeder benutzt heute To-do-Listen: ob handgeschrieben auf dem Taschen-, Tisch- oder Wandkalender, als App auf dem Smartphone, als Programm auf dem Computer. Die To-do-Liste verspricht optimales Zeitmanagement, doch was hält sie wirklich? |
Sinn und Zweck der To-do-Liste
Die To-do-Liste kann beruflich oder privat zur Organisation und Strukturierung anstehender Aufgaben genutzt werden. Die schriftliche Fixierung gibt einen Überblick über die zu bewältigenden Aufgaben und dient gleichzeitig der Kontrolle. Als einfachste Form ist die Einkaufsliste bekannt. Die To-do-Liste lässt sich jedoch in vielfältiger Form sowohl als Aufgabenliste des Einzelnen für den Arbeitsalltag als auch zur Planung von Besprechungen oder Projekten nutzen.
MERKE | Unabhängig vom Einsatzgebiet - Arbeitsplatz, Familie, Freizeit - verspricht die To-do-Liste ein hohes Maß an Effizienz und Produktivität. Doch Vorsicht: To-do-Listen können nicht das Wochenpensum auf nur einen Tag komprimieren. |
Die Vorgehensweise
Das schriftliche Planen ist die Voraussetzung und gibt zunächst einen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben. Ob eine einfache To-do-Liste mit Aufgabe und Termin zur Fertigstellung genügt oder ob die Liste um Dauer und Zeitbedarf sowie Prioritäten erweitert wird, orientiert sich an den jeweiligen Zielsetzungen und der zu bewältigenden Aufgabe. Auch die Form - ob handschriftlich, als Excel-Tabelle oder in digitaler Gestalt - bleibt dem Nutzer überlassen.
MERKE | Neben der To-do-Liste als Tagesplan kann die Wochenplanung hilfreich sein. Sie schafft einen größeren Überblick und berücksichtigt langfristige Termine, Ziele und Prioritäten. |
Die Rahmenbedingungen berücksichtigen
Überlegen Sie, welche Spielräume Ihr Arbeitsplatz zulässt. Wenn Sie eine Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeit ausüben und dazu ein ungestörtes Büro zur Verfügung haben, selten durch Telefonate oder Kolleginnen gestört werden, lässt sich eine gut durchdachte und systematisch erstellte To-do-Liste einschließlich Zeitvorgaben als Tages- oder auch Wochenplan nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zügig abarbeiten. Das motiviert ungemein!
Sitzen Sie jedoch an der Anmeldung, empfangen Patienten, bedienen das Telefon, koordinieren Behandlungsabläufe, kommunizieren mit dem Assistenzteam, sind sozusagen Dreh- und Angelpunkt der Praxis, dann lässt sich keinesfalls das gleiche Pensum an Abrechnungs- und Verwaltungsarbeiten einfach so nebenher bewältigen. Jede Terminvergabe, jedes Telefonat mit einem Patienten, einer Erstattungsstelle, einem anderen Behandler bringt Ihre To-do-Liste durcheinander oder sprengt sie gar. In diesem Fall kann sie nur Alibi oder Selbsttäuschung sein.
Die To-do-Liste richtet es schon - oder doch nicht?
Geben Sie sich nicht der Illusion hin, dass das Erstellen einer To-do-Liste allein schon genügt. Das ungeordnete Aufschreiben unzähliger kleiner und großer Stichpunkte verschafft keinen Überblick. Steigt daneben die Anzahl der Lebensbereiche, die von To-do-Listen beherrscht werden - Arbeit, Fortbildung, Familie, Kinderbetreuung, Weihnachtsfeier, Sportverein etc. - ständig an, entwickeln sich die Listen selbst zu einer Aneinanderreihung unzähliger wichtiger oder auch weniger wichtiger Aufgaben. Indem sie immer länger und länger werden, sind sie längst zur Last geworden. Allein ihre Pflege verbraucht wertvolle Zeit. Wird das selbst auferlegte Pensum nie erledigt, so entwickelt es sich zum unerreichbaren Ziel. Solche To-do-Listen wirken völlig entmutigend.
So könnte es gehen!
Die Inhalte sollten strukturiert und exakt geplant werden, in ihrer Gesamtheit überschaubar. Vielleicht hilft die Planung in verschiedenen Ebenen mit Aufgaben und Unterpunkten über größere Zeiträume? Wesentliche Aufgaben, die zu festen Terminen erledigt sein müssen, lassen sich so langfristig planen und erledigen.
Eine Priorisierung ist in der Regel empfehlenswert, allerdings beinhaltet sie - ohne Aktualisierung - die Gefahr der Überalterung einzelner Punkte. Manches hat sich möglicherweise schon erledigt. Deshalb sollten die Aufgaben in Abstimmung mit dem Chef bzw. dem Team regelmäßig mit neuen Prioritäten versehen, veraltete Aufgaben gelöscht und neue Aufgaben ergänzt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, das Falsche zum falschen Zeitpunkt zu tun. Als „eiserne“ Regeln gelten:
- Überschaubare To-do-Listen anlegen (Pufferzeiten einplanen)
- Schwierige oder unangenehme Aufgaben zuerst erledigen
- Kleinere Aufgaben am Nachmittag erledigen (weniger Konzentration)
PRAXISHINWEIS | Lassen Sie sich nicht ablenken von der neuen Kollegin, den eingehenden E-Mails, redseligen Patienten, den Neuigkeiten des Chefs, dem knurrenden Magen, der Müdigkeit oder dem strahlenden Sonnenschein draußen. Ein gehöriges Maß an Disziplin gehört einfach dazu, um angefangene Arbeiten zu erledigen und gesteckte Ziele zu erreichen. Viel Erfolg dabei! |
