29.01.2015 · Fachbeitrag · Praxismarketing

Patientenbindung durch E-Mail-Newsletter

von Sarah Hachmann - Medienbüro Medizin (MbMed), Hamburg

| Wenn es um die Gewinnung und Bindung von Patienten geht, haben Arzt-Bewertungsportale und soziale Netzwerke stark an Bedeutung gewonnen. Doch auch E-Mail-Newsletter bieten vielen Arztpraxen die Möglichkeit, ihre Patientenklientel zu erreichen. Indem Sie per Newsletter regelmäßig auf Ihre Praxis und Ihre Aktivitäten aufmerksam machen, können Sie bestehende Patienten binden und neue hinzugewinnen. Worauf Sie bei der Planung und Erstellung eines Newsletters achten müssen und wie Sie dessen Qualität beurteilen können, fasst PPA für Sie zusammen. |

Wann lohnen sich E-Mail Newsletter für Ihre Praxis?

Es ist für jede Praxis ratsam, vorher abzuwägen, ob sich ein E-Mail-Newsletter als Maßnahme für Ihr Praxismarketing eignet. Behalten Sie dabei vor allem Ihre Patienten sowie Kosten- und Arbeitsaufwand im Auge.

PRAXISHINWEIS | Für eine Praxis, die größtenteils Senioren behandelt, ist ein E-Mail-Newsletter wahrscheinlich weniger sinnvoll. In diesem Fall können Sie auch einen Newsletter per Post verschicken. Überlegen Sie sich aber gut, ob der Versand inklusive anfallender Druck- und Portokosten sich für Ihre Praxis rechnet.

Rechtliche Rahmenbedingungen: Darauf müssen Sie achten!

Bevor Sie mit der Planung und Erstellung eines Newsletters beginnen, sollten Sie sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen informieren. Wer hier nachlässig ist, riskiert teure Abmahnungen und Bußgelder.

Checkliste / Gesetze beachten

Prüfen Sie Ihre Themen vorab gründlich auf die Vorschriften des Heilmittelwerbegesetzes (HWG). Das HWG verbietet zum Beispiel jegliche Form von Heilversprechen, etwa: „Wir heilen Hautkrebs“. Für einen Link zum Gesetzestext siehe weiterführenden Hinweis.

Haben Sie eine ausdrückliche Einwilligung Ihrer Empfänger? Holen Sie sich immer eine schriftliche Einverständniserklärung (zum Beispiel über den Anamnesebogen) und verwahren Sie diese gut.

Nutzen Sie das Double-Opt-In-Verfahren: Bei diesem bekommen die am Newsletter interessierten Patienten nach Anmeldung eine Begrüßungsmail mit Link, auf dem sie den Eintrag in die Verteilerliste noch einmal aktiv bestätigen müssen. Erst wenn die Interessenten ein zweites Mal zustimmen, nimmt das System sie in den Verteiler auf.

Haben Ihre Patienten die Möglichkeit, den Newsletter abzubestellen? Wenn nicht, liegt ein Verstoß gegen das § 13 Abs. 4 Telemediengesetz (TMG) vor!

Wenn Sie im Vorfeld der Planung unsicher sind, kontaktieren Sie einen Anwalt, der auf Werberecht im Gesundheitswesen spezialisiert ist. Informationen erhalten Sie über Ihre örtliche Anwaltskammer.

Planung des Newsletters

Wenn Sie sich dazu entschlossen haben, Ihre Patienten regelmäßig per Newsletter zu informieren, sollten Sie sich zunächst überlegen, ob Sie den Newsletter selbst erstellen und versenden oder einen externen Dienstleister damit beauftragen möchten.

PRAXISHINWEIS | Wenn Sie einen externen Dienstleister beauftragen, müssen Sie den Patienten, die Newsletter erhalten möchten, mitteilen, dass ihre Kontaktdaten extern weitergeben werden.

Wählen Sie den externen Dienstleister sorgfältig aus, vergleichen Sie mehrere Angebote und sehen Sie sich vor allem die Referenzen an (siehe dazu auch PPA 08/2014, Seite 18). Eine erfolgreiche Zusammenarbeit kann es nur geben, wenn Sie Ziele und geplante Maßnahmen genau festlegen.

Checkliste / Newsletter planen

Wie regelmäßig soll der Newsletter erscheinen (monatlich, quartalsweise oder jährlich)? Häufig erscheinende Newsletter sind aktueller, bedeuten aber auch einen höheren Aufwand. Sie lohnen sich auch nur dann, wenn Sie regelmäßig „etwas zu sagen haben“.

Wer soll in Ihrer Praxis den Newsletter betreuen? Selbst ein externer Dienstleister benötigt eine feste Ansprechperson, die organisatorische Absprachen mit ihm trifft und inhaltlichen Input aus der Praxis liefert.

Hat Ihr Praxischef die notwendigen zeitlichen Ressourcen, jede Ausgabe des Newsletters vor dem Versand gegenzulesen?

Welche Themen soll Ihr Newsletter enthalten? Hier empfiehlt sich ein Mix aus aktuellen Themen, die Ihre Praxis betreffen (zum Beispiel Urlaubszeiten) und praktischen Gesundheitstipps (siehe dazu den Abschnitt „Themenfindung“).

Planen Sie lieber mit drei oder vier starken als mit zehn schwachen Themen.

Planen Sie die Themen frühzeitig, um den Newsletter termingerecht füllen zu können. Halten Sie „zeitlose“ Themen, wie Grippe im Herbst oder Heuschnupfen im Frühjahr, als Backup vor.

Themenfindung: Was interessiert Ihre Patienten?

Ganz gleich, ob Sie den Newsletter selbst texten oder einen externen Dienstleister beauftragen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Themen Sie Ihren Patienten präsentieren möchten. Prüfen Sie die Themen, die Sie auswählen wollen, anhand folgender Checkliste.

Checkliste / Themenfindung

Passt das Thema inhaltlich zu einem Newsletter unserer Praxis?

Enthält es nützliche und spannende Informationen, die Patienten gerne lesen?

Wecke ich mit dem Thema die Aufmerksamkeit unserer Patienten?

Passt das Thema zum Leistungsspektrum unserer Praxis?

Könnte das Thema auch Menschen interessieren, die noch keine Patienten in unserer Praxis sind?

So überzeugen Sie durch spannenden Text

Ihr Newsletter überzeugt Patienten dann, wenn der Text nicht nur relevant und informativ, sondern auch unterhaltsam und leicht verständlich ist. Diese Checkliste hilft Ihnen, solche Texte zu verfassen oder die Arbeit Ihres Texters zu beurteilen.

Checkliste / Tipps zum Texten

Denken Sie immer zielgruppengerecht: Für wen schreiben Sie? Für Berufstätige, Familien oder Senioren? Versetzen Sie sich in die Köpfe Ihrer Patienten.